Tutto sulla gestione delle licenze software

Cos'è la gestione delle licenze software?

La gestione di licenze software è il processo di monitoraggio e documentazione di un software utilizzato all’interno di un’azienda. Questo processo di licenza consente ai fornitori di software di monitorare, valutare e garantire il modo in cui il software viene gestito e aumentare le entrate facendo sì che gli utenti utilizzino le licenze in modo appropriato e secondo i termini delineati. La gestione delle licenze software fa spesso parte di una strategia SAM (Software Asset Management - Gestione delle risorse software) più ampia.

Sul mercato esistono attualmente moltissime opzioni di licenza. La tua strategia di gestione delle licenze software dipenderà soprattutto dal tipo di licenze utilizzate. Dalle chiavi hardware alle licenze software, cloud e ibride, ogni tipologia richiede una propria analisi e un proprio sistema.

Qualunque software, a prescindere dal tipo, si basa su una licenza. La licenza stabilisce cosa si può e non si può fare con il software, in quali condizioni può essere utilizzato, chi può utilizzarlo, quanto a lungo e altro ancora. Il rispetto delle condizioni delle licenze è essenziale. Monitorare l’utilizzo delle licenze a seconda dell’utente o del servizio, gestire le spese di registrazione, rispettare i termini di licenza e soprattutto determinare la pertinenza di ogni licenza è fondamentale per rimanere efficienti e non sprecare i fondi aziendali.

Al fine di monitorare e comprendere con precisione l’uso delle licenze software, le aziende si affidano a soluzioni di gestione. Il processo di licenza è importante sia per gli sviluppatori e rivenditori del software che per le aziende che lo utilizzano.

La storia della gestione delle licenze software

La gestione di licenze risale agli anni '80, quando le licenze floating diventarono popolari. Originariamente, le aziende acquistavano licenze che potevano essere utilizzate su un solo computer. La cosa risultava frustrante e spesso poco pratica, in quanto le aziende non erano interessate ad acquistare (costosissime) licenze multiple. I sistemi di gestione commerciale hanno permesso ai clienti di poter utilizzare licenze su più macchine (e ai venditori di monitorare l’utilizzo delle licenze, anche se non facilmente come oggi!)

Negli anni '90 svariate aziende entrarono nel mercato delle soluzioni di gestione delle licenze software, incentrato soprattutto su dongle hardware. In questo periodo i fornitori indipendenti di software iniziarono a utilizzare e a capire l’importanza della gestione delle licenze software. In quel decennio, la gestione delle licenze diventò sempre più complessa e sofisticata, consentendo alle società di adeguarsi e perfezionarsi secondo le necessità e il tipo di prodotto.

Oggi sono disponibili un’ampia varietà di tipi di licenza, che consentono alle aziende di aumentare il fatturato e la soddisfazione dei clienti accrescendo l’efficienza operativa e acquisendo informazioni commerciali strategiche. I dongle hardware stanno perdendo rilevanza mentre il cloud è ormai lo standard nel settore tecnologico e software. Questo è parte del motivo per cui un processo di gestione delle licenze software è fondamentale per le imprese.

Oggi i fornitori e gli utenti di software sanno che le soluzioni di gestione delle licenze software favoriscono le imprese e contribuiscono al successo.

Vantaggi della gestione delle licenze software

Ciascun produttore di software, che si tratti di una start-up o di una grande impresa, deve adottare un sistema di gestione di licenze software per garantire che il prodotto venga utilizzato nelle modalità e nei luoghi stabiliti. Gli utenti del software devono adottare pratiche di gestione delle licenze per massimizzare l’uso del software e garantire la conformità ai termini e alle condizioni.

I benefici sono vasti ma le conseguenze disastrose in caso di mancata implementazione di un sistema di gestione delle licenze software adatto.

Riduci i costi, aumenta i profitti

La maggior parte delle aziende utilizza una vasta gamma di software e licenze ogni giorno. Ma sai davvero cosa viene usato, quando, perché e da chi? Un sistema di gestione delle licenze permette alle aziende di avere una comprensione e una visione chiara delle licenze e dei diritti d’uso che possiedono e del modo in cui vengono utilizzati all’interno dell’impresa.

Grazie a un software di gestione delle licenze software, le imprese sono in grado di capire dove vengono sprecate le risorse prima di spendere denaro aziendale. Potrebbero scoprire che alcune licenze vengono utilizzate impropriamente, dalle persone sbagliate o non affatto, o che vengono sfruttate solo alcune funzionalità. Gli strumenti di gestione delle licenze software consentono la riassegnazione, se necessario, ad altri membri del team, o la rivalutazione di alcune sezioni di un accordo di licenza, riducendo in tal modo i costi e, in ultima analisi, aumentando i profitti.

Conformità per il software

La gestione delle licenze software aiuta le aziende a rispettare gli accordi di licenza. Con la proliferazione di software nelle grandi aziende, è fondamentale assicurarsi che tutti gli utenti utilizzino le soluzioni come previsto e consentito dal fornitore. Nel caso di un audit software, queste informazioni possono proteggere le aziende da problemi legati alla non conformità come multe e minacce.

Conseguenze di una gestione impropria delle licenze

Una gestione impropria delle licenze può avere effetti negativi su un’azienda. Oltre alla perdita di denaro e risorse a causa della gestione impropria delle licenze software, il rischio maggiore è rappresentato dall’infrazione dei contratti di licenza.

Ogni licenza software viene fornita con un contratto di licenza per l’utente finale (EULA - End-User License Agreement). Se una società è sottoposta a un audit software, l’uso improprio può esporla a multe potenziali del valore di migliaia o milioni di dollari.

Questo è il motivo principale per cui gli strumenti di gestione delle licenze software sono essenziali per le aziende di qualunque dimensione. Effettuando regolarmente audit interni, qualsiasi uso improprio del software può essere rilevato in tempo e corretto.

Best practice della gestione delle licenze software

Abbiamo raccolto alcune best practice per la gestione delle licenze che ti aiuteranno a sfruttarle al massimo.

• Metti in ordine le tue licenze. Per implementare il tuo sistema di gestione delle licenze occorre iniziare dall’organizzazione dei programmi software in uso e delle relative informazioni di licenza. Conviene archiviare queste informazioni in una posizione centrale e accessibile in modo da sapere esattamente cosa già possiedi e puoi assegnare ai dipendenti. Includi quante più informazioni possibile, ad esempio prezzi, date di scadenza, contratti, ecc. Non dimenticare di includere anche il software cloud. In questo modo potrai iniziare a usare il tuo software sapendo che tutto è in ordine.
• Controllo di conformità. Una volta che hai capito quali programmi e licenze possiedi o credi di possedere, è arrivato il momento di assicurare la conformità con ciascuno. Come già discusso, questo è fondamentale per evitare multe e potenzialmente rovinare la tua reputazione. Contratti, accordi di licenza, ricevute d’acquisto, ecc. dovrebbero essere archiviati in uno strumento centrale di gestione delle licenze software per una facile consultazione.
• Tieniti sempre al passo. È fondamentale tenere costantemente traccia delle licenze software poiché la tecnologia evolve e i sistemi possono sempre essere migliorati. Monitorando continuamente la spesa, l’uso delle licenze, le esigenze future, ecc. con il tuo strumento di gestione delle licenze software sarai in grado di ottimizzare la spesa e ridurre al minimo gli sprechi.
• Crea un sistema per i rinnovi. Non vuoi trovarti in una situazione in cui una licenza scade e dimentichi di rinnovarla. Una best practice essenziale della gestione delle licenze software aziendali è programmare rinnovi, manutenzione, approvazioni e altre attività legate alle tue esigenze di licenza. Di certo non ricorderai tutte queste incombenze importanti senza aiuto.

Soluzioni di gestione delle licenze software

Le soluzioni di gestione delle licenze software sono il modo migliore per monitorare e ottimizzare l’utilizzo dei software per qualunque azienda, start-up o impresa globale. Per implementare questo processo in modo efficiente e corretto, è fondamentale disporre del software più adatto.

Sentinel RMS permette ai fornitori di software e tecnologia di controllare e visualizzare come vengono utilizzate le loro applicazioni. RMS offre un’implementazione di licenze software on-premises di qualità aziendale, insieme a vantaggi derivati dal cloud.

Grazie agli strumenti adatti, ogni fase della gestione delle licenze software può essere facilmente automatizzata in maniera trasparente e intuitiva per l’utente finale. L’adozione di un sistema SLM permette alle aziende di automatizzare laboriose attività manuali, eliminare gli errori umani e garantire la conformità con i contratti di licenza per l’utente finale.