Darim Rahmatallah
Director sénior de producto
¿Qué es la gestión de derechos?
La gestión de derechos es el proceso de garantizar que los clientes reciban acceso exactamente a lo que han comprado, ya sean funciones específicas, niveles de servicio o límites de consumo. Se consigue definiendo y aplicando normas claras que dicten quién puede acceder a qué, cuánto puede usarlo y desde dónde, ya sea desde una ubicación geográfica determinada o desde un dispositivo específico.
Los sistemas de gestión de derechos (EMS), como Sentinel de Thales son la columna vertebral de este proceso de control de acceso. Automatizan la asignación y gestión de permisos de acceso para cada pedido de cliente. Permiten una mayor flexibilidad en las estrategias de precios y empaquetado, ya que se pueden ajustar fácilmente las configuraciones de acceso en función de las necesidades de cada cliente y de la demanda del mercado.
Una plataforma de gestión de derechos también agiliza el proceso del pedido al suministro, reduciendo los errores y el trabajo manual de su empresa. Cuando un usuario adquiere una licencia específica, el EMS garantiza que se le suministra exactamente lo que espera recibir y aplica las restricciones de acceso para que los clientes no puedan acceder a más de lo que han pagado.
¿Cómo funcionan los derechos de software?
Los derechos funcionan controlando los permisos de todas y cada una de las partes granulares de una oferta de productos.
Administran el acceso sobre quién puede utilizar un producto, qué ofertas pueden utilizar y bajo qué modelos de licencia, condiciones de uso o ubicaciones se rige el acceso. Esencialmente, cualquier tipo de acceso que desee habilitar y deshabilitar en su oferta de productos puede ser controlado por el derecho.
El derecho contiene detalles sobre cómo debe comportarse cada parte granular del acceso para el cliente.
El derecho salva la distancia entre cómo se vende un producto y cómo se comporta para un cliente.
Cuando un cliente hace un pedido de software, los detalles se registran en los sistemas empresariales del proveedor, como un CRM o un ERP. El sistema de gestión de derechos (EMS) toma lo que se ha pedido y lo traduce en derechos de acceso, que se definen en el derecho del cliente. Piense en un código de derecho como en un recibo detallado del pedido. Contiene la asignación de los productos y servicios, junto con las condiciones de lo que el cliente puede realmente utilizar o no.
El derecho puede contener una partida, pero lo más frecuente es que contenga varias partidas con distintos tipos de acceso para varios productos, funciones y servicios que un cliente ha adquirido. De este modo, concede acceso a un grupo de licencias que el cliente comprador puede distribuir dentro de su organización.
Por ejemplo, supongamos que un cliente compra 50 licencias de su software. Veinticinco de estas licencias pueden permitir el acceso completo a todas las funciones, mientras que las otras 25 ofrecen una funcionalidad más limitada. El derecho del cliente muestra el nivel de acceso para cada tipo de licencia adquirida. Esto proporciona al proveedor un control sin precedentes sobre lo que vende, al tiempo que ofrece al cliente la flexibilidad de implantación que necesita.
Los derechos son la clave de algo más que el acceso. Son su puerta de entrada a la monetización.
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¿Cómo desbloquea la gestión de derechos la monetización del software?
Según IDC, los sistemas de gestión de derechos son un sistema operativo central que impulsa el crecimiento. He aquí por qué
Precisión en la fijación de precios y el empaquetado: la gestión de derechos le permite crear paquetes de software a medida con distintas funciones y niveles de precios, lo que le permite satisfacer eficazmente las diversas necesidades de los clientes empresariales y hacerse con una mayor cuota de mercado.
Con los sistemas de gestión de derechos, puede realizar un seguimiento preciso y gestionar el acceso a las funciones de cada usuario o cliente. Esto le permite cobrar en función de métricas de uso específicas, como el número de proyectos gestionados o el número de funciones utilizadas. Por ejemplo, un plan básico puede proporcionar acceso a las funciones básicas, mientras que un plan prémium desbloquea funciones avanzadas de análisis e informes.
Monetización de actualizaciones y mejoras: mediante el uso de estos sistemas, las empresas pueden restringir el acceso a nuevas funciones o actualizaciones a los suscriptores de pago, creando un fuerte incentivo para que los usuarios actualicen o mantengan sus suscripciones. Esta estrategia no solo ayuda a generar ingresos adicionales, sino que también garantiza que los clientes se sientan motivados para seguir con el producto y beneficiarse de sus últimas funciones. Además, este enfoque puede aumentar la satisfacción de los clientes al proporcionarles valor continuo y acceso a las funcionalidades más actualizadas.
Aumente las renovaciones y las ventas adicionales con información sobre cómo utilizan los clientes su software. Los sistemas de gestión de derechos recopilan datos sobre cómo interactúan los usuarios con los productos que le han comprado. Muestra claramente lo que sus clientes han comprado, las condiciones del contrato (vencimiento) y cuánto de ese software está en uso. Ya no tendrá que adivinar cuáles de sus clientes utilizan activamente sus productos. Esto le permite realizar un seguimiento de las tendencias de despliegue de los clientes para comprender dónde puede realizar ventas adicionales o cruzadas para maximizar sus ingresos. También lo ayuda a identificar a los candidatos a la baja para que pueda mejorar las tasas de renovación.
En resumen, la gestión de derechos le proporciona las herramientas para crear un sistema de monetización más flexible y fácil de usar para su software, ayudándolo en última instancia a capturar más valor de su producto.
La importancia de la gestión de derechos en entornos complejos
Los mecanismos de gestión del acceso y el cumplimiento pueden variar según el producto, incluso dentro de la misma organización. Este reto se presenta sistemáticamente en las empresas, pero también puede aparecer en empresas más pequeñas que se implantan en diversos entornos. Por ejemplo, independientemente de su tamaño, una empresa médica que ofrezca su software tanto integrado en el dispositivo como descargable en hardware de terceros se encontrará con complejidad en el acceso y el cumplimiento normativo.
Los procesos incoherentes se hacen más evidentes si se pasa a un modelo de negocio «como servicio», que tendrá múltiples modelos de implantación, licencias e ingresos. Por ejemplo, una empresa que tradicionalmente vendía licencias de software por cuotas únicas se encontrará con problemas operativos al pasar a un modelo basado en suscripciones.
La complejidad es aún mayor si ha crecido a través de fusiones y adquisiciones.
Cuando se da cualquiera de las condiciones anteriores, es prácticamente un hecho que los distintos productos tendrán sistemas de registro y procedimientos de suministro separados. Las lagunas suelen colmarse con procesos manuales para gestionar el acceso al software y el suministro y hojas de cálculo para hacer un seguimiento de quién tiene acceso a qué.
Las soluciones manuales crean un riesgo de errores y complicaciones, como licencias excesivas o insuficientes, fechas de caducidad y renovación inexactas e incumplidas, o un suministro inexacto de los productos. Esto repercute negativamente en los costes operativos y en la experiencia del cliente.
Establecer una infraestructura de derechos simplifica la forma en que sus clientes hacen negocios con usted, independientemente de la complejidad de sus productos. A través de los sistemas de gestión de derechos, todas sus ofertas de productos, tipos de implantación y configuraciones pueden gestionarse con una precisión excepcional, lo que le proporciona un control total sobre el acceso de los clientes, agiliza los procesos de suministro y crea un registro organizado del uso de los productos por parte de sus clientes.
La gestión de derechos agiliza las operaciones
Lo más probable es que ya no venda un único producto de software local con una licencia perpetua. La transformación en la nube y las ventajas fiscales de ingresos recurrentes lo han cambiado. Hoy en día, ofrece (o aspira a ofrecer) muchos productos con una amplia gama de tipos de licencia, modelos de precios y métodos de implantación.
Una estrategia empresarial sólida está impulsando su transformación: sus productos son más potentes, más accesibles y están más alineados con las expectativas de los clientes. En última instancia, lo que quiere es impulsar el crecimiento y aumentar los ingresos.
Pero lo que parecía bueno en la sesión de estrategia puede convertirse en una pesadilla para las operaciones. Los sistemas de gestión de derechos permiten la gestión y distribución racionalizadas de productos, funciones y servicios de software, independientemente de la complejidad de su oferta. Impulsa el aprovisionamiento automatizado, el suministro y el uso autorizado, lo que conduce a operaciones más fluidas y una mejor experiencia del cliente. El sistema también proporciona un bucle de retroalimentación con datos de uso críticos, lo que facilita que las empresas se orienten al cliente. De hecho, según IDC, los sistemas de gestión de derechos son un sistema operativo central que impulsa el crecimiento.
El sistema de gestión de derechos sirve de puente entre la vertiente empresarial de su ecosistema organizativo (ingresos, pedidos y ofertas a clientes) y la vertiente de producto (características y especificaciones de productos y ofertas). El sistema de derechos se sitúa entre estas dos partes.
El sistema de gestión de derechos debe integrarse perfectamente en el ecosistema. Pero con demasiada frecuencia, las empresas descubren que no es así. En los sistemas rudimentarios, los derechos suelen estar alineados con los sistemas empresariales. Esto crea un vacío entre las funcionalidades de gestión de derechos y los productos.
La parte de producto debe ser más consciente de todas las opciones y funciones que desean los clientes. La ingeniería de producto se vuelve demasiado dependiente de las normas comerciales.
Por otro lado, los típicos sistemas de gestión de derechos de creación propia suelen estar más asociados a los productos. En este escenario, los sistemas comerciales deben definir manualmente cada variación de un producto, lo que da lugar a una proliferación de SKU. Esta práctica, además de limitar la flexibilidad de empaquetado, crea una complejidad excesiva en el sistema CRM o informático. Esto, a su vez, supone una carga para los equipos operativos, que carecen de capacidad para gestionar numerosos paquetes o partidas. El resultado puede requerir la ayuda de un tercero para personalizar el sistema, ya que se vuelve cada vez más difícil de manejar.
En cambio, un software de sistema de gestión de derechos separa todas esas actividades críticas y las centraliza en una única plataforma. La solución adecuada de gestión de derechos se diseña desde cero para salvar la brecha de extremo a extremo entre sus productos y sus sistemas de «back-office» y sus clientes.
Los derechos de Sentinel de Thales son diferentes de los derechos más estáticos que se pueden ver en sistemas de facturación, CRM y ERP como SAP, ya que reflejan los cambios en los permisos del cliente durante el tiempo que este tiene acceso al producto. En los otros sistemas, los «derechos» son un registro estático de lo que los clientes pueden acceder dentro de su compra. Un «derecho» típico de un cliente puede contener garantías, servicios o configuraciones de suscripción iniciales que no pueden cambiar con el tiempo. Sin embargo, la forma en que una organización o una persona quiere acceder a sus productos sí cambia. Por lo tanto, los sistemas de gestión de derechos como la plataforma Sentinel de Thales, que orquestan el acceso a los derechos dinámicos de los clientes, desempeñan un papel fundamental en la racionalización de las operaciones de las empresas de software modernas.
Cuatro ventajas clave de la gestión de derechos para su empresa
1. Maximice los ingresos con precios, empaquetado y licencias flexibles
La gestión de derechos es el marco fundamental que permite a cualquier empresa aplicar enfoques creativos para fijar precios y empaquetar productos o servicios.
Con este sistema, las empresas pueden agrupar sus productos y servicios de forma flexible y eficaz, garantizando al mismo tiempo que los clientes solo accedan a los servicios necesarios y paguen por ellos. Estas funcionalidades son fundamentales para cambiar los modelos empresariales, crear nuevas fuentes de ingresos y flexibilizar la salida al mercado.
Cuando las organizaciones carecen de un sistema para gestionar los derechos, deben confiar en sus equipos de ingeniería para cambiar sus ofertas de software. Esto puede ser frustrante y llevar mucho tiempo, ya que se comunican constantemente con los equipos de ingeniería para ajustar sus productos. Además, este planteamiento puede limitar la adaptabilidad y la ventaja competitiva de las empresas que pretenden seguir el ritmo de los cambios en el mercado, ya que la dependencia de la ingeniería puede obstaculizar su flexibilidad y capacidad de respuesta rápida.
Con la gestión de derechos, dispondrá de una forma racionalizada de adaptar sus modelos de precios y empaquetado. Esto no solo le ahorra tiempo y recursos, sino que también permite un crecimiento sostenible al seguir siendo relevante y atractivo para su público objetivo.
2. Agilice el suministro y la implantación de software
Los vendedores de software a menudo se enfrentan a obstáculos a la hora de suministrar y desplegar sus productos es especialmente cierto para las empresas que venden dispositivos y software, las que están en transición de perpetua a modelos de ingresos recurrentes, o para las empresas que ofrecen diferentes opciones de despliegue (en las instalaciones, en la nube e híbrido). La introducción manual de datos es la solución a la que se recurre en estos casos, pero a menudo provoca retrasos y errores, con la consiguiente frustración de los clientes y pérdida de ingresos.
Con la gestión de derechos, cuando un cliente hace un pedido, se desencadenan una serie de flujos de trabajo automatizados. Los sistemas integrados (facturación, CRM, gestión de derechos) trabajan juntos para procesar rápidamente el pedido, generar las licencias necesarias y suministrar y entregar el producto al cliente.
Esto no solo garantiza la satisfacción del cliente, sino que también racionaliza su modelo de ingresos recurrentes. Decimos adiós a los procesos manuales y damos la bienvenida a la eficiencia automatizada.
3. Aplicar la analítica de uso para crecer
Como ya se ha mencionado, el sistema de gestión de derechos registra cada despliegue, activación, cancelación, transferencia, actualización o renovación de un derecho, lo que permite una visibilidad de extremo a extremo.
La utilización de los datos de uso del sistema proporciona información valiosa sobre el comportamiento de los usuarios, lo que permite a los equipos de producto adaptar sus hojas de ruta para que calen entre los usuarios. Este enfoque basado en los datos puede dar lugar a decisiones de diseño más eficaces y a un mayor éxito general del producto.
Los equipos de ventas y éxito del cliente también pueden beneficiarse de la inteligencia de uso basada en derechos. Pueden identificar las oportunidades de venta cruzada y de venta adicional, y comprometerse de forma proactiva con los clientes en riesgo para evitar que cancelen el servicio. Las empresas que aprovechan estos datos pueden mejorar la experiencia de sus clientes e impulsar el crecimiento de sus ingresos.
4. Mejorar la visibilidad de clientes y socios
Los datos sobre derechos no solo lo benefician a usted. También permite una visibilidad completa para sus clientes y socios.
Los clientes individuales pueden medir y evaluar fácilmente sus propias actividades, lo que los ayuda a determinar cuotas y límites, garantizando que no se vean sorprendidos por un uso excesivo.
Los equipos informáticos de las empresas pueden beneficiarse de vistas globales en toda su organización, comprender dónde y cómo se han desplegado los productos, y medir la cuota de derechos frente al consumo.
Los socios pueden supervisar de forma independiente sus propios clientes y canales de venta, gestionar los niveles de inventario e identificar sus productos y paquetes de mayor éxito.
Su software es la clave de los ingresos recurrentes
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Prácticas recomendadas para la gestión de derechos
Estas son las mejores prácticas de un sistema de gestión de derechos:
- Un sistema que tiene en cuenta el ciclo de vida del cliente, incluidos los eventos comerciales y no comerciales. Pruebas, suscripciones, renovaciones, actualizaciones, cancelaciones, etc.
- Funcionalidad para cubrir todo el espectro de modelos de negocio y licencias. Uso, pago por uso, escalonado, concurrente, etc.
- Gran capacidad de adaptación a la evolución del entorno empresarial. Nuevos productos, modelos de negocio, características, etc.
- Soporte para múltiples tipos de despliegue. Nube, local e híbrido.
- Capacidad para soportar XaaS (cualquier cosa como servicio). Monetice cualquier producto que tenga, dondequiera que se utilice.
- Gran capacidad de aplicación. Garantice el cumplimiento de las reglas y condiciones de acceso a los derechos.
- Rendimiento a escala. Diseñado para hacer frente a implantaciones a gran escala y en empresas.
- Integración bien diseñada. Bajo código, conectores, webhooks y eventos listos para usar.
- SLA fiable. Un sistema siempre disponible, bien mantenido y seguro.
- La opción de un equipo de implementación. Maximice el valor que obtiene de la solución aprovechando los conocimientos y la experiencia de un equipo especializado.
Construir vs. adquirir un sistema de gestión de derechos
Según IDC, cada vez más proveedores de software recurren a soluciones de gestión de derechos de terceros, como la plataforma Sentinel de Thales. He aquí las principales razones:
Ahorro de tiempo y dinero
Crear un sistema de gestión de derechos desde cero exige muchos recursos, incluidos desarrolladores cualificados, gestión de proyectos, pruebas y mantenimiento continuo. Estas exigencias aumentan la inversión inicial y desvían un tiempo y una atención preciosos de sus principales objetivos empresariales.
Funcionalidad
Un sistema de gestión de derechos propio puede carecer de la profundidad y la amplitud de funciones necesarias. El uso de un sistema de gestión de derechos de terceros de eficacia probada lo agiliza todo, desde la creación e implementación de derechos hasta el suministro del software y la aplicación de las condiciones de la licencia, tanto si realiza la implantación en la nube como en las instalaciones o en escenarios híbridos.
Escalabilidad
A medida que su empresa evoluciona y se expande, las limitaciones de un sistema propio pueden hacerse patentes rápidamente. El mundo digital cambia rápidamente. Es casi imposible prever qué nuevos productos añadirá a su cartera, cómo y cuándo tendrá que evolucionar sus modelos de negocio y en qué medida aumentará el uso de su producto.
