Conformité des licences logicielles :
un guide aussi bien pour les éditeurs que pour les utilisateurs de logiciels

La conformité des licences logicielles est une façon élégante de dire que l’utilisation des logiciels est légale. Il s’agit d’un aspect dont les éditeurs de logiciels et les consommateurs de logiciels d’entreprise doivent assumer la responsabilité. Sinon, tous les deux en paieront le prix. Heureusement, un peu de planification et quelques outils robustes peuvent aider les éditeurs de logiciels et leurs clients à réaliser des économies. 

Qu’est-ce que la conformité des licences logicielles ?

La conformité des licences logicielles est le processus consistant à garantir que votre entreprise n’utilise que des logiciels qu’elle est autorisée à utiliser. La partie la plus fondamentale de ce processus consiste à comparer la façon dont une entreprise utilise les logiciels aux licences logicielles qu’elle a achetées. Cela implique le suivi des installations et de l’utilisation, la tenue de dossiers méticuleux et la compréhension des conditions des licences logicielles.

Pour les éditeurs de logiciels, optimiser la conformité des licences logicielles signifie garder un œil sur vos clients. Cela peut se faire par des audits de clients et par l’examen de vos propres données. Cependant, ce travail ne doit pas nécessairement incomber entièrement à l’éditeur. Avec des structures de licence bien pensées et des lignes de communication ouvertes, vous pouvez aider vos clients à rester en conformité sans menaces ni inspections.

Pourquoi la gestion des licences logicielles et des actifs logiciels est essentielle pour votre entreprise ?

Si la conformité des licences logicielles est l’objectif, la gestion des actifs est le processus continu que vous utilisez pour l’atteindre. Les entreprises qui négligent la gestion de la conformité des logiciels peuvent finir par payer un prix élevé en argent et en opportunités perdues.

Le coût pour les éditeurs de logiciels

Tout d’abord, les licences logicielles protègent les entreprises qui créent des solutions logicielles. En effet, la plupart des pirates de logiciels d’entreprise ne sont pas des voleurs malveillants. Dans de nombreux cas, il s’agit simplement de confusion ou de paresse. Les utilisateurs de logiciels non autorisés ne sont que des clients potentiels qui sont passés entre les mailles du filet.

Ces clients inexploités peuvent coûter plus cher que les simples opportunités manquées de monétisation de logiciels. Il se peut que vous fournissiez un service à des utilisateurs qui ne paient pas ou que votre image de marque soit affectée par des problèmes logiciels dont vous n’êtes pas responsable. L’application de la conformité des licences logicielles protège non seulement vos flux de revenus, mais également votre réputation et l’intégrité de votre propriété intellectuelle.

Le coût pour les utilisateurs

La gestion des actifs logiciels et la conformité logicielle sont tout aussi importantes pour les consommateurs que pour les éditeurs de logiciels. En l’absence d’une solide stratégie en matière de conformité logicielle, les services informatiques et les DSI ignorent souvent quels logiciels sont utilisés au sein de leur entreprise. Alors que les éditeurs de logiciels commencent à appliquer la conformité de manière plus rigoureuse, les entreprises qui ne s’y sont pas préparées peuvent payer de lourdes amendes pour les logiciels sans licence.

Cependant, le processus de conformité des licences logicielles présente également des avantages secondaires. La comparaison entre le logiciel que vous utilisez et celui que vous payez peut révéler toutes sortes d’inefficacités. Vous constaterez peut-être que vous payez plus de licences que nécessaire ou qu’une autre formule tarifaire sera plus rentable. Une bonne tenue des dossiers et un bon audit interne sont les meilleurs moyens d’optimiser votre budget logiciel tout en évitant les amendes de conformité.

Maîtriser la conformité des logiciels : types de licences

Avant même d’en arriver aux modèles de tarification, vous vous heurtez à 4 types de licences logicielles qui sont librement disponibles, ou en open source. Toutes ces licences permettent à quiconque d’accéder au code du logiciel et, à des degrés divers, de le réutiliser. 
1.    Domaine public : ce type de licence est disponible gratuitement pour quiconque souhaite l’utiliser, à quelque fin que ce soit. Il peut être étudié, modifié et réutilisé, le tout gratuitement.
2.    Permissif : ces logiciels sont ouverts au public et ne comportent que quelques restrictions sur la manière dont le logiciel peut être utilisé ou quelques réglementations destinées à préserver les droits d’auteur et les marques commerciales. 
3.    Copyleft : également connu sous le nom de licence restrictive, ce type de licence définit la manière dont le logiciel peut être utilisé dans de nouvelles applications. En effet, tout logiciel qui reprend le code du logiciel copyleft doit être assorti des mêmes restrictions relatives à l’octroi de licence. Par exemple, si le logiciel d’origine ne peut pas être utilisé à des fins commerciales, le logiciel qui l’utilise ne peut non plus être utilisé à ces fins. 
4.    LGPL – GNU Lesser General Public License (licence publique générale limitée GNU) : cette licence vous permet d’utiliser le code source librement, mais le logiciel doit indiquer que le code source a été modifié, que le logiciel est couvert par ce type de licence et que tout logiciel utilisant le nouveau code doit également utiliser la LGPL. 

Toutes les licences payantes appartiennent à une cinquième catégorie : les logiciels propriétaires. Un logiciel propriétaire est une propriété intellectuelle protégée ne pouvant être redistribuée, modifiée ou réutilisée sans autorisation.

Dès que l’on parle de logiciels propriétaires, le nombre de types de licences est infini. Chaque développeur de logiciels peut personnaliser son modèle de tarification et définir exactement comment son produit peut être utilisé par les employés ou les clients. Toutefois, les licences propriétaires peuvent être réparties selon quelques modèles de tarification communs. Voici quelques termes permettant de définir les licences logicielles :

• Licence par abonnement : licence temporaire devant être renouvelée à des heures définies, par opposition à une licence perpétuelle qui a des coûts uniques.
• Licence flottante/réseau : donne à un grand groupe d’utilisateurs un nombre limité de licences à partager entre eux.
• Licence d’appareil/de poste de travail : limite la licence à un ordinateur particulier, peu importe qui l’utilise.
• Utilisateurs nommés et utilisateurs simultanés : les licences nommées n’autorisent que des utilisateurs spécifiques, peu importe qui utilise le logiciel, contrairement aux licences simultanées qui autorisent un nombre limité d’utilisateurs simultanés au sein d’une entreprise, peu importe qui ils sont.
• Licence mesurée/payée à l’utilisation : droits de licence basés sur la consommation, avec un logiciel qui enregistre automatiquement le nombre d’utilisations ou le temps utilisé.
• Licence de fonctionnalité : une licence logicielle qui limite le nombre de fonctionnalités utilisées ou le nombre de fois que des fonctionnalités particulières sont utilisées.

Comment les éditeurs de logiciels peuvent-ils promouvoir la conformité ?

Minimiser l’utilisation non autorisée de vos logiciels ne se limite pas aux audits et à l’application des règles. En mettant en place l’infrastructure adéquate, vous pouvez faciliter la mise en conformité de vos clients et simplifier votre travail de manière considérable. 

Formules tarifaires

Proposez une large gamme de formules tarifaires et de modèles de licence pour répondre aux divers besoins de vos clients. Des formules adaptées à des entreprises de tailles et de secteurs différents permettront aux entreprises de ne pas être obligées de payer pour un grand nombre de licences ou de fonctionnalités qu’elles n’utiliseront pas, et les encourageront à payer pour celles qu’elles souhaitent. 

Communication

Veillez à ce que les clients sachent quand leurs abonnements doivent être renouvelés et tenez-les informés des nouvelles fonctionnalités ou des modifications des conditions de licence. Ils doivent également disposer d’un moyen facile de vous joindre. Si vos clients peuvent vous indiquer ce dont ils ont besoin, vous serez en mesure de trouver le modèle de licence qui leur convient le mieux. 

Données relatives aux clients

Même sans communication individuelle, vous pouvez disposer d’un grand nombre d’informations sur la façon dont vos clients utilisent votre logiciel. Suivez la croissance de l’entreprise, les modifications du flux de travail et les périodes de renouvellement des abonnements. Ce sont autant d’occasions pour vous de proposer de nouvelles formules tarifaires qui encouragent la conformité des licences logicielles, et peut-être même de faire de la vente incitative et de la vente croisée par la même occasion. 

logiciel de conformité des licences

Le bon logiciel de gestion des licences est la clé de toutes les étapes précédentes abordées ici. Un logiciel de gestion de la conformité est conçu pour garantir que seuls les utilisateurs sous licence peuvent l’utiliser. Les outils tels que les solutions de gestion des licences Sentinel permettent d’obtenir un large éventail de modèles commerciaux et facilitent le passage d’un modèle à l’autre, ainsi que la mise à l’échelle en fonction des besoins. 

Audits de conformité des licences

Que ce soit dans le cadre d’audits de routine ou en réponse à des signaux d’alerte, la plupart des grands éditeurs de logiciels auditent régulièrement leurs clients. Pour la grande majorité des entreprises, ces audits sont réalisés par des consultants externes, bien que certains rares éditeurs disposent de leurs propres services d’audit en interne. Quelle que soit la méthode choisie, l’audit logiciel reste l’une des armes les plus efficaces de votre arsenal de conformité.  

Comment les utilisateurs de logiciels peuvent-ils faciliter la conformité des licences ?

La mise en place d’une base solide dès le départ est la clé de la conformité des licences logicielles sur le long terme.

Comprendre les termes du contrat de licence

Examinez en détail tous les contrats de licence logicielle et continuez à les examiner à chaque renouvellement des logiciels. Dans la plupart des cas, seul le service informatique ou le DSI aura besoin de connaître ces termes, mais un avocat peut vous aider à vous assurer que l’accord est clair, et il peut parfois être utile d’en informer les utilisateurs. 

Définir et mettre en place des politiques

La conformité n’est pas quelque chose que vous devez inventer au fur et à mesure. Créez des protocoles clairs pour le choix, l’achat, l’installation et le suivi des logiciels et assurez-vous que tous les employés concernés les connaissent. Les très petites entreprises peuvent se contenter d’une feuille de calcul et d’une tenue manuelle des registres, mais dans la plupart des cas, il vaut mieux opter pour un logiciel spécialement conçu. 

Logiciel de gestion de la conformité

Il existe des avocats spécialisés dans la négociation des contrats de licence logicielle. Si vous utilisez un logiciel à grande échelle, ils peuvent vous aider à obtenir un contrat qui soit à la fois rentable et facile à respecter. Dans la plupart des cas, vous vous tournerez plutôt vers un logiciel de gestion de la conformité. 

Un logiciel de gestion de la conformité suit toutes les informations susceptibles d’influencer la conformité de votre licence. Le prix des logiciels de conformité varie en fonction de la qualité et des fonctionnalités. Outre la rationalisation de la tenue des registres, il peut vous informer des dates d’expiration, surveiller l’utilisation des logiciels mesurés et suivre les différentes versions d’un même logiciel. Plus important encore, il peut vous aider à réaliser des audits internes. En utilisant un logiciel de gestion de la conformité, vous automatisez autant que possible le processus de conformité, ce qui vous fera gagner du temps et de l’argent à l’avenir. 

Audits internes de conformité des licences logicielles

La meilleure façon d’éviter un audit effectué par un éditeur de logiciels, ou du moins de s’en sortir indemne, est d’effectuer régulièrement des audits sur soi-même. La plupart des principaux logiciels de gestion des actifs et de conformité des licences peuvent le faire pour vous et des fournisseurs de services externes peuvent également vous aider. Dans certains cas, le fait de remettre aux éditeurs de logiciels le rapport de votre auto-audit peut d’emblée suffire à les empêcher de vous auditer. Même si tel n’est pas le cas, vous serez préparé et l’audit externe ne trouvera aucun problème. 

Que vous soyez éditeur ou consommateur de logiciels, assurer la conformité des licences est une partie fondamentale et intégrale de la gestion d’une entreprise. En mettant en place la bonne infrastructure et en tirant parti de tous les outils disponibles, vous vous assurerez que tout se passe bien et avec un minimum d’efforts. Découvrez Sentinel pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez rationaliser la conformité des licences logicielles dès aujourd’hui.