Darim Rahmatallah
Responsabile di prodotto senior
Che cos'è la gestione dei diritti d'uso?
La gestione dei diritti d'uso è il meccanismo che assicura che i clienti ricevano esattamente ciò che hanno acquistato, sia che si tratti di funzionalità specifiche, di livelli di servizio o di limiti di consumo. Si ottiene definendo e applicando regole chiare che stabiliscono chi può accedere a cosa, quanto può usarlo e in quale contesto, come una determinata posizione geografica o un dispositivo specifico.
I sistemi di gestione dei diritti d'uso (EMS), come la piattaforma Sentinel di Thales, costituiscono la spina dorsale di questo processo di controllo degli accessi. Automatizzano l'assegnazione e la gestione dei permessi di accesso per ogni ordine del cliente. Consentono una maggiore flessibilità nelle strategie di prezzo e di packaging , in quanto è possibile adattare facilmente le configurazioni di accesso in base alle esigenze dei singoli clienti e alle richieste del mercato.
Una piattaforma di gestione dei diritti d'uso ottimizza anche il processo end-to-end di evasione degli ordini, eliminando gli errori umani e riducendo il lavoro manuale. Quando un utente acquista una licenza specifica, l'EMS assicura che riceva esattamente ciò che si aspetta e applica restrizioni di accesso per impedirgli di superare i limiti contrattuali.
Come funzionano i diritti d'uso di un software?
I diritti d'uso funzionano controllando le autorizzazioni per ogni singola parte granulare dell'offerta di prodotti.
Gestiscono l'accesso a chi può utilizzare un prodotto, quali offerte possono utilizzare e in base a quali modelli di licenza, termini di utilizzo o luoghi è regolato l'accesso. In sostanza, il sistema di gestione dei diritti d'uso controlla ogni tipo di accesso che si desidera abilitare e disabilitare nella propria offerta di prodotti.
Il sistema contiene i dettagli su come ogni parte del prodotto deve comportarsi per il cliente.
La gestione dei diritti d'uso colma il divario tra il modo in cui un prodotto viene venduto e il suo comportamento nei confronti del cliente.
Quando un cliente effettua un ordine per un software, i dettagli vengono registrati all'interno dei sistemi aziendali del fornitore, come un CRM o un ERP. L'EMS prende in considerazione ciò che è stato ordinato e lo traduce in diritti di accesso, definendo i permessi del cliente. Considera un codice di gestione dei diritti d'uso come una ricevuta dettagliata dell'ordine. Contiene la mappatura dei prodotti e dei servizi acquistati, insieme ai termini che stabiliscono ciò che il cliente può effettivamente utilizzare o meno.
Il diritto d'uso può contenere una voce singola, ma più spesso contiene voci multiple con diversi tipi di accesso per più prodotti, funzioni e servizi acquistati dal cliente. In questo modo, concede l'accesso a un pool di licenze che il cliente acquirente può distribuire all'interno della propria organizzazione.
Ad esempio, supponiamo che un cliente acquisti 50 licenze del tuo software. Venticinque di queste licenze sbloccano tutte le funzionalità, mentre le altre 25 forniscono funzionalità più limitate. Il sistema di gestione dei diritti d'uso del cliente mostra il livello di accesso per ogni tipo di licenza acquistata. In questo modo il fornitore ottiene un controllo senza precedenti su ciò che vende e allo stesso tempo offre al cliente la flessibilità di distribuzione di cui ha bisogno.
La gestione dei diritti va oltre il semplice controllo degli accessi: sono il pilastro centrale per la monetizzazione.
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In che modo la gestione dei diritti d'uso sblocca la monetizzazione del software?
Secondo IDC, i sistemi di gestione dei diritti d'uso sono un sistema operativo centrale che guida la crescita. Ecco perché
Precisione nel pricing e nel packaging: La gestione dei diritti d'uso permette di creare pacchetti software su misura con diverse funzionalità e livelli di prezzo, consentendo di soddisfare efficacemente le diverse esigenze dei clienti aziendali e di conquistare una maggiore quota di mercato.
Con i sistemi di gestione dei diritti d'uso, è possibile tracciare e gestire con precisione l'accesso alle funzionalità per ciascun utente o cliente. In questo modo è possibile addebitare i costi in base a specifiche metriche di utilizzo, come il numero di progetti gestiti o il numero di funzionalità utilizzate. Ad esempio, un piano di base può fornire l'accesso alle funzionalità principali, mentre un piano premium sblocca funzionalità avanzate di analisi e reporting.
Monetizzazione di aggiornamenti e upgrade: Utilizzando questi sistemi, le aziende possono limitare l'accesso a nuove funzionalità o aggiornamenti solo agli abbonati paganti, creando un forte incentivo per gli utenti a rinnovare o effettuare l'upgrade dei loro abbonamenti. Questa strategia non solo aiuta a generare ulteriori entrate, ma garantisce anche che i clienti siano motivati a rimanere impegnati con il prodotto e a beneficiare delle sue ultime funzionalità. Inoltre, questo approccio può migliorare la soddisfazione dei clienti, fornendo loro un valore continuo e l'accesso costante alle funzionalità più aggiornate.
Aumenta i tassi di rinnovo e di upselling grazie alla comprensione di come i clienti utilizzano il tuo software. I sistemi di gestione dei diritti d'uso raccolgono dati su come gli utenti interagiscono con i prodotti che hanno acquistato. Forniscono una visibilità cristallina su ciò che i clienti hanno acquistato, sui termini del contratto (scadenze) e sulla quantità di licenze in uso. Non dovrai più indovinare quali clienti utilizzano attivamente i tuoi prodotti. In questo modo è possibile tracciare le tendenze di distribuzione dei clienti per identificare dove è possibile fare upselling e cross-selling per massimizzare i ricavi. Inoltre, questa visibilità ti aiuta a identificare i candidati al churn, in modo da migliorare i tassi di rinnovo.
In sintesi, la gestione dei diritti ti fornisce gli strumenti per creare un sistema di monetizzazione più flessibile e facile da usare per il tuo software, aiutandoti in ultima analisi ad acquisire più valore dal tuo prodotto.
L'importanza della gestione dei diritti d'uso in ambienti complessi
I meccanismi di gestione degli accessi e dell'adempimento delle licenze possono variare per ogni prodotto, anche all'interno della stessa organizzazione. Questa sfida è pervasiva nelle grandi aziende, ma può presentarsi anche nelle aziende più piccole che si distribuiscono in ambienti diversi. Ad esempio, a prescindere dalle dimensioni dell'azienda, un fornitore del settore medicale che offre il proprio software sia incorporato nel dispositivo che scaricabile su hardware di terze parti incontrerà complessità nell'accesso e nell'adempimento delle licenze.
L'incoerenza dei processi diventa ancora più evidente se si passa a un modello di business as-a-service, che prevede diversi modelli di distribuzione, licenze e ricavi. Ad esempio, un'azienda che tradizionalmente vendeva licenze software a pagamento una tantum incontrerà delle difficoltà operative quando passerà a un modello basato sull'abbonamento.
La complessità è ulteriormente amplificata se un'azienda è cresciuta attraverso fusioni e acquisizioni.
Quando si verifica una delle condizioni di cui sopra, è praticamente scontato che i diversi prodotti avranno sistemi di registrazione e procedure di adempimento separati. Le lacune sono quasi sempre colmate da processi manuali per gestire l'accesso al software e l'adempimento, e da fogli di calcolo per tenere traccia di chi ha accesso a cosa.
I metodi di lavoro manuali creano un rischio di errori e complicazioni, come la concessione di licenze eccessive o insufficienti, date di scadenza e di rinnovo imprecise e non rispettate, o un adempimento impreciso dei prodotti. Questo ha un impatto negativo sui costi operativi e sull'esperienza dei clienti.
La creazione di un'infrastruttura di diritti d'uso semplifica il modo in cui i clienti fanno affari con te, indipendentemente dalla complessità dei tuoi prodotti. Grazie ai sistemi di gestione dei diritti d'uso, tutte le offerte di prodotti, i tipi di distribuzione e le configurazioni possono essere gestiti con eccezionale precisione, offrendo un controllo completo sull'accesso dei clienti, ottimizzando i processi di evasione degli ordini e creando un registro organizzato dell'utilizzo dei prodotti da parte dei clienti.
La gestione dei titoli di legittimazione semplifica le operazioni aziendali
È probabile che tu non venda più un singolo prodotto software on-premises con licenza perpetua. La trasformazione del cloud e i modelli di ricavi ricorrenti hanno cambiato la gestione aziendale e introdotto vantaggi fiscali. Oggi offri, o aspiri a offrire, molti prodotti con una gamma diversificata di tipi di licenza, modelli di prezzo e metodi di distribuzione.
Una solida strategia aziendale guida la trasformazione, rendendo i prodotti più potenti, più accessibili e più allineati alle aspettative dei clienti. In definitiva, vuoi guidare la crescita e aumentare le entrate.
Ma ciò che sembrava buono nella sessione strategica può trasformarsi in un incubo per le operazioni. I sistemi di gestione dei diritti d'uso consentono la gestione e la distribuzione semplificata di prodotti, funzioni e servizi software, indipendentemente dalla complessità dell'offerta. Il sistema consente di automatizzare il provisioning, l'evasione degli ordini e l'utilizzo autorizzato, garantendo in tal modo operazioni più fluide e una migliore esperienza per i clienti. Il sistema fornisce anche un ciclo di feedback con dati critici sull'utilizzo, rendendo più facile per le aziende essere orientate al cliente. Infatti, secondo IDC, i sistemi di gestione dei diritti d'uso sono un sistema operativo centrale che guida la crescita.
Il sistema di gestione dei diritti d'uso funge da collegamento tra il lato commerciale del tuo ecosistema organizzativo (ricavi, ordini, offerte dei clienti) e il lato dei prodotti (caratteristiche, specifiche di prodotti e offerte). Il sistema dei diritti d'uso si colloca tra questi due lati.
Il sistema di gestione dei diritti d'uso deve integrarsi perfettamente nell'ecosistema. Ma troppo spesso le aziende scoprono che non è così. Nei sistemi rudimentali, i diritti d'uso sono tipicamente allineati ai sistemi aziendali. Questo crea un vuoto tra le funzionalità di gestione dei diritti e i prodotti stessi.
Il lato prodotto deve diventare più consapevole di tutte le opzioni e le funzionalità richieste dai clienti. L'ingegneria di prodotto diventa eccessivamente dipendente dalle regole commerciali.
In alternativa, i tipici sistemi di gestione dei diritti di proprietà sono spesso più fortemente associati ai prodotti in sé. In questo scenario, i sistemi commerciali si trovano costretti a definire manualmente ogni variante di un prodotto, con conseguente proliferazione incontrollata di SKU. Questa pratica, oltre a limitare la flessibilità dell'impacchettamento delle funzionalità, crea un'eccessiva complessità all'interno dei sistemi CRM o IT. Ciò, a sua volta, grava sui team operativi che non hanno la capacità di gestire un numero elevato di pacchetti o voci di linea. Il risultato è che l'azienda potrebbe richiedere l'aiuto di una terza parte per personalizzare il sistema, che diventa così sempre più ingombrante.
Invece, un software di gestione dei diritti d'uso separa tutte queste attività critiche e le centralizza in un'unica piattaforma. La giusta soluzione di gestione dei diritti d'uso è progettata da zero per colmare il divario end-to-end tra i tuoi prodotti, i tuoi sistemi di back-office e i tuoi clienti.
I diritti d'uso di Thales Sentinel sono diversi dai diritti più statici che si possono vedere nei sistemi di fatturazione, CRM e ERP tradizionali come SAP, perché riflettono le modifiche delle autorizzazioni del cliente durante l'intero periodo in cui il cliente ha accesso al prodotto. Negli altri sistemi, i "diritti" sono un registro statico di ciò a cui i clienti possono accedere nell'ambito del loro acquisto. Un tipico "diritto" del cliente potrebbe contenere garanzie, servizi o configurazioni iniziali di abbonamento che non possono cambiare nel tempo. Tuttavia, il modo in cui un'organizzazione o una persona desidera accedere ai propri prodotti cambia costantemente. Pertanto, i sistemi di gestione dei diritti d'uso, come la Sentinel Platform di Thales, che orchestrano l'accesso ai diritti dinamici dei clienti, svolgono un ruolo cruciale nella semplificazione delle operazioni delle moderne aziende di software.
Quattro vantaggi chiave della gestione dei diritti d'uso per la tua azienda
1. Massimizzare il fatturato con strategie di pricing, packaging e licensing flessibili
La gestione dei diritti d'uso è un quadro strutturale essenziale che consente alle aziende di creare modelli di prezzo sfaccettati e confezionare prodotti o servizi personalizzati.
Questo sistema consente alle aziende di raggruppare in modo flessibile ed efficiente i loro prodotti e servizi, in modo che i clienti possano accedere e pagare esclusivamente per i servizi che hanno richiesto. Queste capacità sono fondamentali per modificare i modelli di business, creare nuovi flussi di entrate e stabilire la flessibilità del go-to-market.
Quando le organizzazioni non hanno implementato un sistema di gestione dei diritti d'uso, devono affidarsi ai team di ingegneri per modificare le offerte di software. Questo può essere frustrante e richiedere molto tempo, poiché è necessario comunicare costantemente con i team di ingegneri per mettere a punto i prodotti. Inoltre, questo approccio può limitare l'adattabilità e il vantaggio competitivo delle aziende che mirano a stare al passo con i cambiamenti del mercato, poiché la dipendenza dai team di ingegneri può ostacolare la loro flessibilità e la capacità di rispondere rapidamente.
Con la gestione dei diritti d'uso, hai a disposizione un modo semplice per adattare i modelli di prezzo e il packaging. Questo non solo ti fa risparmiare tempo e risorse, ma ti permette anche di crescere in modo sostenibile rimanendo sempre allineato con le aspettative del tuo pubblico di riferimento.
2. Semplifica i processi di distribuzione e implementazione del software
I fornitori di software spesso incontrano ostacoli nella realizzazione e nell'implementazione dei loro prodotti, soprattutto per le aziende che vendono dispositivi hardware e software, per quelle che stanno passando da modelli di ricavi perpetui a quelli ricorrenti, o per le aziende che offrono diverse opzioni di implementazione (on-premises, cloud e ibrida). L'inserimento manuale è la soluzione ideale in questi casi, ma spesso comporta ritardi ed errori, con conseguente frustrazione dei clienti e perdita di fatturato.
Con un sistema di gestione dei diritti d'uso, il momento in cui un cliente effettua un ordine innesca una serie di flussi di lavoro automatizzati. I sistemi integrati (fatturazione, CRM, gestione delle licenze) lavorano insieme per elaborare rapidamente l'ordine, generare le licenze necessarie, fornire e consegnare il prodotto al cliente.
Questo non solo garantisce la soddisfazione dei clienti, ma ottimizza anche il modello di ricavi ricorrenti. Addio ai processi manuali e benvenuto all'efficienza automatizzata.
3. Applica l'analisi dell'uso per guidare la crescita
Come già detto, il sistema di gestione dei diritti d'uso registra ogni distribuzione, attivazione, cancellazione, trasferimento, aggiornamento o rinnovo di un diritto, consentendo una visibilità end-to-end.
L'integrazione dei dati di utilizzo nel sistema fornisce preziose informazioni sul comportamento degli utenti, consentendo ai team di prodotto di adattare le proprie roadmap in modo da generare una risonanza con la base utenti. Questo approccio basato sui dati può portare a decisioni più efficaci su quali funzionalità lavorare e a maggiori probabilità di successo del prodotto.
Anche i team di vendita e di successo dei clienti possono trarre vantaggio dai dati di utilizzo basati sui diritti. Possono identificare opportunità di upselling e cross-selling e impegnarsi proattivamente con i clienti a rischio per rinnovare il loro impegno. Le aziende che sfruttano questi dati possono migliorare l'esperienza dei clienti e incrementare i ricavi.
4. Migliora la visibilità per i clienti e partner
I dati sui diritti d'uso non sono vantaggiosi solo per te. Garantisce anche una visibilità completa ai tuoi clienti e partner.
I singoli clienti possono facilmente misurare e valutare le proprie attività, il che li aiuta a determinare quote e limiti, evitando sorprese da uso eccessivo.
I team IT aziendali possono beneficiare di una visione globale dell'organizzazione, capire dove e come sono stati distribuiti i prodotti e misurare la quota di diritti rispetto al consumo.
I partner possono monitorare autonomamente clienti e canali di vendita, gestire i livelli di inventario e identificare i prodotti e i pacchetti di maggior successo.
Il tuo software è la chiave ai tuoi ricavi ricorrenti
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Best practice in materia di gestione dei diritti d’uso
Queste sono le best practice di un sistema di gestione dei diritti d'uso:
- Un sistema che tiene traccia dell'intero ciclo di vita del cliente, integrando sia gli eventi commerciali che quelli non commerciali. Prove, abbonamenti, rinnovi, aggiornamenti, cancellazioni, ecc.
- Funzionalità che supportano l'intero spettro dei modelli di business e di licenza. Utilizzo, pay-as-you-go, livelli, licenze concorrenti, ecc.
- Forte capacità di adattarsi all'evoluzione del panorama aziendale. Nuovi prodotti, modelli di business, funzionalità, ecc.
- Supporto per molteplici tipi di distribuzione. Cloud, on-premises e ibrido.
- Capacità di supportare il modello XaaS (anything-as-a-service). Monetizza qualsiasi prodotto, ovunque venga utilizzato.
- Forti capacità di applicazione. Garantisci la conformità alle norme e ai termini stabiliti nel contratto di licenza.
- Prestazioni su scala. Progettato per gestire distribuzioni aziendali e su larga scala.
- Integrazione ben progettata. Codice ridotto, connettori, webhook ed eventi pronti all'uso.
- Un SLA affidabile. Un sistema sempre disponibile, ben curato e sicuro.
- La possibilità di sfruttare di un team di implementazione dedicato. Massimizza il valore della soluzione sfruttando la competenza e l'esperienza di un team dedicato.
Creare vs acquistare un sistema di gestione dei diritti d'uso
Secondo IDC, c'è una tendenza crescente da parte dei fornitori di software a esternalizzare la gestione dei diritti d'uso, affidandosi a piattaforme come la Sentinel Platform di Thales. Ecco i motivi principali:
Risparmio di tempo e costi
Sviluppare internamente un sistema di gestione dei diritti d'uso richiede ampie risorse, tra cui sviluppatori qualificati, gestione del progetto, test e manutenzione continua. Queste spese aumentano l'investimento iniziale e distolgono tempo e attenzione dagli obiettivi aziendali principali.
Funzionalità
Un sistema di gestione dei diritti d'uso creato internamente potrebbe non avere la profondità e l'ampiezza delle funzionalità richieste. L'adozione di un comprovato sistema di gestione dei diritti di terzi semplifica l'intero ciclo di vita della monetizzazione del software, dalla creazione e implementazione dei diritti all'evasione degli ordini e all'applicazione delle regole contrattuali, indipendentemente dal fatto che il software sia distribuito in ambienti cloud, on-premises o in scenari ibridi.
Scalabilità
Le limitazioni di un sistema sviluppato internamente diventano spesso evidenti man mano che l'azienda evolve e si espande. Il mondo digitale cambia velocemente. È quasi impossibile prevedere quali nuovi prodotti aggiungerai al tuo portafoglio, come e quando dovrai evolvere i tuoi modelli di business e quanto aumenterà l'utilizzo dei tuoi prodotti.
