Tout sur la gestion des licences logicielles

Qu’est-ce que la gestion des licences logicielles ?

La gestion des licences logicielles est le processus de suivi et de documentation des logiciels utilisés au sein d’une entreprise. Ce processus permet aux éditeurs de logiciels de suivre, d’évaluer et de garantir la manière dont les logiciels sont utilisés et d’augmenter leurs revenus en s’assurant que les utilisateurs utilisent les licences de manière appropriée et dans les bonnes conditions. La gestion des licences logicielles fait souvent partie d’une stratégie plus large de gestion des actifs logiciels (SAM).

Il existe aujourd’hui une grande variété d’options de licence sur le marché. Votre stratégie en matière de gestion des licences logicielles dépendra en grande partie du type de licences que vous utilisez. Des clés matérielles aux licences logicielles, en passant par les licences cloud et les solutions hybrides, chaque type nécessite la mise en place de sa propre analyse et de son propre système.

Chaque logiciel, quel qu’il soit, est accompagné d’une licence. La licence indique ce qui peut et ne peut pas être fait avec ledit logiciel, sous quelles conditions il peut être utilisé, qui peut l’utiliser, pour combien de temps, etc. Le respect de chaque licence est essentiel. Le suivi de l’utilisation des licences en fonction de l’utilisateur ou du service, la gestion des frais d’inscription, le respect des conditions de licence et, surtout, la détermination de la pertinence de chaque licence sont essentiels pour rester efficace et ne pas gaspiller l’argent de l’entreprise.

Afin de suivre et de comprendre avec précision l’utilisation des licences logicielles, les entreprises se tournent vers la gestion des licences logicielles. Le processus de gestion des licences est important à la fois pour les développeurs et les vendeurs de logiciels ainsi que pour les entreprises qui les utilisent.

L’historique de la gestion des licences logicielles

La gestion des licences remonte aux années 1980, lorsque les licences flottantes sont devenues populaires. À l’origine, les entreprises achetaient des licences qui ne pouvaient être utilisées que sur un seul ordinateur. C’était frustrant et souvent peu pratique, car les entreprises n’avaient pas envie d’acheter plusieurs licences, puisqu’elles coûtaient très cher. Les systèmes de gestion commerciale ont offert aux clients la possibilité d’utiliser les licences sur plusieurs machines (et aux vendeurs de suivre la façon dont les licences étaient utilisées, bien que cela ne soit pas aussi facile qu’aujourd’hui !)

Dans les années 1990, diverses entreprises ont rejoint la mouvance des solutions de gestion des licences logicielles, centrée principalement sur les dongles matériels. Les éditeurs de logiciels indépendants (ISV) ont commencé à utiliser et à comprendre l’importance de la gestion des licences logicielles pendant cette période. Tout au long de la décennie, la gestion des licences est devenue plus complexe et sophistiquée, ce qui a permis aux entreprises de l’ajuster et de l’affiner selon les besoins et le type de produit.

Aujourd’hui, une grande variété de types de licences est disponible, ce qui permet aux entreprises d’accroître leurs revenus et la satisfaction de leurs clients, de devenir plus efficaces dans leur travail et d’obtenir des informations sur leur activité. Les dongles matériels sont de moins en moins pertinents, tandis que le cloud devient le mot clé dans le secteur des technologies et des logiciels. C’est en partie pour cette raison qu’un processus de gestion des licences logicielles est essentiel pour les entreprises.

Aujourd’hui, les éditeurs et les utilisateurs de logiciels comprennent que les solutions de gestion des licences logicielles stimulent l’entreprise et sont un élément essentiel de leur réussite.

Avantages de la gestion des licences logicielles

Tout créateur de logiciel, qu’il s’agisse d’une start-up ou d’une grande entreprise, doit adopter un système de gestion des licences logicielles afin de s’assurer que son logiciel est utilisé comme et où il doit l’être. Les utilisateurs de logiciels doivent adopter des pratiques de gestion des licences afin d’optimiser l’utilisation de leurs logiciels et de s’assurer qu’ils respectent les conditions de chaque licence.

Les avantages y afférents sont considérables et les conséquences désastreuses si un système de gestion des licences logicielles approprié n’est pas mis en place.

Réduire les coûts, accroître les bénéfices

La plupart des entreprises utilisent au quotidien une large gamme de logiciels et de licences. Cependant, savez-vous vraiment ce qui est utilisé, quand, pourquoi et par qui ? Un système de gestion des licences permet aux entreprises d’avoir une idée et une compréhension claires des licences et des droits d’utilisation qu’elles possèdent et de la manière dont ils sont utilisés au sein de leurs structures.

En utilisant un logiciel de gestion des licences logicielles, les entreprises sont en mesure de comprendre où les ressources sont gaspillées, et donc où l’argent de l’entreprise est gaspillé. Elles peuvent découvrir que certaines licences ne sont pas du tout utilisées, qu’elles sont utilisées de manière inappropriée ou par les mauvaises personnes ou que seuls certains aspects d’une licence sont utilisés ! Les outils de gestion des licences logicielles permettent de réaffecter, le cas échéant, à d’autres membres de l’équipe ou de réévaluer certaines parties d’un contrat de licence, ce qui permet de réduire les coûts et, à terme, d’accroître les bénéfices.

Conformité logicielle

La gestion des licences logicielles aide les entreprises à s’assurer qu’elles respectent les contrats de licence. Compte tenu du grand nombre de logiciels utilisés dans les grandes entreprises, il est essentiel de s’assurer que tous les utilisateurs se servent du logiciel comme prévu et comme l’autorise son éditeur. En cas d’audit logiciel, ces informations peuvent protéger les entreprises contre les problèmes de non-conformité, notamment les amendes et les menaces.

Conséquences d’une mauvaise gestion des licences

Une mauvaise gestion des licences peut avoir des effets néfastes sur une entreprise. Outre la perte d’argent et de ressources due à une mauvaise gestion des licences logicielles, le plus grand risque lié à une mauvaise gestion de vos licences est le risque juridique de rupture des contrats de licence.

Chaque licence logicielle est accompagnée d’un contrat de licence d’utilisateur final (CLUF). Si une entreprise est soumise à un audit logiciel, une mauvaise utilisation peut l’exposer à des amendes potentielles de plusieurs milliers ou millions de dollars.

C’est la principale raison pour laquelle les outils de gestion des licences logicielles sont essentiels pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. En effectuant régulièrement des audits internes, toute utilisation abusive de logiciels peut être détectée à temps et faire l’objet de mesures correctives appropriées.

Meilleures pratiques en matière de gestion des licences logicielles

Afin de tirer le meilleur parti de votre logiciel de gestion des licences, nous avons réuni certaines des meilleures pratiques en matière de gestion des licences.

• Mettez de l’ordre dans vos licences. Le meilleur point de départ pour mettre en place votre système de gestion des licences logicielles est d’organiser les programmes logiciels que vous utilisez et les informations relatives à leurs licences. Il est préférable de stocker ces informations dans un endroit central et accessible afin de savoir exactement ce que vous possédez déjà et ce qui peut être affecté aux employés. Incluez ici autant d’informations que possible, telles que les prix, les dates d’expiration, les contrats, etc. N’oubliez pas d’inclure également votre logiciel cloud ici. Cela vous aidera à démarrer avec votre logiciel en ayant tout organisé.
• Vérification de la conformité. Une fois que vous avez compris quels programmes et licences vous pensez posséder, il est temps de vous assurer que vous les respectez tous. Comme indiqué, il s’agit d’un élément essentiel pour éviter les amendes et pour ne pas ruiner éventuellement votre réputation. Les contrats, les contrats de licence, les reçus d’achat, etc. doivent être stockés dans un outil central de gestion des licences logicielles pour pouvoir être consultés facilement, au besoin.
• Continuez à travailler de manière acharnée. Il est essentiel de continuer à suivre vos licences logicielles, car la technologie évolue au fil du temps et les systèmes peuvent toujours être améliorés. En suivant en permanence vos dépenses, l’utilisation de vos licences, vos besoins futurs, etc. grâce à votre outil de gestion des licences logicielles, vous serez en mesure d’optimiser vos dépenses et de réduire le gaspillage au minimum.
• Mettez en place un système pour les renouvellements. Vous ne souhaitez pas vous retrouver dans une situation où une licence expire et où vous oubliez de la renouveler. Une partie essentielle des meilleures pratiques en matière de gestion des licences logicielles d’entreprise consiste à planifier les renouvellements, la maintenance, les approbations et toute autre activité liée à vos besoins en matière de licences. Vous ne vous souviendrez certainement pas de toutes ces dates importantes par vous-même.

Solutions de gestion des licences logicielles

Les solutions de gestion des licences logicielles sont le meilleur moyen pour toute entreprise, de la petite start-up à la multinationale, de suivre et d’optimiser l’utilisation des logiciels. Pour mener ce processus de manière efficace et correcte, il est essentiel de disposer du bon logiciel.

Sentinel RMS octroie aux éditeurs de logiciels et aux fournisseurs de technologies un contrôle sur l’utilisation de leurs applications, avec des informations précieuses. RMS offre des fonctionnalités avantageuses de mise en application des licences logicielles sur site à l’échelle de l’entreprise ainsi que les avantages liés au cloud.

Avec les outils appropriés en place, chaque étape du processus de gestion des licences logicielles peut être facilement automatisée de manière transparente et intuitive pour l’utilisateur final. L’adoption d’un système de gestion des licences logicielles permet aux entreprises d’automatiser les tâches manuelles chronophages, d’éliminer les erreurs humaines et de garantir une conformité totale aux CLUF.