Guida del 2022 alla gestione dei diritti d’uso

Negli ultimi anni il mondo ha smesso di pensare al software come a un prodotto e si è spostato verso il concetto di SaaS (Software as-a-Service). Pensiamo al nostro patrimonio digitale non come a qualcosa che possediamo o acquistiamo, ma qualcosa a cui abbiamo accesso.

Uno degli elementi chiave di questo concetto è il diritto d’uso, ovvero l’accordo che definisce le limitazioni e i diritti di accesso al software.

Cos’è un diritto d’uso?

Quando si cerca di capire come monitorare le risorse in questo nuovo clima, la prima domanda da rivolgersi è: cos’è un diritto d’uso nella gestione delle risorse del software? Nei settori tecnologici e, in particolare, nella tecnologia del software, un diritto d’uso è costituito dai diritti e dall’accesso specifici di un utente a prodotti, software o applicazioni. Un altro termine, più familiare, è accordo di licenza software.

Cos’è un sistema di gestione dei diritti d’uso?

Se è vero che quello dei diritti d’uso è un concetto semplice, si tratta anche di una parte complessa e vitale dell’organizzazione del mondo digitale. Stiamo parlando dei diritti di proprietà dell’universo virtuale. In quanto azienda, vuoi sapere chi ha accesso ai tuoi dati, al tuo software e alle tue applicazioni: la tua proprietà. Se possedessi un edificio, avresti bisogno di un responsabile che organizzi chi, come e quando ha diritto all’uso e all’accesso. Per il software, quel responsabile è un sistema di gestione dei diritti d’uso delle licenze.

Quindi, cos’è un sistema dei diritti d’uso? La gestione dei diritti d’uso delle licenze del software è una tecnologia che rintraccia, amministra, concede e revoca i diritti di accesso, noti anche come accordi di licenza, diritti di accesso o privilegi, da un’unica interfaccia centralizzata. Semplifica i criteri IT in ambito di diritti d’uso, gestione dei rinnovi delle licenze, flussi di lavoro e accesso ai dati per svariate piattaforme, applicazioni e dispositivi.

In che modo un sistema di gestione dei diritti d’uso delle licenze del software può essermi utile?

Nel mondo odierno, in cui il COVID-19 ha spinto molte aziende e organizzazioni a introdurre lo smartworking, il cloud computing e il SaaS (Software as-a-Service) sono diventati più importanti che mai. Non è sempre una cosa positiva. Le operazioni non sono centralizzate in un luogo fisico ed è possibile accedere a software, applicazioni e dati da diverse piattaforme, sistemi, dispositivi e reti. Questo può ridurre l’efficienza, portare a problemi di sicurezza dei dati e rendere difficile ottimizzare la monetizzazione. È possibile superare queste problematiche, tuttavia, centralizzando e facilitando l’accesso ai diritti d’uso e scegliendo il sistema della loro gestione più adatto alle tue esigenze.

Prima di chiederti cos’è un sistema di gestione dei diritti d’uso devi comprendere alcuni principi di base. La definizione della gestione dei diritti d’uso si basa sul principio dell’accesso minimo. Ciò significa che solo gli utenti autorizzati hanno accesso a software, risorse, dati o applicazioni.  Tuttavia, questi limiti rigorosi non inibiscono l’efficienza. Al contrario, grazie ai pacchetti di accesso ai diritti d’uso è possibile semplificare il processo di autorizzazione. Quello che hai è il potere di definire gli utenti autorizzati e a cosa hanno accesso, con la possibilità di effettuare dei raggruppamenti in base a identità, ruolo, gruppo o progetto. Automatizzando parti dei processi di funzionamento del software come i cicli di vita delle identità, gli aggiornamenti e le notifiche, è possibile semplificare i criteri IT con il minimo sforzo.

Il tuo sistema di gestione dei diritti d’uso delle licenze del software supporta anche il processo di monetizzazione. Ti permette di monitorare quale software le persone stanno usando e su quali dispositivi. Con tali informazioni, è possibile centralizzare e semplificare la gestione della conformità, creare strategie più avanzate di aumento della clientela e distribuire una più ampia varietà di modelli di monetizzazione.

Come funziona? Esempi di gestione dei diritti d’uso

Supponiamo che debba sviluppare un sistema di gestione dei diritti d’uso per una società con una forza lavoro di 100 dipendenti, tutti operanti da remoto con un sistema SaaS. Utilizzando un’interfaccia centrale è possibile creare svariati pacchetti di licenze e accesso per i dipendenti con esigenze diverse in base alla posizione o al ruolo nell’azienda. All’interno di questo sistema è facile gestire i cicli di vita, apportare modifiche al software in linea con l'evoluzione del mercato e impostare analisi di utilizzo automatizzate. Puoi utilizzare i dati per monitorare la messa in conformità, accelerare la crescita e gestire i rinnovi.

In questo modo tutti, amministratori e non, possono concedere e revocare gli accessi in base a ruoli, identità o progetti mantenendo la sicurezza dei dati. Inoltre, l’azienda può facilmente collaborare con utenti esterni all’organizzazione perché la gestione dei diritti d’uso delle licenze software rende possibile per gli utenti esterni richiedere l'accesso alle risorse con licenza per un determinato periodo di tempo. Una volta terminato il ciclo di vita dell'accesso, quegli utenti tornano a essere esterni. Allo stesso modo, i dipendenti possono muoversi facilmente ed efficientemente all’interno dell’organizzazione secondo necessità. Possono essere aggiunti a gruppi o ruoli per un determinato ciclo di vita e ottenere l'accesso a software o applicazioni con poco o nessun coinvolgimento del reparto IT. Tutto questo può essere fatto da un’interfaccia centralizzata, indipendentemente dalla posizione fisica e su più dispositivi utente.

In quanto dipendente, un sistema di gestione dei diritti d’uso facilita l’ingresso in un’organizzazione o un ruolo specifico al suo interno. Senza troppi intoppi, ai dipendenti viene fornita un’identità e l’accesso ai software con licenza, alle applicazioni e ai dati di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro in maniera efficiente.

Ad esempio, supponiamo che uno sviluppatore all’interno dell’azienda stia lavorando a un progetto con il reparto di ricerca e sviluppo. Può unirsi al team Ricerca e Sviluppo e ricevere diritti al software aggiuntivi richiedendo semplicemente accesso all’amministratore. Ora è in grado di utilizzare tutti gli strumenti e tutte le applicazioni di cui ha bisogno per lavorare al progetto, anche se non è un membro permanente del reparto. Quando ha finito, il reparto IT non deve occuparsi della revoca dei diritti. I cicli di vita sono integrati, e l'accesso ai diritti di licenza viene automaticamente revocato al termine.

Quindi per questa azienda la gestione dei diritti d’uso del software facilita la gestione efficace dell’accesso degli utenti in questo nuovo mondo nomade. È possibile implementare i criteri IT e facilitare il flusso di lavoro da un’unica interfaccia centralizzata, mentre i dati sensibili e i diritti di licenza vengono protetti.

Ciò vale tanto più per un’organizzazione con migliaia di utenti, sia dipendenti che collaboratori esterni.

Best practice in materia di gestione dei diritti d’uso

Ora che comprendi l’importanza di un sistema di gestione dei diritti d’uso puoi iniziare a pensare a come implementarlo.
Determina la portata

La prima cosa da fare quando si istituisce un sistema di gestione dei diritti d’uso è determinare la portata del progetto. Quali sono le esigenze dell’organizzazione? Quanti dipendenti lavorano all’interno dell’organizzazione e in che modo quest’ultima è strutturata? Quale tipologia di pacchetti di accesso e sistemi di accordo di software licensing è più adatta? È possibile organizzare i dipendenti in gruppi più piccoli in base al ruolo, all'identità o ai diritti di accesso? Quali servizi offre l’azienda, e in che modo sarebbe possibile facilitare il processo?

Tira le somme
Per creare il sistema, stila un elenco dei dipendenti della società, includendo i ruoli e le esigenze di licenza. Prendi nota del tipo di dati e dei vari diritti d’uso già protetti dal sistema di gestione pertinente. Con quali tipi di dati l’azienda sta lavorando? Cosa occorre proteggere con i diritti d’uso: i diritti al software? Le directory? Le fatture? In che modo il software di gestione delle licenze può aiutare a proteggere quei dati?

Esamina i diritti di accesso attuali
Verifica gli accessi alle risorse: esamina i vari gruppi e le identità per verificare in che modo l’organizzazione gestisce attualmente gli accessi e i diritti d’uso. Chi ha accesso a cosa e in quale configurazione? Cosa deve cambiare affinché il sistema di gestione dei diritti d’uso funzioni nel modo più efficiente e sicuro possibile?

Definisci il flusso di lavoro e i parametri di licenza
Esiste un numero potenzialmente illimitato di configurazioni di accesso all’interno di un dato sistema di gestione dei diritti d’uso. La chiave per trovare quelle giuste è capire le esigenze dell'azienda. Uno dei vantaggi di un sistema di gestione software è che è possibile determinare il proprio flusso di lavoro e definire diversi pacchetti in base a esso. Com’è strutturata l’azienda e in che modo influisce sul modo in cui le persone lavorano? I dipendenti tendono a rimanere all’interno dei propri reparti o l’azienda è più dinamica? Che tipo di cultura gestionale coltiva l’azienda?

Ad esempio, è possibile creare un sistema di richiesta e approvazione che sia basato sui diritti d’uso, ovvero che ottimizza l'efficienza all’interno di un’organizzazione, o implementare cicli di vita specifici all’interno di vari accordi di licenza, sulla base di ruoli o identità. Tutto questo dipende sia dalle politiche IT interne che dai diritti di licenza disponibili.

Implementazione
Una volta completati i passaggi di cui sopra, sei pronto a implementare un sistema di gestione dei diritti d’uso. Hai gli strumenti per creare con successo un’organizzazione migliore, più efficiente e redditizia.

Una solida gestione dei diritti d’uso è la chiave per facilitare le operazioni IT

Un sistema efficace di gestione dei diritti software è fondamentale per tutte le organizzazioni, grandi o piccole. Rende meno scoraggiante la navigazione del mondo del SaaS, sia dal punto di vista della sicurezza dei dati che di quello organizzativo, e razionalizza le politiche IT per un’organizzazione più forte, sana e finanziariamente solida.

Per ulteriori informazioni sulla gestione dei diritti d’uso del software e su come possiamo aiutarti a gestire il tuo utilizzo del software, dai un’occhiata al sistema Sentinel di gestione dei diritti d’uso di Thales.