Un provisioning automatizzato del software che riduca la proliferazione delle SKU è più importante che mai
Un'azienda SaaS aveva un problema di lancio sul mercato da risolvere rapidamente. Stava rilasciando un nuovo prodotto con molteplici funzionalità e possibili configurazioni, il che comportava l'introduzione di decine di nuove SKU oltre alle centinaia già gestite dall'azienda. La gestione manuale dell'afflusso di SKU era un lavoro pesante che richiedeva molto tempo.
Ancora peggio, quando si trattava di effettuare il provisioning dei prodotti, era sempre più difficile tenere traccia di tutte le diverse SKU e delle relative funzionalità e condizioni di licenza. Questa confusione ha portato a ritardi nel provisioning, ritardando in ultima analisi il time-to-value (TTV).
Con il rilascio di un nuovo prodotto alle porte, l'azienda aveva bisogno di un nuovo approccio al provisioning del software che garantisse un'esperienza perfetta per i clienti e riducesse il lavoro manuale.
Analizzeremo i motivi per cui il provisioning del software è sempre più impegnativo, evidenzieremo alcuni modi in cui i leader SaaS stanno affrontando le sfide del provisioning del software e condivideremo anche alcuni degli svantaggi di ciascuna soluzione. Ma prima di tutto, comprendiamo che cos'è il provisioning del software e perché è legato alla gestione delle SKU.
Che cos'è il provisioning del software?
Il provisioning del software è il processo di preparazione e configurazione delle istanze software per i clienti.
Il processo di provisioning del software prevede la definizione di componenti, funzionalità e dipendenze necessari, nonché la determinazione dei contratti di licenza applicabili a tali elementi.
La sfida della gestione tradizionale delle SKU e del provisioning SaaS
Molte aziende forniscono software in base alle SKU. Nella situazione ideale, il sistema di provisioning (o la persona) utilizza la SKU per cercare il prodotto software in un database, recupera i file di installazione appropriati e avvia il processo di installazione.
Ma l'approccio tradizionale alle SKU non tiene conto della complessità e della velocità necessarie per il provisioning del software su scala.
Il team deve creare una SKU per ogni possibile configurazione di funzionalità. Vengono coinvolti gli ingegneri e il team di prodotto, che devono documentare ogni configurazione e il suo inserimento nel sistema. Il team operativo deve avere la visibilità su ogni acquisto dei clienti. Il team finanziario deve sapere quando il team commerciale consegna la SKU corretta, poiché riconosce i ricavi solo al momento della consegna. Se il team di successo del cliente assegna a un cliente un pacchetto diverso, anche questo deve essere visibile.
Il lavoro manuale aumenta il costo per ordine. Può anche portare a un'errata o incompleta consegna di prodotti e funzionalità ai clienti e all'incapacità di offrire loro l'esperienza self-service che si aspettano. Inoltre, un errato provisioning del software porta a un utilizzo eccessivo da parte dei clienti, con conseguente impatto sui ricavi.
Che cosa rende così comune questo problema?
In un'indagine di Productiv, il 48% degli intervistati cita la gestione e il provisioning delle SKU SaaS come uno dei principali punti dolenti. Ecco perché questo problema è così comune:
Crescita attraverso l'innovazione di prodotto.
Con la crescita dell'azienda, può diventare difficile gestire e scalare molte offerte di prodotti, con la conseguente creazione di più SKU per tenere traccia dell'inventario e gestire gli account dei clienti.
Crescita attraverso l'espansione del segmento di mercato.
L'introduzione di nuove offerte o variazioni di prodotto per soddisfare le esigenze e i requisiti di diversi segmenti di clientela porta a una proliferazione di SKU.
Variazioni del prodotto nel tempo.
Le aziende SaaS spesso offrono più edizioni o versioni del loro prodotto, ciascuna con caratteristiche e capacità diverse, il che porta a un aumento del numero di SKU.
Il provisioning del software SaaS è particolarmente impegnativo perché i prodotti sono spesso più complessi. Con l'aumento del numero di SKU, aumenta anche la complessità della loro gestione. Con la crescita e l'aggiunta di prodotti e funzionalità, i problemi di provisioning si moltiplicano.
Senza un sistema di provisioning software automatizzato in grado di gestire la complessità dei prodotti, si finisce per avere un'esecuzione più lenta, costi più elevati e un maggior numero di errori umani.
Perché le aziende SaaS in forte crescita hanno bisogno di un provisioning software automatizzato
Le aziende in forte crescita si rendono conto che i processi manuali sottraggono una fetta della redditività. Gli strumenti di provisioning automatico sono sempre più diffusi. Abbiamo assistito a un aumento significativo delle aziende che cercano di automatizzare il provisioning del software. In fin dei conti, sono queste le aziende che stanno spostando la loro mentalità dalla crescita a tutti i costi verso una crescita redditizia a lungo termine dei ricavi.
Esplorare le opzioni per automatizzare il provisioning del software
Approccio 1: costruire un sistema in-house dedicato.
Questo è l'approccio adottato da una grande azienda SaaS con le risorse finanziarie e di personale per costruire il proprio sistema di fornitura di software dedicato.
Un audit ha rivelato che l'azienda stava lasciando sul tavolo ricavi per 100-200 milioni di dollari perché i clienti utilizzavano più funzioni SaaS di quelle che avevano originariamente acquistato. Man mano che venivano distribuite nuove funzionalità, il sistema le forniva agli utenti, ma non addebitava loro nulla: non c'era alcun processo di upgrade. L'azienda è quotata in borsa e la mancata acquisizione di tali entrate ha creato una grave responsabilità. Era imperativo per l'azienda correggere la rotta. Per loro il modo migliore era costruire un nuovo sistema di provisioning del software che gestisse le SKU.
L'azienda ha fatto dell'automazione del provisioning del software la sua priorità assoluta, ha creato un team interno con fondi e risorse dedicate e ha assunto consulenti esterni.
In questo modo, l'azienda aveva il controllo completo del processo. Ha realizzato esattamente ciò che serviva ai suoi clienti, integrandolo con il sistema attuale e riducendo al minimo l'impatto sugli utenti interni.
Ma questo livello di investimento non è ideale per la maggior parte delle aziende. Richiede molte risorse dedicate (product manager, ingegneri, IT e sviluppatori) e riduce la possibilità di concentrarsi sulle competenze principali.
Approccio 2: affidarsi a una soluzione SKU di terzi che si integri con il sistema attuale.
In genere le aziende hanno bisogno che la soluzione di provisioning si integri con la sicurezza, la fatturazione, il CRM e il sito di e-commerce, lavorando fianco a fianco con l'IT. Ciò significa di solito utilizzare un CRM esistente e lo sviluppo informatico interno. È l'opzione adottata da un'azienda che ha raggiunto i 100 milioni di dollari di fatturato negli ultimi anni.
Questa azienda ha cercato di gestire le SKU in un sistema CRM che non era stato progettato per questo. L'azienda ha deciso di personalizzare una soluzione software di provisioning esistente e di integrarla con il proprio CRM, che al contempo fungeva anche da sistema di gestione degli SKU.
Questo approccio è meno intensivo della costruzione da zero e consente comunque di controllare il sistema di provisioning del software.
Tuttavia, l'integrazione nel CRM richiede comunque un notevole sforzo di sviluppo. Come nel caso del sistema autocostruito, è necessario provvedere alla manutenzione della tecnologia, che richiede risorse continue. Con la crescita della suite di prodotti, è improbabile che questo sistema riesca a scalare in modo efficace.
Approccio 3: Acquistare una soluzione dedicata che includa il provisioning automatico del software da parte di un fornitore terzo.
Questa è la scelta di una grande azienda che desiderava entrare sul mercato con una soluzione SaaS in nuove regioni. L'azienda aveva diversi problemi da affrontare:
- Voleva una soluzione di provisioning in grado di mappare insieme diversi sistemi e flussi di lavoro.
- Vendendo principalmente attraverso distributori, avevano bisogno di un sistema che supportasse la vendita e il monitoraggio attraverso i canali distributivi.
- I dirigenti dell'azienda volevano consentire a distributori e partner di acquistare il software ovunque e su qualsiasi dispositivo.
- L'azienda aveva bisogno di un'unica fonte di informazioni sull'utilizzo da parte dei clienti.
- Serviva un modo migliore per gestire l'afflusso di nuovi SKU associati alle vendite delle nuove regioni.
Questa opzione consente di scegliere un partner esperto per ottenere il risultato giusto al primo tentativo affidandosi a una piattaforma collaudata che amplierà le capacità di accesso al mercato. Un fornitore terzo può inoltre aiutare a facilitare l'implementazione. Si ottiene così una soluzione personalizzata, di eccellenza, basata su cloud, mentre qualcun altro gestisce la manutenzione e guida l'innovazione.
È vero, ci sono sempre delle difficoltà quando si fondono le nuove tecnologie con gli ambienti IT esistenti. Sono comunque necessari alcuni sviluppatori, perché l'applicazione deve riconoscere i trigger/le notifiche e prendere istruzioni in base all'ordine, anche se questo richiede uno sforzo minimo. In definitiva, questo approccio è il più semplice delle tre opzioni e richiede un numero significativamente inferiore di risorse.
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Se la tua azienda SaaS cerca di risolvere le sfide operative associate alla crescita, il provisioning del software controllato e automatizzato da un sistema di gestione dei diritti potrebbe fare al caso tuo.
La gestione dei diritti consente di automatizzare completamente il processo di prova/ordine di fornitura, di ridurre gli errori e di scalare rapidamente. Non è più necessario controllare e ricontrollare manualmente le SKU.
Allo stesso tempo, le soluzioni di Entitlement management integrano il provisioning del software con i motori di workflow esistenti, in modo da avere un'unica fonte per il monitoraggio degli eventi del ciclo di vita del software.
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