Conformità delle licenze software:
Una guida sia per i fornitori di software che per gli utenti

Con “conformità delle licenze software” ci si riferisce all’utilizzo legale del software. Si tratta di qualcosa per cui sia i fornitori di software che i consumatori di software aziendali devono assumersi delle responsabilità. Altrimenti, entrambi ne pagheranno le conseguenze. Fortunatamente, una pianificazione a lungo termine e alcuni strumenti forti possono aiutare a evitare esborsi extra sia per le aziende di software che per i loro clienti. 

Cos'è la conformità di licenze software?

Con la conformità delle licenze software si garantisce che l’azienda utilizzi solo il software che è autorizzata a usare. La parte più importante di questo processo è il confronto delle modalità di utilizzo di un software da parte di un’organizzazione con le licenze software che ha acquistato. Ciò comporta il monitoraggio delle installazioni e dell’utilizzo, il mantenimento meticoloso di registri e la comprensione dei termini delle licenze software.

Per le aziende di software, massimizzare la conformità delle licenze significa tenere d’occhio i clienti. Questo può essere fatto attraverso audit dei clienti e la revisione dei propri dati. Ma il lavoro non deve ricadere tutto sul fornitore. Grazie a strutture di licenza ponderate e linee di comunicazione aperte, è possibile aiutare i clienti a mantenere la conformità senza dover ricorrere a minacce o ispezioni.

Perché le licenze software e la gestione delle risorse sono fondamentali per la tua attività

Se il tuo obiettivo è la conformità delle licenze software, è necessario gestire le risorse in modo continuativo per raggiungerlo. Le aziende che trascurano la gestione della conformità del software finiscono spesso per pagare un prezzo elevato sia in termini di profitto che di occasioni perse.

Il costo per le aziende di software

Innanzitutto, le licenze proteggono le aziende che producono soluzioni software. Soprattutto per quanto riguarda il software aziendale, la maggior parte della pirateria non consiste in furti premeditati. In molti casi, è semplicemente una questione di confusione o pigrizia. Gli utenti di software non autorizzati sono solo potenziali clienti ignorati.

Questi clienti non sfruttati possono costare più delle semplici opportunità perse di monetizzazione software. Forse stai fornendo un servizio per utenti che non pagano o l’immagine del tuo marchio è stata colpita a causa di problemi relativi al software che non sono colpa tua. Far rispettare la conformità delle licenze software non solo protegge le tue entrate, ma anche la tua reputazione e l’integrità della tua proprietà intellettuale.

Il costo per gli utenti

La gestione e la conformità delle risorse software sono altrettanto importanti per i consumatori di software come per i fornitori. Senza una forte strategia di conformità del software, i reparti informatici e i CIO spesso non sanno nemmeno quali software vengono utilizzati all’interno delle loro organizzazioni. Quando i fornitori di software iniziano a far rispettare la conformità in modo più rigoroso, le aziende che non sono preparate possono dover pagare multe salate per software non autorizzato.

Tuttavia, il processo di conformità delle licenze software porta anche ad alcuni benefici collaterali. Mettere a confronto il software che si sta utilizzando con quello che si sta pagando può rivelare una serie di inefficienze. Potresti scoprire che stai pagando per più licenze di quante te ne servano o che un tariffario diverso sarebbe più conveniente. L’introduzione di registri e controlli interni efficaci è il modo migliore per massimizzare il budget del software evitando multe per mancanza di conformità.

Padroneggiare la conformità del software: Tipologie di licenze

Prima ancora di parlare dei listini prezzi, esistono 4 tipi di licenze software disponibili gratuitamente o come open source. Questi permettono a chiunque di accedere e, in misure diverse, riutilizzare il codice del software. 
1.    Software di pubblico dominio: è disponibile gratuitamente per chiunque voglia usarlo, per qualsiasi scopo. Può essere studiato, modificato e riadattato gratuitamente.
2.    Software con licenza permissiva: questo software è aperto al pubblico e presenta alcune restrizioni sul modo in cui può essere utilizzato o alcuni regolamenti concepiti per mantenere copyright e marchi registrati. 
3.    Software con copyleft: nota anche come licenza restrittiva, questa tipologia di licenza definisce il modo in cui il software può essere utilizzato in applicazioni nuove. Nello specifico, tutto il software che contiene il codice dal software con copyleft deve essere distribuito sotto condizioni simili. Ad esempio, se il software originale non è utilizzato a fini commerciali, ciò varrà anche per il software che lo utilizza. 
4.    Software con licenza LGPL (GNU Lesser General Public License): questa licenza permette l’utilizzo libero del codice sorgente, ma il software deve dichiarare che quest’ultimo è stato modificato, che il software è coperto da questo tipo di licenza e che qualsiasi software che utilizza il nuovo codice deve utilizzare anch’esso la licenza LGPL. 

Tutte le licenze a pagamento appartengono a una quinta categoria: il software proprietario. Il software proprietario è protetto da proprietà intellettuale e non può essere ridistribuito, modificato o riutilizzato senza autorizzazione.

Le tipologie di licenze per il software proprietario sono infinite. Ogni sviluppatore di software può personalizzare il proprio modello di prezzo e definire le esatte modalità di utilizzo da parte di dipendenti o clienti. Tuttavia, le licenze proprietarie possono essere suddivise in alcuni modelli di prezzo comuni. Ecco alcuni termini che aiutano a definire le licenze software:

• Licenza in abbonamento: una licenza temporanea che deve essere rinnovata a scadenze prestabilite, opposta alle licenze perpetue con costi una tantum
• Licenza flottante / di rete: consegna a un grande gruppo di utenti un numero limitato di licenze da condividere
• Licenza singola o postazione di lavoro: limita la licenza a un computer definito, a prescindere da chi la stia utilizzando
• Licenza nominativa vs licenza floating: le licenze nominative consentono l’accesso solo a utenti specifici a prescindere da chi altro stia usando il software, mentre le licenze floating permettono un numero limitato di utenti in contemporanea all’interno di un organizzazione, a prescindere da chi siano
• Utilizzo conteggiato / pay-as-you-go: costi di licenza basati sul consumo, il software registra automaticamente il numero o il tempo di utilizzo
• Licenza basata sulla funzionalità: una licenza software che limita il numero di funzionalità utilizzate o il numero di volte in cui è possibile usarle

In che modo le aziende di software possono incoraggiare la conformità

Minimizzare l’uso non autorizzato del tuo software non è possibile esclusivamente tramite audit e applicazioni. Creando la giusta infrastruttura, puoi facilitare la conformità per i tuoi clienti e semplificare il tuo lavoro. 

Pacchetti di prezzo

Offri diversi pacchetti di prezzo e modelli di licensing per soddisfare le svariate esigenze dei clienti. Creare pacchetti che si rivolgono a diverse aziende di varie dimensioni in diversi settori farà sì che le imprese non siano costrette a pagare per licenze o funzionalità che non utilizzano e ciò le incoraggerebbe a pagare per quelle che invece desiderano. 

Comunicazione

Assicurati che i clienti sappiano quando i loro abbonamenti devono essere rinnovati e tienili aggiornati sulle nuove funzionalità o modifiche dei termini di licenza. Dovrebbero anche avere un modo facile di contattarti. Se i tuoi clienti possono dirti di cosa hanno bisogno, sarai in grado di trovare il modello di licenza più adatto a loro. 

Dati dei clienti

Puoi avere molte informazioni su come i clienti utilizzano il tuo software anche senza comunicare direttamente con loro. Monitora la crescita aziendale, i cambiamenti nei flussi di lavoro e i periodi di rinnovamento del software. Queste sono tutte opportunità per offrire nuovi pacchetti di prezzo che incoraggiano la conformità delle licenze software e, magari, anche per fare up selling e cross selling. 

Software di conformità per le licenze

Avere il giusto software di gestione delle licenze è fondamentale per tutti i passaggi di cui abbiamo discusso. Il software di gestione della conformità è stato concepito per garantire che soltanto gli utenti con licenza possano utilizzare il software. Gli strumenti come le soluzioni di gestione delle licenze Sentinel consentono un’ampia varietà di modelli aziendali e facilitano il passaggio e la scalabilità, se necessario. 

Audit di conformità delle licenze

Che sia parte di un audit di routine o in risposta a una segnalazione, la maggior parte dei principali produttori di software controlla regolarmente i propri clienti. Per la stragrande maggioranza delle aziende, questi audit sono condotti da consulenti esterni anche se alcuni rari fornitori gestiscono i propri reparti di audit internamente. Qualunque sia la tua modalità preferita, un audit software è ancora una delle armi più efficaci nel tuo arsenale di conformità.  

In che modo gli utenti di un software possono facilitare la conformità delle licenze

Costruire delle solide basi fin dall’inizio è la chiave per raggiungere la conformità delle licenze software nel lungo periodo.

Comprendere i termini di licenza

Rivedi tutti gli accordi di licenza software in dettaglio e continua a rivederli a ogni rinnovo. Nella maggior parte dei casi, solo il reparto IT e il CIO hanno bisogno di conoscere i termini, ma un avvocato può aiutare a garantire la chiarezza dell’accordo e a volte può essere utile mantenere informati gli utenti. 

Definisci e implementa i criteri

La conformità non è qualcosa che si può improvvisare. Crea protocolli chiari per scegliere, acquistare, installare e tenere traccia del software e assicurati che tutti i dipendenti interessati li conoscano. Per le aziende molto piccole potrebbe bastare un foglio di calcolo e registri manuali ma, nella maggior parte dei casi, è meglio puntare su un software apposito. 

Software di gestione della conformità

Esistono avvocati specializzati nella negoziazione di accordi di licenza per software. Se stai usando software su larga scala, possono aiutarti a ottenere un contratto conveniente e facile da rispettare. Nella maggior parte dei casi, però, ti rivolgerai invece al software di gestione della conformità, 

che tiene traccia di tutte le informazioni che potrebbero influenzare la tua conformità per quanto riguarda le licenze. I prezzi dei software di conformità variano in base alla qualità e alle funzionalità. Oltre a snellire la tenuta dei registri, possono notificare le date di scadenza, monitorare l’utilizzo per il software conteggiato e tenere traccia di diverse versioni dello stesso software. Soprattutto, possono aiutare a condurre audit interni. Utilizzando un software di gestione della conformità stai automatizzando il più possibile il processo di messa in conformità, risparmiando tempo e denaro in futuro. 

Audit interni di conformità delle licenze software

Il modo migliore per evitare un audit del fornitore di software, o almeno per passarlo indenne, è di effettuare regolarmente controlli interni. La maggior parte dei principali software di gestione delle risorse e di conformità delle licenze può farlo al posto tuo e i fornitori di servizi esterni possono assistere. In alcuni casi, consegnare ai fornitori di software il rapporto del tuo audit può essere sufficiente per impedire controlli da parte loro. Anche se così non fosse, avrai tutto in ordine e l’audit esterno non rileverà alcun problema. 

Che tu sia un produttore di software o un consumatore, garantire la conformità delle licenze è una parte fondamentale e integrante della gestione di un’impresa. Creare l’infrastruttura giusta e sfruttare tutti gli strumenti disponibili garantirà una conformità senza intoppi e con il minimo sforzo. Visita Sentinel per saperne di più su come semplificare la conformità delle licenze software oggi stesso.