¿Qué es una Clave de Licencia de software y por qué es Importante?

¿Qué es una clave de licencia de software y por qué es importante? 

Cualquiera que utilice software sabe lo importante que es regular su uso y asegurarse de que se está utilizando de forma adecuada al precio pagado. A diferencia de una licencia propiamente dicha, que da permiso a un usuario (o usuarios) para utilizar legalmente un programa informático, una clave de licencia es un código o token que permite al usuario identificarse como cliente legal (es decir, de pago). 

En este artículo veremos qué son las claves de licencia, para qué se utilizan, los distintos tipos de claves de licencia, por qué son importantes, las mejores prácticas y mucho más. 
 

¿Qué es una clave licencia para software?

Una clave de licencia de software es una forma de asegurarse de que sólo los usuarios correctos pueden instalar y/o utilizar el software (una vez adquirida la licencia). La clave puede ser una lista de caracteres o números que el usuario debe introducir al abrir el programa por primera vez o, en algunos casos, una llave hardware que se conecta al ordenador. Aunque el dongle por hardware puede resultar menos cómodo para algunos, es más fácil de proteger (ya que no se puede copiar). Otra ventaja de un dongle es que no necesita Internet para usarse.

Es importante diferenciar entre la clave de licencia y la licencia propiamente dicha. Cuando una persona o empresa adquiere software, debe adquirir el régimen de licencias adecuado a sus necesidades. Los distintos tipos de software pueden ofrecer distintos tipos de licencias en función del número de usuarios, las necesidades de la empresa (es decir, si necesitan una suscripción continua, una compra única o distintas cosas para distintas personas de la empresa), el tipo de software, etc. Una vez tramitada la licencia, el comprador puede descargar la clave de licencia (o recibir el dongle) para instalar y utilizar correctamente el software. A largo plazo, las empresas protegen el software con claves de licencia. 

¿Dónde puedo encontrar mi clave de licencia de software?

La forma de obtener una clave de licencia depende del software y de la forma en que lo haya adquirido. Si has comprado una copia física de un producto (por ejemplo, Microsoft Windows), la clave del software debería estar en la caja. Si un producto se ha preinstalado en un ordenador o dispositivo, la clave del software debe figurar en una pegatina o en algún lugar destacado del embalaje. 

Al utilizar software SaaS y otro software que se descarga directamente en un dispositivo, debería poder realizar una descarga de clave de licencia después de la compra. El generador de claves de licencia de software creará una clave de licencia única para que cada usuario la introduzca antes de utilizar el software por primera vez, confirmando que está autorizado a utilizar el software legalmente.

¿Cómo funciona una clave licencia de software?

Una vez que un usuario descarga o tiene acceso a un programa informático, se utiliza una clave de licencia para desbloquear el producto y, por tanto, permitir el acceso a quienes hayan accedido legalmente a él. Esto se hace a través de la cadena de números o letras o mediante un dongle/USB conectado directamente al ordenador. Una vez que el proveedor del software confirma que la clave del software es correcta (y no ha sido utilizada indebidamente por otros), el usuario tendrá acceso al software deseado (este proceso suele ser inmediato)

¿Por qué es importante una clave de licencia?

Antiguamente, antes de que el SaaS y los productos digitales fueran tan comunes, había mucha menor necesidad de claves de licencia de software. Esto se debe a que la gente normalmente compraba un programa que venía con un código de activación y ya está. A medida que avanzaba la era digital, la piratería informática se convertía en un problema cada vez mayor, con personas que copiaban software ilegalmente. Es entonces cuando las claves de las licencias de software pasan a ser críticas. 

En pocas palabras: las claves de licencia protegen el software y a los creadores de software para garantizar que el software no se utiliza indebidamente sin licencia. Un producto que no utilice una clave de licencia como parte del proceso de activación, será objeto de uso ilegal, lo que repercutirá en los beneficios de la empresa. 

Cómo crear una clave de licencia para software

Hoy en día, las empresas de software necesitan planificar de antemano cómo van a crear una clave de licencia para su software. Esto incluye el proceso de activación de la clave de licencia de software, así como la distribución de las claves a los clientes de pago. 

Para utilizar las claves de software con eficacia, las empresas de software, así como los usuarios finales corporativos, deben planificar la gestión de las claves de licencia de software. Esto suele hacerse a través de un sistema de gestión de claves para licencias de software.

Un sistema de gestión para claves de software resulta fundamental para cualquier empresa que utilice diversas herramientas de software para sus operaciones diarias. Un sistema de gestión le permite realizar un seguimiento de las claves de licencia entre usuarios, departamentos e incluso diferentes empresas si es necesario, de modo que si las necesita para reinstalar o cambiar el software en el futuro sean fácilmente accesibles. Los sistemas de gestión de claves de software proporcionan a las empresas las herramientas necesarias para gestionar todas sus necesidades de licencias, incluida la gestión de licencias, los comprobantes de compras y facturas, y otros detalles relacionados con las distintas piezas de software que poseen.

Las empresas de software tendrán que mantener organizadas las claves de software que generan y distribuyen, para garantizar que ninguna se utiliza dos veces y que no se generan duplicados. 

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