Guía de administración de derechos 2022

En los últimos años, el mundo ha dejado de pensar en el software como un producto y se ha movido hacia el concepto de software como servicio (SaaS). Pensamos en nuestros activos digitales no como algo que poseemos o adquirimos, sino algo a lo que accedemos.

Uno de los elementos fundamentales de esto son los derechos: los acuerdos que definen las limitaciones y los derechos de acceso al software.

¿Qué es un derecho?

Cuando uno trata de entender cómo realizar el seguimiento de los activos en este nuevo clima, la primera pregunta es ¿qué constituye un derecho en cuanto a la administración de activos de software? En los campos tecnológicos, y específicamente la tecnología de software, un derecho son los derechos específicos y el acceso que tiene un usuario a productos, software o aplicaciones. Otro término más familiar para esto es un acuerdo de licencia de software.

¿Qué es un sistema de administración de derechos?

Si bien los derechos son un concepto sencillo, también son una parte compleja y vital de la organización del mundo digital. Son los derechos de propiedad del universo virtual. Como empresa, usted desea saber quién tiene acceso a sus datos, su software y sus aplicaciones: su propiedad. Si es propietario de un edificio, es posible que necesite un administrador de la propiedad para organizar el quién, cómo y cuándo de los derechos y el acceso. Para el software, un sistema de administración de derechos de licencia de software es ese administrador de la propiedad.

Entonces, ¿qué es un sistema de administración de derechos? La administración de derechos de licencia de software es una tecnología que rastrea, administra y otorga y revoca derechos de acceso, también conocidos como acuerdos de licencia, derechos de acceso o privilegios, desde una interfaz centralizada. Agiliza las políticas de TI relacionadas con los derechos, la gestión de la renovación de licencias, el flujo de trabajo y el acceso a los datos para varias plataformas, aplicaciones y dispositivos.

¿Qué puede hacer por mí un sistema de administración de derechos de licencia de software?

En el mundo actual, dado que la covid-19 ha impulsado a muchas empresas y organizaciones a instituir el trabajo remoto, la computación en la nube y el software como servicio (SaaS) se han vuelto más importantes que nunca. Esto no siempre es bueno. Las operaciones no están centralizadas en una ubicación física y se puede acceder al software, las aplicaciones y los datos a través de plataformas, sistemas, dispositivos y redes. Esto puede reducir la eficiencia, generar problemas de seguridad de los datos y dificultar la optimización de la monetización. Sin embargo, puede superar estos desafíos centralizando y optimizando el acceso de derechos y preguntando qué sistema de administración de derechos de software funcionará para usted.

Cuando pregunte "¿qué es un sistema de administración de derechos?", deberá comprender algunos principios básicos. La definición de la administración de derechos comienza con el principio de acceso mínimo. Esto significa que solo los usuarios autorizados tienen acceso a software, recursos, datos o aplicaciones.  Sin embargo, estos límites estrictos no inhiben la eficiencia. En cambio, los paquetes de acceso a derechos le permiten agilizar el proceso. Le dan el poder de definir usuarios autorizados y a qué tienen acceso, agrupándolos por identidad, rol, grupo o proyecto. Al automatizar las partes de los procesos operativos del software, como los ciclos de vida de la identidad, las actualizaciones y las notificaciones, puede optimizar las políticas de TI con un mínimo de complicaciones.

Su sistema de administración de derechos de licencia de software también respalda su proceso de monetización. Le permite rastrear el software que las personas están usando y en qué dispositivos. Con esa información, puede centralizar y simplificar fácilmente la gestión del cumplimiento, instituir estrategias de crecimiento de clientes más sólidas e implementar una variedad más amplia de modelos de monetización.

¿Cómo funciona? Ejemplos de administración de derechos

Supongamos que necesita desarrollar un sistema de administración de derechos para una empresa con una fuerza laboral de 100 empleados, todos trabajando de forma remota en un sistema de software como servicio. Con una interfaz central, puede crear diferentes paquetes de licencias y acceso para empleados con diferentes necesidades según su rango o función en la empresa. Dentro de este sistema, resulta fácil administrar los ciclos de vida, realizar cambios en el software a medida que cambia el mercado y configurar análisis de uso automatizados. Puede utilizar los datos para realizar un seguimiento del cumplimiento, acelerar el crecimiento y administrar las renovaciones.

De modo que, ahora, tanto los administradores como los no administradores de esta empresa pueden otorgar y revocar el acceso en función de roles, identidades o proyectos mientras se mantiene la seguridad de los datos. Además, la empresa puede colaborar fácilmente con usuarios fuera de la organización porque la administración de derechos de licencia de software hace posible que los usuarios externos soliciten acceso a los recursos con licencia durante un período de tiempo específico. Una vez finalizado el ciclo de vida del acceso, esos usuarios volverán a ser usuarios externos una vez más. De manera similar, los empleados pueden moverse fácil y eficientemente dentro de la organización según sea necesario. Se pueden agregar a grupos o roles para un ciclo de vida determinado y obtener acceso a software o aplicaciones con licencia con poca o ninguna participación de TI. Todo esto se puede hacer desde una interfaz centralizada, independientemente de la ubicación física, y en varios dispositivos de usuario.

Como empleado, un sistema de administración de derechos allana el camino para ingresar a una organización o un rol particular dentro de ella. Sin mucho alboroto, los empleados pueden recibir una identidad y, junto con esa identidad, todo el acceso al software, las aplicaciones y los datos con licencia que necesitan para hacer su trabajo de manera eficaz.

Por ejemplo, digamos que un desarrollador de la empresa está trabajando en un proyecto con el departamento de I+D. El desarrollador puede unirse al grupo de I+D y recibir derechos de software adicionales simplemente solicitando acceso a su administrador. Ahora puede utilizar todas las herramientas y aplicaciones que necesita para trabajar en el proyecto aunque no sea un integrante permanente del departamento de I+D. Cuando finaliza el proyecto, el departamento de TI no tiene que preocuparse por revocar esos derechos. Los ciclos de vida están integrados, y el acceso a los derechos de licencia se revoca automáticamente al final del ciclo de vida.

Entonces, para esta empresa, la administración de derechos de software hace posible administrar de manera más eficiente el acceso de sus usuarios en este nuevo mundo nómada. Se pueden implementar políticas de TI, y el flujo de trabajo se puede optimizar desde una interfaz centralizada, todo mientras se protegen los datos confidenciales y los derechos de licencia.

Más aún en el caso de una organización con miles de usuarios, tanto empleados como colaboradores externos.

Prácticas recomendadas para la administración de derechos

Ahora que comprende la importancia de un sistema de administración de derechos, puede comenzar a pensar en cómo implementarlo.
Determinar el alcance

Lo primero que debe hacer al instituir un sistema de administración de derechos es determinar el alcance del proyecto. ¿Cuáles son las necesidades de la organización? ¿Cuántos empleados trabajan dentro de la organización y cómo está estructurada la organización? ¿Qué tipo de paquetes de acceso y sistemas de acuerdos de licencia de software se ajustan mejor? ¿Pueden los empleados organizarse en grupos más pequeños según su función, identidad o derechos de acceso? ¿Qué servicios ofrece la empresa y cómo puede facilitarle la oferta de esos servicios?

Haga un balance
Para crear el sistema, desarrolle una lista de los empleados de la empresa, sus funciones y sus necesidades de licencias. Tome nota del tipo de datos y los distintos derechos que ya están protegidos por el sistema de administración de derechos. ¿Con qué tipo de datos está trabajando la empresa? ¿Qué se necesita proteger a través de los derechos?: ¿derechos de software?, ¿directorios?, ¿facturación? ¿Cómo puede el software de administración de licencias ayudar a proteger esos datos?

Examinar los derechos de acceso actuales
Auditar el acceso a los recursos: inspeccionar los distintos grupos e identidades para ver cómo la organización administra actualmente el acceso y los derechos. ¿Quién tiene acceso a qué y en qué configuración? ¿Qué debe cambiar para que el sistema de administración de derechos funcione de la manera más eficiente y segura posible?

Definir parámetros de flujo de trabajo y licencias
Existe potencialmente un número ilimitado de configuraciones de acceso dentro de un sistema de administración de derechos dado. La clave para encontrar las adecuadas es comprender las necesidades de la empresa. Una de las ventajas de un sistema de administración de software es que puede determinar su propio flujo de trabajo y definir varios paquetes de flujo de trabajo basados en él. ¿Cómo está estructurada la empresa y cómo afecta eso la forma en que trabajan los empleados? ¿Los empleados tienden a permanecer dentro de sus departamentos o la empresa es más dinámica? ¿Qué tipo de cultura de gestión cultiva la empresa?

Por ejemplo, puede crear un sistema de solicitud y aprobación que sea amigable con los derechos del usuario, es decir, que optimiza la eficiencia dentro de una organización, o puede implementar ciclos de vida específicos dentro de varios acuerdos de licencia basados en roles o identidades. Todo esto depende de las políticas de TI internas y de los derechos de licencia que tiene disponibles.

Implementar
Una vez que haya completado los pasos anteriores, estará listo para implementar un sistema de administración de derechos. Tiene las herramientas para crear con éxito una organización mejor, más eficiente y lucrativa.

Una administración de derechos sólida es clave para operaciones de TI fluidas

Un sistema de administración de derechos de software eficaz es vital para todas las organizaciones, grandes o pequeñas. Hace que navegar por el mundo del software como servicio sea menos abrumador, tanto desde el punto de vista de la seguridad de los datos como de la organización, y optimiza las políticas de TI para una organización más sólida, más sana y más sólida desde el punto de vista financiero.

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