Todo acerca de la gestión de licencias de software

¿Qué es la gestión de licencias de software?

La gestión de licencias de software es el proceso de seguimiento y documentación del software utilizado en una empresa. Este proceso de licenciamiento les permite a los proveedores de software rastrear, evaluar y garantizar cómo se maneja el software y aumentar los ingresos al asegurar que los usuarios estén usando las licencias de manera adecuada y en los términos correctos. La gestión de licencias de software suele ser parte de una estrategia más amplia de gestión de activos de software (SAM).

Actualmente, existe una amplia variedad de opciones de licencias en el mercado. Su estrategia de gestión de licencias de software dependerá en gran medida del tipo de licencias que se utilicen. Desde claves de hardware hasta licencias de software, licencias en la nube y soluciones híbridas, cada tipo requiere su propio análisis y sistema.

Cada pieza de software, sin importar cuál sea, viene con una licencia. La licencia establece lo que se puede y no se puede hacer con dicho software, en qué condiciones se puede usar, quién puede usarlo, durante cuánto tiempo y más. Cumplir con cada licencia es esencial. Hacer un seguimiento del uso de la licencia según el usuario o servicio, mantener las tarifas de registro, cumplir con los términos de la licencia y, lo que es más importante: determinar la relevancia de cada licencia es fundamental para seguir siendo eficiente y no desperdiciar el dinero de la empresa.

Para realizar un seguimiento preciso y comprender el uso de las licencias de software, las empresas recurren a la gestión de licencias de software (SLM). El proceso de concesión de licencias es importante tanto para los desarrolladores y vendedores de software como para las empresas que los utilizan.

La historia de la gestión de licencias de software

La gestión de licencias se remonta a la década de 1980, cuando las licencias flotantes se hicieron populares. Originalmente, las empresas compraban licencias que solo podían usarse en una computadora. Esto resultaba frustrante y, a menudo, no práctico, ya que las empresas no estaban interesadas en comprar varias licencias (muy costosas). Los sistemas de gestión comercial les permitían a los clientes utilizar licencias en varias máquinas (y a los vendedores realizar un seguimiento de cómo se estaban utilizando las licencias, ¡aunque no tan fácil como hoy!).

En la década de 1990, varias empresas se unieron al juego de soluciones de gestión de licencias de software, centrado principalmente en dongles de hardware. Los ISV (proveedores de software independientes) comenzaron a usar y comprender la importancia de la gestión de licencias de software durante este tiempo. A lo largo de la década, la gestión de licencias se volvió más compleja y sofisticada, permitiéndole a las empresas ajustar y perfeccionar según fuera necesario y según el tipo de producto.

Hoy en día, se encuentra disponible una amplia variedad de tipos de licencias, permitiéndole a las empresas aumentar los ingresos y la satisfacción del cliente y ser más eficientes en su trabajo, además de obtener conocimientos comerciales. Los dongles de hardware son cada vez menos relevantes, mientras que la nube se está convirtiendo en la palabra de referencia en la industria de la tecnología y el software. Esta es parte de la razón por la que un proceso de gestión de licencias de software es fundamental para las empresas.

En la actualidad, los proveedores y usuarios de software comprenden que las soluciones de gestión de licencias de software impulsan el negocio y son una parte vital del éxito.

Ventajas de la gestión de licencias de software

Cualquier creador de software, desde la puesta en marcha hasta la gran empresa, debe adoptar un sistema de gestión de licencias de software para asegurarse de que su software se utilice cómo y dónde se pretende. Los usuarios de software deben adoptar prácticas de gestión de licencias para maximizar el uso del software y asegurarse de que cumplen los términos y condiciones de cada licencia.

Los beneficios son enormes y las consecuencias son nefastas si no se configura el sistema de administración de licencias de software adecuado.

Reducir costos, aumentar ganancias

La mayoría de las empresas tienen una amplia gama de software y licencias en uso todos los días. Pero, ¿sabe realmente qué se está utilizando, cuándo, por qué y por quién? Un sistema de gestión de licencias les permite a las empresas tener una visión clara y una comprensión de las licencias y derechos que poseen, además de cómo se utilizan dentro de la empresa.

Al utilizar el software de gestión de licencias de software, las empresas pueden comprender dónde se están desperdiciando los recursos y, por lo tanto, desperdiciando el efectivo de la empresa. Las empresas pueden descubrir que ciertas licencias no se están utilizando en absoluto, que se están utilizando de forma incorrecta o por las personas equivocadas, o que solo se están utilizando ciertos aspectos de una licencia. Las herramientas de administración de licencias de software permiten la reasignación, si es relevante, a otros miembros del equipo o la reevaluación de ciertas partes de un acuerdo de licencia, lo que reduce los costos y, en última instancia, aumenta las ganancias.

Cumplimiento del software

La gestión de licencias de software les ayuda a las empresas a asegurarse de cumplir con los acuerdos de licencia. Con tanto software que se utiliza en las grandes empresas, es fundamental asegurarse de que todos los usuarios estén utilizando el software según lo previsto y según lo permitido por el proveedor de software. En el caso de una auditoríade software, esta información puede mantener a las empresas a salvo de problemas de incumplimiento, incluidas multas y amenazas.

Consecuencias de una mala gestión de licencias

Una mala gestión de licencias puede tener efectos perjudiciales en una empresa. Además de perder dinero y recursos al administrar incorrectamente las licencias de software, el mayor riesgo de no administrar adecuadamente sus licencias es el riesgo legal de romper los contratos de licencia.

Cada licencia de software viene con un acuerdo de licencia para el usuario final (EULA). Si una empresa está sujeta a una auditoría de software, el uso indebido puede exponerla a posibles multas de miles o millones de dólares.

Esta es la razón principal por la que las herramientas de administración de licencias de software son esenciales para cualquier empresa de cualquier tamaño. Al realizar auditorías internas con regularidad, cualquier uso indebido del software puede detectarse a tiempo y corregirse adecuadamente.

Prácticas recomendadas para la gestión de licencias de software

Para aprovechar al máximo su software de licencias, hemos recopilado algunas de las mejores prácticas de administración de licencias.

• Ponga sus licencias en orden. El mejor lugar para comenzar a implementar su sistema de administración de licencias de software es organizar qué programas de software está utilizando y su información de licencias. Es mejor almacenar esta información en una ubicación central y accesible para que sepa exactamente lo que ya posee y lo que está disponible para asignar a los empleados. Incluya aquí tanta información como sea posible, como precios, fechas de vencimiento, contratos, etc. No olvide incluir aquí también su software en la nube. Esto le ayudará a comenzar con su software con todo organizado.
• Control de conformidad. Una vez que haya entendido qué programas y licencias (cree) que posee, es hora de asegurarse de que cumple con todos ellos. Como se mencionó anteriormente, esto es fundamental para evitar multas y arruinar potencialmente su reputación. Los contratos, acuerdos de licencia, recibos de compra, etc. deben almacenarse en una herramienta central de gestión de licencias de software para facilitar su consulta si es necesario.
• Seguir trabajando horas extras. Es fundamental realizar un seguimiento continuo de sus licencias de software a medida que las cosas cambian con el tiempo y los sistemas siempre se pueden mejorar. Si realiza un seguimiento continuo de sus gastos, uso de licencias, necesidades futuras, etc., con su herramienta de gestión de licencias de software, podrá optimizar el gasto y minimizar el desperdicio.
• Configure un sistema para renovaciones. No querrá estar en una situación en la que una licencia caduque y se olvide de renovarla. Una parte esencial de las mejores prácticas de administración de licencias de software empresarial es programar renovaciones, mantenimiento, aprobaciones y cualquier otra actividad relacionada con sus necesidades de licencia. Ciertamente no recordará todas estas fechas importantes por su cuenta.

Solución de gestión de licencias de software

Las soluciones de gestión de licencias de software son la mejor forma para que cualquier empresa, desde una pequeña empresa emergente hasta una empresa global, realice un seguimiento y optimice el uso del software. Para realizar este proceso de manera eficiente y correcta, el software adecuado resulta fundamental.

Sentinel RMS le brinda a los proveedores de software y tecnología control y conocimiento sobre cómo se utilizan sus aplicaciones. RMS ofrece la aplicación de licencias locales de nivel empresarial y beneficios conectados a la nube.

Con las herramientas adecuadas en su lugar, cada paso del proceso de gestión de licencias de software se puede automatizar fácilmente de una manera transparente y fácil de usar para el usuario final. La adopción de un sistema SLM le permite a las empresas automatizar las tareas manuales que requieren mucho tiempo, eliminar los errores humanos y asegurarse de que cumplan plenamente con sus EULA.