L’approvisionnement automatisé en logiciels pour réduire la prolifération des UGS est plus important que jamais
Une entreprise SaaS avait un problème de commercialisation qu’elle devait résoudre rapidement. Elle lançait un nouveau produit avec de multiples fonctionnalités et configurations possibles, ce qui signifiait qu’elle était sur le point d’introduire des dizaines de nouvelles UGS en plus des centaines que l’entreprise gérait déjà. La gestion manuelle de l’afflux d’UGS était fastidieuse et prenait beaucoup de temps.
Pire encore, au moment d’approvisionner des produits, il devenait de plus en plus difficile de garder une trace de toutes les différentes UGS et de leurs caractéristiques et conditions de licence associées. Cette confusion a entraîné des retards dans l’approvisionnement, ce qui a finalement retardé le délai d’obtention de la valeur ajoutée.
La nouvelle version du produit étant sur le point d’être lancée, l’entreprise avait besoin d’une nouvelle approche de l’approvisionnement en logiciels qui garantirait une expérience client transparente et réduirait les efforts manuels.
Nous examinerons les raisons pour lesquelles l’approvisionnement en logiciels est de plus en plus difficile, nous mettrons en évidence certaines méthodes utilisées par les leaders du SaaS pour relever les défis de l’approvisionnement en logiciels, et nous partagerons même quelques inconvénients de chaque solution. Mais tout d’abord, définissons l’approvisionnement en logiciels et voyons en quoi celui-ci est lié à la gestion des UGS.
Qu’est-ce que l’approvisionnement en logiciels ?
L’approvisionnement en logiciels est le processus de préparation et de configuration des instances de logiciels pour les clients.
Le processus d’approvisionnement en logiciels consiste à définir les composants, les fonctionnalités et les dépendances nécessaires, ainsi qu’à déterminer les accords de licence qui s’appliquent à ces exigences.
Le défi de la gestion traditionnelle des UGS et de l’approvisionnement en mode SaaS
De nombreuses entreprises fournissent des logiciels en fonction des UGS. Dans la situation idéale, le système d’approvisionnement (ou la personne) utilise l’UGS pour rechercher le produit logiciel dans une base de données, récupère les fichiers d’installation appropriés et lance le processus d’installation.
Mais l’approche traditionnelle des UGS ne tient pas compte de la complexité et de la rapidité requises pour l’approvisionnement en logiciels à grande échelle.
L’équipe doit créer une UGS pour chaque configuration possible de caractéristiques. Les ingénieurs sont impliqués, tout comme l’équipe produit, qui doit documenter chaque configuration et la manière dont elle s’intègre dans le système. L’équipe chargée des opérations doit avoir une vue d’ensemble de chaque achat effectué par le client. L’équipe financière doit savoir quand l’équipe commerciale livre la bonne UGS, car elle ne comptabilise des revenus qu’au moment de la livraison. Si un client est mis à niveau vers un packaging différent par le service client, cela doit également être pris en compte.
Le travail manuel augmente le coût par commande. Cela peut également conduire à une livraison incorrecte ou incohérente des produits et des fonctionnalités aux clients et à l’incapacité d’offrir l’expérience de libre-service que vos consommateurs attendent. De plus, un mauvais approvisionnement en logiciels entraîne une surutilisation de la part des clients, ce qui a également un impact sur les revenus.
Pourquoi ce défi est-il si fréquent ?
Selon une enquête de Productiv, 48 % des personnes interrogées citent la gestion et l’approvisionnement des UGS SaaS comme un problème majeur. Voici pourquoi ce problème est si fréquent :
Croissance par l’innovation de produits.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il peut devenir difficile de gérer et d’adapter un grand nombre d’offres de produits, ce qui entraîne la création d’un plus grand nombre d’UGS pour assurer le suivi des stocks et gérer les comptes clients.
Croissance par l’expansion des segments de marché.
L’introduction de nouvelles offres de produits ou de variantes pour répondre aux besoins et aux exigences de différents segments de clientèle entraîne une prolifération des UGS.
Variations des produits dans le temps.
Les entreprises de SaaS proposent souvent plusieurs éditions ou versions de leur produit, chacune avec des caractéristiques et des capacités différentes, ce qui entraîne une augmentation du nombre d’UGS.
L’approvisionnement SaaS en logiciels est particulièrement difficile car les produits sont souvent plus complexes. Plus le nombre d’UGS augmente, plus la complexité de leur gestion s’accroît. Au fur et à mesure que vous vous développez et que vous ajoutez des produits et des fonctionnalités, les problèmes de provisionnement s’amassent.
Sans un système automatisé d’approvisionnement en logiciels capable de gérer la complexité des produits, vous vous retrouverez avec une exécution plus lente, des coûts plus élevés et davantage d’erreurs humaines.
Pourquoi les entreprises de SaaS à forte croissance ont-elles besoin d’un provisionnement automatisé des logiciels ?
Les entreprises à forte croissance se rendent compte que les processus manuels de réduisent considérablement leur rentabilité. Les outils d’approvisionnement automatisés sont de plus en plus populaires. Nous avons constaté une augmentation significative du nombre d’organisations cherchant à automatiser l’approvisionnement en logiciels. En fin de compte, ce sont les entreprises qui abandonnent l’idée de la croissance à tout prix au profit d’une croissance rentable et à long terme de leurs revenus.
Explorer les options d’automatisation de l’approvisionnement en logiciels
Première approche : Concevoir un système dédié en interne
C’est l’approche adoptée par une grande entreprise de SaaS qui dispose des ressources financières et humaines nécessaires pour mettre en place son propre système d’approvisionnement en logiciels.
Un audit a révélé que l’entreprise perdait 100 à 200 millions de dollars de recettes parce que les clients utilisaient plus de fonctions SaaS qu’ils n’en avaient acheté à l’origine. Au fur et à mesure du déploiement des nouvelles fonctionnalités, le système les a mises à la disposition des utilisateurs mais sans les facturer davantage - aucun processus de mise à niveau n’était en place. L’entreprise est cotée en bourse, et le fait de ne pas percevoir ces revenus a créé un grave préjudice. Il était impératif pour elle de rectifier le tir. La meilleure façon d’y parvenir était de créer un nouveau système d’approvisionnement en logiciels qui gère les UGS.
L’entreprise a fait de l’automatisation de l’approvisionnement en logiciels sa priorité absolue, a créé une équipe interne dotée de fonds et de ressources spécifiques et a engagé des consultants externes.
De cette manière, l’entreprise a pu avoir un contrôle total sur le processus. Elle a conçu exactement ce dont ses clients avaient besoin, l’a intégré à son système actuel et a minimisé l’impact sur les utilisateurs internes.
Mais ce niveau d’investissement n’est pas idéal pour la plupart des organisations. Elle nécessite beaucoup de ressources dédiées - chefs de produit, ingénieurs, informaticiens et développeurs - et réduit votre capacité à vous concentrer sur vos compétences de base.
Deuxième approche : S’appuyer sur une solution UGS tierce existante qui s’intègre à votre système actuel.
Les entreprises ont généralement besoin que la solution d’approvisionnement s’intègre à leur site de sécurité, de facturation, de gestion de la relation client (CRM) et de commerce électronique, en travaillant main dans la main avec les services informatiques. Cela signifie généralement l’utilisation d’un système de gestion de la relation client (CRM) existant et un développement informatique interne. C’est l’option choisie par une entreprise au chiffre d’affaires avoisinant les 100 millions de dollars au cours des dernières années.
Cette entreprise a essayé de gérer la gestion des UGS dans un système CRM qui n’était pas conçu pour cela. Elle a décidé de personnaliser une solution logicielle d’approvisionnement existante et de l’intégrer à son CRM, qui jouait également le rôle de système de gestion des UGS.
Cette approche n’est pas aussi intensive que la conception à partir de zéro et vous permet de contrôler le système d’approvisionnement en logiciels.
Cependant, son intégration dans le système de gestion de la relation client nécessite encore beaucoup d’efforts de développement. Comme dans le cas d’un système autonome, vous devez assurer la maintenance de la technologie, ce qui requiert des ressources constantes. Au fur et à mesure que votre gamme de produits s’étoffe, ce système a peu de chances d’évoluer efficacement.
Troisième approche : Acheter une solution dédiée qui inclut le provisionnement automatisé des logiciels auprès d’un fournisseur tiers.
C’est le choix d’une grande entreprise qui souhaitait commercialiser une solution SaaS dans de nouvelles régions. L’entreprise avait plusieurs problèmes à résoudre :
- Elle souhaitait une solution d’approvisionnement capable de mettre en correspondance plusieurs systèmes et flux de travail.
- Elle vend principalement par l’intermédiaire de distributeurs, et avait donc besoin d’un système qui prenne en charge la vente et le suivi par l’intermédiaire des canaux de distribution.
- Les dirigeants de l’entreprise souhaitaient permettre aux distributeurs et aux partenaires d’acheter le logiciel n’importe où, sur n’importe quel appareil.
- L’entreprise avait besoin d’une source unique de vérité pour les informations relatives à l’utilisation des clients.
- Elle avait besoin d’un meilleur moyen de gérer l’afflux de nouvelles UGS associées aux nouvelles ventes régionales.
Cette option vous permet de choisir un partenaire qui dispose de l’expertise nécessaire pour bien faire du premier coup. Il suffit de s’appuyer sur une plateforme éprouvée qui élargira vos capacités de commercialisation. Un fournisseur tiers peut également faciliter la mise en œuvre. Vous repartez avec une solution personnalisée, de premier ordre, basée sur un environnement cloud, et quelqu’un d’autre se charge de la maintenance et de l’innovation.
Certes, la fusion de nouvelles technologies avec des environnements informatiques existants pose toujours des problèmes. Vous avez encore besoin de quelques développeurs car l’application doit reconnaître les déclencheurs/notifications et prendre des instructions en fonction de l’ordre - bien que cela ne demande qu’un effort minime. En fin de compte, cette approche est la plus facile des trois options et nécessite beaucoup moins de ressources.
La plateforme de licences et de droits Sentinel vous donne la liberté de fournir de nouveaux produits et de nouvelles fonctionnalités de manière efficace
Si votre entreprise SaaS cherche à résoudre les défis opérationnels liés à la croissance, l’approvisionnement des logiciels contrôlé et automatisé par un système de gestion des droits peut être la solution qu’il vous faut.
La gestion des droits vous permet d’automatiser entièrement le processus de l’essai/de la commande à la fourniture, de réduire les erreurs et de permettre une évolutivité rapide. Dites adieu aux vérifications manuelles et aux doubles vérifications des UGS.
En même temps, les solutions de gestion des droits intègrent l’approvisionnement en logiciels avec les moteurs de flux de travail existants, de sorte qu’il n’y a qu’une seule source pour le suivi des événements du cycle de vie des logiciels.
Si vous souhaitez avoir la liberté de lancer de nouveaux produits et de nouvelles efficacités qui réduisent les coûts, les pertes de revenus et facilitent les opérations, la plateforme Sentinel pourrait être la solution qu’il vous faut.