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Gestione di licenze software

Qualunque software, basato sul cloud o installato su un desktop, si basa su una licenza che ne controlla l’utilizzo o la ridistribuzione. Tenere sotto controllo tutte queste licenze tramite monitoraggio degli utenti, aggiornamento delle tariffe e valutazione della loro pertinenza può essere molto arduo e richiedere molto tempo. Ed è qui che entra in gioco la gestione di licenze software (SLM - Software Licence Management).

In sostanza, la gestione di licenze software è una strategia che permette a imprese e aziende di monitorare e mantenere le proprie licenze. Per aziende o enti piccoli, questo compito potrebbe non essere particolarmente difficile, ma per imprese più grandi il controllo, la documentazione e il monitoraggio delle proprie risorse può diventare molto complicato.  Aumenta subito la tua efficienza operativa, migliora la soddisfazione dei clienti, ottieni informazioni aziendali e cogli nuove opportunità di guadagno grazie ai nostri prodotti.

  • Vantaggi
  • Best practices
  • Soluzioni

Vantaggi della gestione di licenze software

Sapere come gestire licenze software apporta numerosi vantaggi. La SLM può essere utilizzata nel quadro di una strategia per garantire il rispetto degli obblighi di compliance per le licenze software. Ciò garantisce che l’azienda sia conforme a ogni contratto di licenza per l’utente finale (EULA - End-User License Agreement).

Disporre di un sistema completo di gestione di licenze software rappresenta la prima linea di difesa per proteggere un’azienda e la sua reputazione. Questo perché una società rischia multe o azioni legali se anche un solo dispositivo dovesse eseguire un software senza licenza.

Una SLM efficace rappresenta inoltre uno strumento prezioso per ridurre costi e risorse dispendiose. Molte aziende non sono a conoscenza di quali software o programmi hanno acquistato, dove sono installati o persino se vengono utilizzati. Implementando un approccio globale alla gestione di licenze software, le aziende potranno detenere dati aggiornati e accurati sulle proprie risorse software. Un approccio di questo tipo impedisce sprechi e permette di destinare le risorse dove è necessario.

Inoltre, utilizzare un sistema di controllo adatto di licenze software, sia che si tratti di un servizio di software licensing o di uno strumento di gestione di licenze software, permette l’affidamento a terzi o l’automatizzazione della maggior parte delle minuzie quotidiane legate alla gestione delle licenze delle applicazioni. In più, avvalersi di un sistema di gestione di licenze software elimina gli errori umani e permette report e monitoraggi migliori rispetto a un sistema basato, ad esempio, su fogli di calcolo.

Le 5 principali best practice per un sistema di gestione di licenze software

Senza un sistema efficace di licenze software è difficile tenere tutto sotto controllo. Alcune aziende potrebbero persino scoprire di non essere conformi ad alcune licenze o di possedere software obsoleti o inutili per cui continuano a pagare. Implementando le seguenti best practice per la gestione di licenze software, controllarle diventa molto più semplice.

  • Inizia raccogliendo tutte le licenze della tua azienda. Se non sai quali sono in uso, non è possibile tenere tutto sotto controllo. Includi le applicazioni desktop e gli abbonamenti cloud. Se non l’hai già fatto, questa attività può richiedere molto tempo e impegno, ma deve essere svolta soltanto una volta. Dopo aver implementato un sistema, sarà più semplice mantenerlo e tenerlo aggiornato, affidandolo persino a terzi senza dover ricominciare dall'inizio.
  • Dopo aver registrato con cura tutte le informazioni, inizia a controllare la conformità aziendale relativa a ciascuna licenza e assicurati di utilizzare esclusivamente software eseguibili in modo legale. Puoi farlo trovando e abbinando i documenti delle licenze, ad esempio prove di acquisto, contratti di manutenzione e informazioni relativi a eventuali rinnovi. Archivia questa documentazione insieme alle informazioni sulle licenze utilizzando uno strumento di gestione di licenze software o un sistema software di gestione delle risorse. Questo passaggio è importante non solo per le best practice relative alla gestione di licenze software, ma anche nel caso in cui l’impresa venga sottoposta ad audit di controllo.
  • La gestione di licenze software non è un’attività da svolgere una tantum, ma un'operazione continua che bisogna mantenere nel tempo. Ad esempio, occorre regolarmente aggiornare le licenze, rimuovere software non necessari o obsoleti e altro ancora. Per assicurarti che non manchi niente e che tutto venga preso in considerazione, crea un sistema che garantisca un controllo completo sulla difficile gestione di licenze software. Può essere fatto in maniera semplice, ad esempio impostando dei promemoria su un calendario oppure stabilendo ruoli e processi all’interno dell’azienda per garantire che tutto rimanga aggiornato.
  • Un’altra best practice essenziale in ambito di gestione di licenze software è chi utilizza ciascuna risorsa e licenza e in che modo. Questo può essere utile per mantenere i costi sotto controllo, poiché molte aziende sprecano denaro per licenze di cui non hanno bisogno o che non utilizzano. Questo monitoraggio può essere eseguito (anche se non è la soluzione ottimale) utilizzando un semplice foglio di calcolo, ma un’azienda più grande con un maggiore volume di licenze troverà sicuramente più utile un software IT di gestione delle risorse o un sistema di gestione di licenze software. Utilizzare un sistema di questo tipo ti permetterà di disinstallare software non utilizzati o di trasferirli ad altri utenti per impedire acquisti doppi. Consentirà inoltre la redazione di proiezioni migliori per la definizione di budget destinati ai software.
  • L’ultimo passo sarà creare un processo chiaro per i dipendenti autorizzati ad acquistare o a installare software. In questo modo, ridurrai la possibilità che gli utenti mettano a rischio la tua azienda scaricando o utilizzando software in maniera impropria e metterai fine al flusso di acquisti di software non autorizzati. I dipendenti dovrebbero conoscere il processo di acquisto o aggiornamento del proprio software e sapere quale reparto è incaricato della manutenzione, dell’esecuzione o della gestione di strumenti di compliance delle licenze software.

Soluzioni per la gestione di software Sentinel

Offriamo una gamma di prodotti per una gestione ottimale di licenze software, tra cui Sentinel EMS e Sentinel RMS.

Sentinel EMS è un sistema basato sul web di licensing e gestione delle autorizzazioni che consente agli sviluppatori di software e produttori di dispositivi di semplificare le proprie operazioni. La piattaforma include interfacce per la generazione, l’attivazione, il monitoraggio e la creazione di rapporti su licenze, integrazione back office e portali self-service per i clienti. 

Sentinel RMS permette ai fornitori di software e tecnologie di controllare e visualizzare come vengono utilizzate le loro applicazioni. RMS offre un’implementazione di licenze on-premises di qualità aziendale insieme ai vantaggi derivati dal cloud. 

Grazie agli strumenti adatti, ogni fase della gestione di licenze software può essere facilmente automatizzata in maniera trasparente e intuitiva per l’utente finale. L’adozione di un sistema SLM permette alle aziende di automatizzare laboriose attività manuali, eliminare gli errori umani e garantire la conformità con i contratti di licenza per l’utente finale.

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