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Gestión de licencias de software

Todo software, ya sea en la nube o instalado en un escritorio, viene con una licencia que rige el uso o la redistribución del software. Mantenerse al tanto de todas estas licencias, rastrear quién las está usando, garantizar que las tarifas de las licencias estén actualizadas y evaluar su relevancia, puede ser desalentador y tomar mucho tiempo. Ahí es donde entra en juego la gestión de licencias de software o SLM.

En su forma más simple, la gestión de licencias de software es una estrategia que permite a las empresas y organizaciones realizar un seguimiento y mantener sus licencias. Para una pequeña empresa o entidad, esta tarea puede no ser tan difícil, pero para empresas más grandes, controlar, documentar y monitorear sus activos puede ser muy complicado. Aumente la eficiencia operativa, mejore el nivel de satisfacción de los clientes, obtenga información valiosa para la empresa y atraiga oportunidades de ingresos con nuestros productos hoy.

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  • Mejores prácticas
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Ventajas de la gestión de licencias de software

Son muchos los beneficios de saber cómo administrar las licencias de software. El SLM se puede utilizar como parte de una estrategia para garantizar el pleno cumplimiento de las licencias de software. Esto garantiza que una empresa cumpla con todos los acuerdos de licencia de usuario final (EULA).

Tener un sistema integral de administración de licencias de software es la primera línea de defensa para proteger una empresa y su reputación. Esto se debe a que una empresa corre el riesgo de recibir multas o acciones legales si ejecuta incluso un solo dispositivo con software sin licencia.

Un SLM eficaz también es una herramienta valiosa para reducir los costos y el desperdicio de recursos. Muchas empresas no saben qué software o programas han comprado, dónde están instalados e incluso si se están utilizando. Al implementar un enfoque global para la gestión de licencias de software, las empresas tienen datos actualizados y precisos sobre todos sus activos de software. Este enfoque evita el desperdicio y también les permite asignar recursos donde más se necesitan.

Además, el uso del control de licencias de software adecuado, ya sea un servicio de licencias de software o una herramienta de administración de licencias de software, significa que la mayoría de las minucias del día a día involucradas en la gestión de licencias de aplicaciones se pueden entregar y automatizar. El uso de un sistema de gestión de licencias de software también elimina el error humano y permite un mejor registro y seguimiento que un sistema basado en hojas de cálculo, por ejemplo.

Las 5 mejores prácticas para la gestión de licencias de software

Sin un sistema de gestión de licencias de software eficaz, es difícil realizar un seguimiento de todo. Las empresas pueden incluso descubrir que no cumplen con ciertas licencias o tienen software obsoleto o innecesario por el que continúan pagando. Al implementar las siguientes mejores prácticas de gestión de licencias de software, el control de licencias de software se vuelve más fácil.

  • Empiece por recopilar todas sus licencias. Por no saber qué usa su empresa, no tiene tampoco forma de mantenerlas a todas. Esto incluye aplicaciones de escritorio y suscripciones a la nube. Si esto no es algo que ya haya estado haciendo, puede ser una tarea abrumadora y que consuma mucho tiempo, pero solo debe hacerse una vez. Cuando tenga un sistema en su lugar, será más fácil mantener y actualizar el sistema e incluso entregárselo a otra persona sin tener que comenzar todo el proceso nuevamente.
  • Una vez que tenga toda la información claramente establecida, comience a revisar cada licencia para asegurarse de que está en cumplimiento y que solo está utilizando el software que puede ejecutar legalmente. Puede hacerlo buscando y haciendo coincidir los documentos de licencia, incluida la prueba de los contratos de compra y mantenimiento y la información de renovación. Guárdelos junto con la información de la licencia mediante una herramienta de gestión de licencias de software o un sistema de software de gestión de activos. Esto es importante no solo para las mejores prácticas de gestión de licencias de software, sino que también es una buena práctica en caso de que su empresa sea auditada.
  • La gestión de licencias de software no es una tarea única. Es un trabajo continuo que debe mantenerse. Las licencias deben actualizarse periódicamente, eliminar el software innecesario u obsoleto, etc. Para asegurarse de que nada se pase desapercibido ni se pase por alto, desarrolle un sistema que le garantice estar al tanto de la complicada tarea de la gestión de licencias de software. Esto puede ser algo tan simple como configurar recordatorios en un calendario para asegurarse de que todo esté actualizado o establecer roles y procesos dentro de su empresa para que esto suceda.
  • Otra tarea que debe hacerse como parte de las mejores prácticas de administración de licencias de software es realizar un seguimiento de quién (y cómo) se están utilizando los diversos activos y licencias. Esto puede ayudar a mantener el gasto bajo control, ya que muchas organizaciones desperdician dinero en licencias que no necesitan ni usan. Esto se puede hacer (aunque no de manera óptima) usando una simple hoja de cálculo, pero una empresa más grande encontrará que el software de administración de activos de TI o un sistema de gestión de licencias de software es mejor para administrar un mayor volumen de licencias. El uso de un sistema de este tipo significa que puede estar listo para desinstalar el software no utilizado o transferirlo a otro usuario para evitar compras dobles. Hacerlo también permitirá mejores proyecciones para establecer un presupuesto de software.
  • Por último, pero no menos importante, desarrollar un proceso claro para quién está autorizado a comprar o instalar software. Al hacerlo, reducirá el cambio de usuarios que ponen en riesgo a su empresa debido a la descarga o el uso incorrecto de software y también frenará el flujo de compras de software no autorizadas. Los empleados deben conocer el proceso por el que deben pasar para comprar o actualizar su software y comprender qué departamento está a cargo de mantener y ejecutar las herramientas de cumplimiento de licencias de software o está a cargo de la gestión de licencias de software.

Soluciones Sentinel para la gestión de derechos de software

Ofrecemos una gama de productos para una gestión óptima de las licencias de software. Entre ellos Sentinel EMS y Sentinel RMS.

Sentinel EMS es un sistema de gestión de derechos y licencias basado en la web que permite a los desarrolladores de software y fabricantes de dispositivos optimizar sus operaciones. Incluye interfaces para la generación de licencias, activación, seguimiento, informes, integración de back-office y portales de autoservicio para clientes. 

Sentinel RMS brinda a los proveedores de software y tecnología control y conocimiento sobre cómo se utilizan sus aplicaciones. RMS ofrece la aplicación de licencias locales de nivel empresarial y beneficios conectados a la nube. 

Con las herramientas adecuadas en su lugar, cada paso del proceso de gestión de licencias de software se puede automatizar fácilmente de una manera transparente y fácil de usar para el usuario final. La adopción de un sistema SLM permite a las empresas automatizar las tareas manuales que requieren mucho tiempo, eliminar los errores humanos y asegurarse de que cumplen plenamente con sus EULA.

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