El aprovisionamiento automatizado de software para reducir la proliferación de SKU se ha vuelto más importante que nunca
Una empresa de SaaS tenía un problema de comercialización que necesitaba resolver rápidamente. Lanzaban un nuevo producto con múltiples características y configuraciones posibles, lo que significaba que iban a introducir docenas de nuevas referencias además de los cientos que ya manejaba la empresa. Gestionar manualmente la afluencia de SKU resultaba tedioso y tomaba mucho tiempo.
Peor aún, cuando se trataba de aprovisionar productos, cada vez era más difícil hacer un seguimiento de todas las diferentes SKU y sus características y condiciones de licencia asociadas. Esta confusión provocó retrasos en el aprovisionamiento, lo que en última instancia retrasó el tiempo de obtención de valor (TTV).
Con el lanzamiento del nuevo producto a la vuelta de la esquina, la empresa necesitaba un nuevo enfoque para el aprovisionamiento de software que garantizara una experiencia de cliente fluida y redujera el esfuerzo manual.
Exploraremos por qué el aprovisionamiento de software se ha vuelto cada vez más desafiante, destacaremos algunas formas en que los líderes de SaaS están abordando los desafíos del aprovisionamiento de software e incluso compartiremos algunos inconvenientes de cada solución. Pero antes, definamos el aprovisionamiento de software y expliquemos su relación con la gestión de SKU.
¿Qué es el aprovisionamiento de software?
El aprovisionamiento de software es el proceso de preparación y configuración de instancias de software para los clientes.
El proceso de aprovisionamiento de software implica definir los componentes, características y dependencias necesarios, además de determinar los acuerdos de licencia que se aplican a esos requisitos.
El reto de la gestión tradicional de SKU y el aprovisionamiento SaaS
Muchas empresas ofrecen programas informáticos en función de las SKU. En la situación ideal, el sistema de provisión (o la persona) utiliza la SKU para buscar el producto de software en una base de datos, recupera los archivos de instalación adecuados e inicia el proceso de instalación.
Pero el enfoque heredado de las SKU no tiene en cuenta la complejidad y la velocidad necesarias para el aprovisionamiento de software a escala.
El equipo debe crear una SKU para cada configuración posible de las características. Los ingenieros intervienen, al igual que el equipo de producto, los cuales deben documentar cada configuración y cómo ésta encaja en el sistema. El equipo de operaciones necesita tener visibilidad de todas las compras de los clientes. El equipo financiero tiene que saber cuándo el equipo de ventas entrega la SKU correcta, ya que sólo reconoce los ingresos en el momento de la entrega. Si un cliente es actualizado a un paquete diferente por el éxito del cliente, esto también debe reflejarse.
El trabajo manual aumenta el coste por pedido. También puede dar lugar a una entrega incorrecta o incoherente de productos y funciones a los clientes y a la incapacidad de ofrecer la experiencia de autoservicio que esperan sus consumidores. Además, un aprovisionamiento de software incorrecto conduce a un uso excesivo por parte del cliente, lo que también repercute en los ingresos.
¿Qué hace que este reto sea tan común?
Según una encuesta de Productiv, el 48 % de los encuestados menciona la gestión y el aprovisionamiento de SKU de SaaS como uno de los principales problemas. He aquí por qué este problema es tan común:
Crecimiento a través de la innovación de productos.
A medida que su empresa crece, puede resultar difícil gestionar y escalar muchas ofertas de productos, lo que lleva a la creación de más SKU para realizar un seguimiento del inventario y gestionar las cuentas de los clientes.
Crecimiento mediante la expansión de segmentos de mercado.
La introducción de nuevas ofertas o variaciones de productos para satisfacer las necesidades y exigencias de los distintos segmentos de clientes da lugar a una proliferación de SKU.
Variaciones del producto a lo largo del tiempo.
Las empresas de SaaS suelen ofrecer varias ediciones o versiones de su producto, cada una con características y capacidades diferentes, lo que aumenta el número de SKU.
El aprovisionamiento de software SaaS resulta especialmente difícil porque los productos suelen ser más complejos. A medida que aumenta el número de SKU, también lo hace la complejidad de su gestión. A medida que crece y añade productos y funciones, los problemas de aprovisionamiento se multiplican.
Sin un sistema automatizado de aprovisionamiento de software que pueda gestionar la complejidad del producto, acabará teniendo una ejecución más lenta, costes más elevados y más errores humanos.
Por qué las empresas de SaaS de alto crecimiento necesitan un aprovisionamiento de software automatizado.
Las empresas de alto crecimiento se dan cuenta de que los procesos manuales de están mermando su rentabilidad. Las herramientas de aprovisionamiento automatizado son cada vez más populares. Hemos observado un aumento significativo en las organizaciones que buscan automatizar el aprovisionamiento de software. Al fin y al cabo, estas son las empresas que están cambiando su mentalidad para pasar del crecimiento a toda costa al crecimiento rentable de los ingresos a largo plazo.
Explorar las opciones para automatizar el aprovisionamiento de software
Enfoque 1: Crear un sistema propio.
Este es el enfoque adoptado por una gran empresa de SaaS con los recursos financieros y de personal necesarios para construir su propio sistema de aprovisionamiento de software exclusivo.
Una auditoría reveló que la empresa estaba dejando sobre la mesa ingresos por valor de entre 100 y 200 millones de dólares porque los clientes utilizaban más funciones de SaaS de las que habían comprado originalmente. A medida que se implementaban las nuevas funciones, el sistema las ponía a disposición de los usuarios, pero no les cobraba más: no existía un proceso de actualización. La empresa cotiza en bolsa, y no captar esos ingresos creaba un grave pasivo. Era imperativo que corrigieran el rumbo. Para ellos, la mejor manera de hacerlo era crear un nuevo sistema de aprovisionamiento de software que gestionara las SKU.
La empresa hizo de la automatización del aprovisionamiento de software su principal prioridad, creó un equipo interno con financiación y recursos específicos y contrató a consultores externos.
De este modo, la empresa tenía el control total del proceso. Construyó exactamente lo que sus clientes necesitaban, lo integró con su sistema actual y minimizó el impacto en los usuarios internos.
Pero este nivel de inversión no es el ideal en la mayoría de las organizaciones. Requiere de muchos recursos exclusivos -responsables de producto, ingenieros, informáticos y desarrolladores- y merma su capacidad para centrarse en las competencias básicas.
Enfoque 2: Confíe en una solución SKU de terceros que se integre con su sistema actual.
Por lo general, las empresas necesitan que la solución de aprovisionamiento se integre con su sitio de seguridad, facturación, CRM y comercio electrónico, y trabajar mano a mano con TI. Esto suele implicar el uso de un CRM existente adicional al desarrollo informático interno. Fue la opción adoptada por una empresa que alcanzó los 100 millones de dólares de ingresos en los últimos años.
Esta empresa intentó gestionar las SKU en un sistema CRM que no estaba diseñado para ello. Decidieron personalizar una solución de software de aprovisionamiento ya existente e integrarla con su CRM, que también hacía las veces de sistema de gestión de SKU.
Este enfoque no es tan intensivo como la construcción desde cero y le sigue dando el control sobre el sistema de aprovisionamiento de software.
Sin embargo, sigue siendo necesario un gran esfuerzo de desarrollo para integrarlo en el CRM. Al igual que con el sistema autoconstruido, hay que mantener la tecnología, lo que requiere recursos continuos. A medida que crezca su gama de productos, es improbable que este sistema se amplíe eficazmente.
Enfoque 3: Comprar una solución exclusiva que incluya el aprovisionamiento automatizado de software a un proveedor externo.
Esta es la elección de una gran empresa que quería comercializar una solución SaaS en nuevas regiones. La empresa tenía varios problemas que resolver:
- Quería una solución de aprovisionamiento que pudiera agrupar varios sistemas y flujos de trabajo.
- Venden principalmente a través de distribuidores, por lo que necesitaban un sistema que permitiera la venta y el seguimiento a través de los canales de distribución.
- Los responsables de la empresa querían que los distribuidores y socios pudieran comprar el software en cualquier lugar y dispositivo.
- La empresa necesitaba una única fuente de información sobre el uso que hacían los clientes.
- Necesitaban una forma mejor de gestionar la afluencia de nuevas referencias asociadas a la nueva venta regional.
Con esta opción, usted puede elegir un socio con experiencia para dar en el clavo al primer intento. Usted confía en una plataforma demostrada que ampliará sus capacidades de comercialización. Un proveedor externo también puede facilitar la implementación. Usted se va con una solución personalizada basada en la nube, la mejor de su clase, y otra persona se encarga del mantenimiento y de impulsar la innovación.
Es cierto que siempre hay retos cuando se fusionan nuevas tecnologías con entornos informáticos existentes. Todavía se necesitan algunos desarrolladores porque la aplicación debe reconocer los disparadores/notificaciones y tomar instrucciones basadas en la orden -- aunque esto requiere un esfuerzo mínimo. En última instancia, este enfoque es el más sencillo de las tres opciones y requiere recursos mucho más reducidos.
La plataforma de concesión de licencias y derechos Sentinel le da libertad para aprovisionar nuevos productos y funciones de forma eficiente
A medida que su empresa SaaS busca resolver los retos operativos asociados al crecimiento, el aprovisionamiento de software controlado y automatizado por un sistema de gestión de derechos podría ser adecuado para usted.
La gestión de derechos le permite automatizar completamente el proceso de prueba/pedido a provisión, reducir errores y escalar rápidamente. Se acabaron las comprobaciones manuales y la doble comprobación de SKU.
Al mismo tiempo, las soluciones de Gestión de derechos integran el aprovisionamiento de software con los motores de flujo de trabajo existentes, de modo que sólo existe una fuente para el seguimiento de los eventos del ciclo de vida del software.
Si desea tener libertad para lanzar nuevos productos y eficiencias que reduzcan costes, disminuyan las fugas de ingresos y faciliten las operaciones, la plataforma Sentinel puede ser la solución que necesita.