Cumplimiento de licencias de software:
una guía para proveedores y usuarios de software por igual

El cumplimiento de la licencia de software es una forma elegante de decir uso legal de software. Esto es algo de lo que tanto los proveedores de software como los consumidores de software empresarial deben asumir la responsabilidad. De lo contrario, ambos pagarán el precio. Afortunadamente, un poco de planificación anticipada y algunas herramientas sólidas pueden ayudar a evitar que tanto las empresas de software como sus clientes dejen dinero sobre la mesa. 

¿Qué es el cumplimiento de la licencia de software?

El cumplimiento de la licencia de software es el proceso de garantizar que su empresa solo utilice software para el que esté autorizado. La parte más fundamental de este proceso es comparar la forma en que una organización utiliza el software con las licencias de software que la organización ha comprado. Esto implica realizar un seguimiento y el uso de las instalaciones, mantener registros meticulosos y comprender los términos de las licencias de software.

Para las empresas de software, maximizar el cumplimiento de las licencias de software significa vigilar a sus clientes. Esto se puede hacer mediante auditorías de clientes y revisando sus propios datos. Pero el trabajo no tiene por qué recaer todo en el proveedor. Con estructuras de licencias bien pensadas y líneas de comunicación abiertas, puede ayudar a sus clientes a cumplir con las normas sin amenazas ni inspecciones.

Por qué las licencias de software y la gestión de activos son fundamentales para su negocio

Si el objetivo es el cumplimiento de la licencia de software, la gestión de activos es el proceso continuo que utiliza para alcanzarlo. Las empresas que descuidan la gestión del cumplimiento del software pueden terminar pagando un precio elevado tanto en efectivo como en oportunidades perdidas.

El costo para las empresas de software

En primer lugar, las licencias de software protegen a las empresas que fabrican soluciones de software. Particularmente con el software empresarial, la mayor parte de la piratería no es un robo malicioso. En muchos casos, es simplemente confusión o pereza. Los usuarios de software no autorizados son solo clientes potenciales que se han perdido.

Estos clientes sin explotar pueden costar más que las oportunidades de monetización de software simplemente perdidas. Es posible que esté brindando un servicio para usuarios que no pagan o que la imagen de su marca se esté viendo afectada por problemas de software que no son su culpa. Hacer cumplir el cumplimiento de las licencias de software no solo protege sus fuentes de ingresos, sino que también protege su reputación y la integridad de su propiedad intelectual.

El costo para los usuarios

La gestión y el cumplimiento de los activos de software son tan importantes para los consumidores de software como para los proveedores. Sin una sólida estrategia de cumplimiento de software, los departamentos de TI y los CIO con frecuencia ni siquiera saben qué software está en uso en sus organizaciones. A medida que los proveedores de software comienzan a imponer el cumplimiento de manera más rigurosa, las empresas que no están preparadas pueden pagar multas elevadas por software sin licencia.

Sin embargo, el proceso de cumplimiento de licencias de software también produce algunos beneficios secundarios. Comparar el software que está utilizando con el software por el que está pagando puede revelar todo tipo de ineficiencias. Puede encontrar que está pagando por más licencias de las que necesita o que un paquete de precios diferente será más rentable. Un buen mantenimiento de registros y una auditoría interna son las mejores formas de maximizar el presupuesto de software y, al mismo tiempo, evitar multas por cumplimiento.

Dominar el cumplimiento del software: tipos de licencia

Antes incluso de llegar a los modelos de precios, se encuentra con 4 tipos de licencias de software que están disponibles de forma gratuita o de código abierto. Todos estos permiten que cualquiera pueda acceder y, en diversos grados, reutilizar el código del software. 
1.    Dominio público: está disponible de forma gratuita para cualquier persona que desee utilizarlo, para cualquier propósito. Se puede estudiar, modificar y reutilizar, todo gratis.
2.    Permisiva – Este software está abierto al público y tiene solo algunas restricciones sobre cómo se puede usar el software o algunas regulaciones diseñadas para mantener los derechos de autor y las marcas comerciales. 
3.    Copyleft – También conocido como licencia restrictiva, este tipo de licencia define cómo se puede utilizar el software en nuevas aplicaciones. Específicamente, cualquier software que lleve código del software copyleft debe tener las mismas restricciones de licencia adjuntas. Por ejemplo, si el software original no se puede usar a nivel comercial, el software que lo usa tampoco puede ser para uso comercial. 
4.    LGPL - GNU Licencia pública general menor – Esta licencia le permite utilizar el código fuente libremente, pero el software debe indicar que el código fuente ha sido modificado, que el software está cubierto por este tipo de licencia y que cualquier software que utilice el nuevo código también debe utilizar LGPL. 

Todas las licencias pagas pertenecen a una quinta categoría: software patentado. El software patentado es propiedad intelectual protegida que no se puede redistribuir, modificar ni reutilizar sin permiso.

Una vez que habla de software patentado, la cantidad de tipos de licencia es infinita. Cada desarrollador de software puede personalizar su modelo de precios y definir exactamente cómo los empleados o los clientes pueden utilizar su producto. Sin embargo, las licencias patentadas se pueden dividir en algunos modelos de precios comunes. A continuación, se muestran algunos términos que ayudan a definir las licencias de software:

• Licencias por suscripción: licencias temporales que deben renovarse en momentos determinados, a diferencia de las licencias perpetuas, que son costos únicos.
• Loating / Network License: otorga a un gran grupo de usuarios un número limitado de licencias para compartir entre ellos.
• Licencia de dispositivo / estación de trabajo: limita la licencia a una computadora en particular, sin importar quién la esté usando
• Usuarios nombrados versus usuarios concurrentes: las licencias nombradas solo permiten usuarios específicos sin importar quién más esté usando el software, a diferencia de las licencias concurrentes que permiten un número limitado de usuarios simultáneos dentro de una organización, sin importar quiénes sean.
• Medido / pago por uso: tarifas de licencia basadas en el consumo, con software que registra automáticamente la cantidad de usos o el tiempo utilizado
• Licencias destacadas: una licencia de software que limita la cantidad de funciones utilizadas o la cantidad de veces que se utilizan funciones particulares.

Cómo las empresas de software pueden fomentar el cumplimiento

Minimizar el uso no autorizado de su software es más que solo auditorías y cumplimiento. Al configurar la infraestructura adecuada, puede facilitar que sus clientes cumplan con las normas y simplificar su trabajo. 

Paquetes de precios

Ofrezca una amplia variedad de paquetes de precios y modelos de licencias para satisfacer las necesidades de los clientes. Los paquetes que se adaptan a empresas de diferentes tamaños en diferentes industrias ayudarán a garantizar que las empresas no se vean obligadas a pagar por muchas licencias o funciones que no usarán, lo que las alentará a pagar por las que sí quieran. 

Comunicación

Asegúrese de que los clientes sepan cuándo es necesario renovar sus suscripciones y manténgalos actualizados sobre nuevas funciones o cambios en los términos de la licencia. También deben tener una manera fácil de comunicarse con usted. Si sus clientes pueden decirle lo que necesitan, podrá encontrar el modelo de licencia que tenga más sentido para ellos. 

Información de los clientes

Incluso sin una comunicación uno a uno, es posible que tenga mucha información sobre cómo sus clientes usan su software. Realice un seguimiento del crecimiento de la empresa, los cambios en el flujo de trabajo y los períodos de renovación de las suscripciones. Todas estas son oportunidades para que ofrezca nuevos paquetes de precios que fomenten el cumplimiento de las licencias de software y tal vez incluso realice algunas ventas adicionales y cruzadas al mismo tiempo. 

Cumplimiento de la licencia de software

El software de administración de licencias correcto es la clave para todos los pasos anteriores que se describen aquí. El software de gestión de cumplimiento está diseñado para garantizar que solo los usuarios con licencia puedan operar el software. Las herramientas como las soluciones de administración de licencias de Sentinel permiten una amplia variedad de modelos comerciales y facilitan el cambio entre ellos, así como la ampliación o reducción según sea necesario. 

Auditorías para el cumplimiento de licencias

Ya sea como parte de auditorías de rutina o como respuesta a señales de alerta, la mayoría de los principales editores de software auditan a sus clientes con regularidad. Para la gran mayoría de las empresas, estas auditorías las realizan consultores externos, aunque algunos proveedores excepcionales operan sus propios departamentos de auditoría interna. Independientemente de cómo elija hacerlo, una auditoría de software sigue siendo una de las armas más efectivas en su arsenal de cumplimiento.  

Cómo los usuarios de software pueden facilitar el cumplimiento de la licencia

Construir una base sólida desde el principio es la clave para el cumplimiento de las licencias de software a largo plazo.

Comprender los términos de la licencia

Revise todos los acuerdos de licencia de software en detalle y continúe revisándolos cada vez que renueve el software. En la mayoría de los casos, solo el departamento de TI o el director de informática necesitarán conocer los términos, pero un abogado puede ayudar a garantizar que el acuerdo sea claro y, a veces, puede ser útil mantener informados a los usuarios. 

Definir e implementar políticas

El cumplimiento no es algo que deba inventarse sobre la marcha. Cree protocolos claros para elegir, comprar, instalar y realizar un seguimiento del software y asegúrese de que todos los empleados relevantes los conozcan. Las empresas muy pequeñas pueden salirse con la suya con una hoja de cálculo y un mantenimiento de registros manual, pero en la mayoría de los casos el software diseñado específicamente es una mejor opción. 

Software para la gestión del cumplimiento

Hay abogados que se especializan en negociar acuerdos para licencias de software. Si está utilizando software a gran escala, ellos pueden ayudarlo a obtener un contrato que sea rentable y fácil de cumplir. Sin embargo, en la mayoría de los casos, recurrirá al software para la gestión del cumplimiento. 

El software para la gestión del cumplimiento rastrea toda la información que podría influir en el cumplimiento de su licencia. El precio del software de cumplimiento varía según la calidad y las funciones. Además de agilizar el mantenimiento de registros, puede notificarle sobre las fechas de vencimiento, monitorear el uso del software medido y rastrear diferentes versiones del mismo software. Lo más importante es que puede ayudarlo a realizar auditorías internas. Al utilizar el software de gestión de cumplimiento, está automatizando la mayor cantidad posible del proceso de cumplimiento, lo que le permitirá ahorrar tiempo y dinero en el futuro. 

Auditorías internas de cumplimiento de licencias de software

La mejor manera de evitar una auditoría de un proveedor de software, o al menos salir ileso, es auditarse a sí mismo con regularidad. La mayoría de los principales software de gestión de activos y cumplimiento de licencias pueden hacer esto por usted y los proveedores de servicios externos también pueden ayudar. En algunos casos, dar a los proveedores de software el informe de su autoauditoría puede ser suficiente para evitar que lo auditen en primer lugar. Incluso si este no es el caso, estará preparado y la auditoría externa no encontrará ningún problema. 

Tanto si es un editor de software como si es un consumidor, garantizar el cumplimiento de las licencias es una parte básica e integral de la gestión de una empresa. Configurar la infraestructura adecuada y tomar ventaja de todas las herramientas disponibles, garantizará que esto suceda sin problemas y con un esfuerzo mínimo. Visite Sentinel para obtener más información sobre cómo optimizar el cumplimiento de las licencias de software hoy.