Guide de gestion des droits d’utilisation 2022

Au cours des dernières années, le monde a cessé de considérer les logiciels comme des produits et s’est orienté vers le concept de logiciel en tant que service (SaaS). Nous considérons nos actifs numériques non pas comme quelque chose que nous possédons ou acquérons, mais comme quelque chose auquel nous avons accès.

Les droits d’utilisation, c’est-à-dire les accords qui définissent les limites et les droits d’accès aux logiciels, en sont l’un des éléments clés.

Qu’est-ce qu’un droit d’utilisation ?

Lorsque vous cherchez à savoir comment assurer le suivi des actifs dans ce nouveau contexte, la première question à se poser est la suivante : qu’est-ce qu’un droit d’utilisation dans la gestion des actifs logiciels ? Dans les domaines technologiques, et plus particulièrement dans celui de la technologie logicielle, un droit d’utilisation est constitué des droits spécifiques et de l’accès d’un utilisateur à des produits, des logiciels ou des applications. Un autre terme, plus familier, est celui d’accord de licence logicielle.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des droits d’utilisation ?

Si les droits d’utilisation sont un concept simple, ils constituent également un élément complexe et essentiel de l’organisation du monde numérique. Il s’agit des droits de propriété de l’univers virtuel. En tant qu’entreprise, vous voulez savoir qui a accès à vos données, vos logiciels et vos applications : votre propriété. Si vous êtes propriétaire d’un immeuble, vous pouvez avoir besoin d’un gestionnaire de propriété pour organiser quand et comment les droits et l’accès sont utilisés et par qui. Pour les logiciels, un système de gestion des droits d’utilisation de licence logicielle est ce gestionnaire de propriété.

Alors, qu’est-ce qu’un système de gestion des droits d’utilisation ? La gestion des droits d’utilisation de licence logicielle est une technologie qui permet de suivre, d’administrer, d’accorder et de révoquer les droits d’accès, également appelés accords de licence ou privilèges, à partir d’une interface unique et centralisée. Elle rationalise les politiques informatiques relatives aux droits d’utilisation, à la gestion du renouvellement des licences, au flux de travail et à l’accès aux données pour diverses plateformes, applications et appareils.

Que peut m’apporter un système de gestion des droits d’utilisation de licence logicielle ?

Dans le monde d’aujourd’hui, alors que la Covid-19 a poussé de nombreuses entreprises et organisations à adopter le télétravail, le cloud et le logiciel en tant que service (SaaS) sont devenus plus importants que jamais. Ce n’est pas toujours une bonne chose. Les opérations ne sont pas centralisées dans un lieu physique, et les logiciels, les applications et les données sont accessibles sur plusieurs plateformes, systèmes, dispositifs et réseaux. Cela peut réduire l’efficacité, entraîner des problèmes de sécurité des données et rendre difficile l’optimisation de la monétisation. Vous pouvez toutefois surmonter ces difficultés en centralisant et en rationalisant l’accès aux droits d’utilisation et en vous demandant quel est le système de gestion des droits qui vous conviendra le mieux.

Lorsque vous vous demandez « qu’est-ce qu’un système de gestion des droits d’utilisation ? », vous devez comprendre certains principes de base. La définition de la gestion des droits d’utilisation commence par le principe du moindre accès. Cela signifie que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux logiciels, ressources, données ou applications.  Cependant, ces contraintes strictes n’empêchent pas l’efficacité. Au contraire, les formules d’accès aux droits d’utilisation vous permettent de rationaliser le processus d’accès aux droits. Ils vous donnent le pouvoir de définir les utilisateurs autorisés et ce à quoi ils ont accès, en les regroupant par identité, rôle, groupe ou projet. En automatisant certaines parties des processus d’exploitation des logiciels, comme les cycles de vie des identités, les mises à niveau et les notifications, vous pouvez rationaliser les politiques informatiques avec un minimum d’efforts.

Votre système de gestion des droits d’utilisation de licence logicielle prend également en charge votre processus de monétisation. Il vous permet de suivre les logiciels que les personnes utilisent, et sur quels appareils. Grâce à ces informations, vous pouvez facilement centraliser et simplifier la gestion de la conformité, mettre en place des stratégies de croissance de la clientèle plus solides et déployer une plus grande variété de modèles de monétisation.

Comment est-ce que cela fonctionne ? Exemples de gestion des droits d’utilisation

Imaginons que vous deviez développer un système de gestion des droits pour une entreprise comptant 100 employés, tous travaillant à distance sur un système de logiciel en tant que service. À l’aide d’une interface centrale, vous pouvez créer différentes licences et formules d’accès pour les employés dont les besoins varient en fonction de leur rang ou de leur rôle dans l’entreprise. Dans ce système, il est facile de gérer les cycles de vie, de modifier les logiciels en fonction de l’évolution du marché et de mettre en place des analyses d’utilisation automatisées. Vous pouvez utiliser ces données pour suivre la conformité, accélérer la croissance et gérer les renouvellements.

Désormais, les administrateurs et les non-administrateurs de cette entreprise peuvent accorder et révoquer l’accès en fonction des rôles, des identités ou des projets, tout en préservant la sécurité des données. En outre, l’entreprise peut facilement collaborer avec des utilisateurs extérieurs à l’organisation, car la gestion des droits d’utilisation de licence logicielle permet aux utilisateurs extérieurs de demander l’accès aux ressources sous licence pour une durée déterminée. Une fois le cycle de vie de l’accès terminé, ces utilisateurs redeviendront des utilisateurs externes. De même, les employés peuvent circuler facilement et efficacement au sein de l’organisation en fonction des besoins. Ils peuvent être ajoutés à des groupes ou à des rôles pour un cycle de vie donné et accéder à des logiciels ou à des applications sous licence avec peu voire aucune intervention du service informatique. Tout cela peut être fait à partir d’une interface centralisée, indépendamment de l’emplacement physique, et sur plusieurs appareils d’utilisateurs.

En tant qu’employé, un système de gestion des droits facilite l’accès à une organisation ou à un rôle particulier au sein de celle-ci. Sans trop d’efforts, les employés peuvent se voir attribuer une identité et, avec cette identité, tout l’accès aux logiciels, applications et données sous licence dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement.

Par exemple, imaginons qu’un développeur au sein de l’entreprise travaille sur un projet avec le service de recherche et développement. Le développeur peut rejoindre le groupe R&D et se voir attribuer des droits logiciels supplémentaires en demandant simplement l’accès à son administrateur. Il peut désormais utiliser tous les outils et applications dont il a besoin pour travailler sur le projet, même s’il n’est pas un membre permanent du service R&D. Lorsque le projet est terminé, le service informatique n’a pas à se soucier de révoquer ces droits. Les cycles de vie sont intégrés et l’accès aux droits d’utilisation de licence est automatiquement révoqué à la fin du cycle de vie.

Ainsi, pour cette entreprise, la gestion des droits logiciels permet de gérer plus efficacement les accès de ses utilisateurs dans ce nouveau monde mobile. Les politiques informatiques peuvent être mises en œuvre et le flux de travail peut être rationalisé à partir d’une interface centralisée, tout en protégeant les données sensibles et les droits de licence.

C’est d’autant plus vrai pour une organisation comptant des milliers d’utilisateurs, qu’il s’agisse d’employés ou de collaborateurs extérieurs.

Meilleures pratiques en matière de gestion des droits d’utilisation

Maintenant que vous comprenez l’importance d’un système de gestion des droits, vous pouvez commencer à réfléchir à la manière de le mettre en œuvre.
Déterminez la portée

La première chose à faire pour mettre en place un système de gestion des droits est de déterminer la portée du projet. Quels sont les besoins de l’organisation ? Combien d’employés travaillent au sein de l’organisation, et comment celle-ci est-elle structurée ? Quels sont les formules d’accès et les systèmes d’accord de licence logicielle les mieux adaptés ? Les employés peuvent-ils être répartis en plus petits groupes basés sur le rôle, l’identité ou les droits d’accès ? Quels sont les services offerts par l’entreprise et comment pouvez-vous faciliter l’offre de ces services ?

Faites le point
Afin d’établir ce système, dressez une liste des employés de l’entreprise, de leurs rôles et de leurs besoins en matière de licences. Prenez note du type de données et des différents droits qui sont déjà protégés par le système de gestion des droits d’utilisation. Avec quel type de données l’entreprise travaille-t-elle ? Qu’est-ce qui doit être protégé par des droits : les droits sur les logiciels ? Les répertoires ? La facturation ? Comment un logiciel de gestion des licences peut-il aider à sécuriser ces données ?

Enquêtez sur les droits d’accès actuels
Auditez l’accès aux ressources : interrogez les différents groupes et identités pour voir comment l’organisation gère actuellement les accès et les droits. Qui a accès à quoi et dans quelle configuration ? Que faut-il changer pour que le système de gestion des droits et privilèges fonctionne de la manière la plus efficace et la plus sécurisée possible ?

Définissez les paramètres du flux de travail et des licences
Il existe potentiellement un nombre illimité de configurations d’accès dans un système de gestion des droits d’utilisation donné. La clé pour trouver la bonne configuration est de comprendre les besoins de l’entreprise. L’un des avantages d’un système de gestion de logiciels est que vous pouvez déterminer votre propre flux de travail et définir différentes formules de flux de travail sur cette base. Comment l’entreprise est-elle structurée et comment cela affecte-t-il la façon dont les gens travaillent ? Les employés ont-ils tendance à rester dans leur service ou l’entreprise est-elle plus mobile ? Quel type de culture de gestion l’entreprise cultive-t-elle ?

Par exemple, vous pouvez créer un système de demande et d’approbation adapté aux droits des utilisateurs, ce qui signifie qu’il optimise l’efficacité au sein d’une organisation, ou vous pouvez mettre en œuvre des cycles de vie spécifiques dans divers accords de licence, en fonction des rôles ou des identités. Tout cela dépend à la fois des politiques informatiques internes et des droits de licence dont vous disposez.

Mettez en œuvre
Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, vous êtes prêt à mettre en œuvre un système de gestion des droits et privilèges. Vous disposez des outils nécessaires pour réussir à créer une organisation plus performante, plus efficace et plus lucrative.

Une gestion rigoureuse des droits d’accès est la clé du bon fonctionnement des opérations informatiques

Un système efficace de gestion des droits logiciels est crucial pour toutes les organisations, grandes ou petites. Il permet de naviguer dans l’univers du logiciel en tant que service de manière moins intimidante, tant du point de vue de la sécurité des données que de l’organisation, et de rationaliser les politiques informatiques pour une organisation plus robuste, plus saine et plus solide financièrement.

Pour plus d’informations sur la gestion des droits logiciels et sur la manière dont nous pouvons vous aider à gérer l’utilisation de vos logiciels, consultez le système de gestion des droits Sentinel de Thales.