Softwarelizenzkonformität:
ein Leitfaden für Softwareanbieter und -nutzer

Softwarelizenzkonformität ist ein einfacher Weg zu legaler Softwarenutzung. Sowohl Softwareanbieter als auch Nutzer von Unternehmenssoftware müssen dafür sorgen, dass die Lizenzbedingungen eingehalten werden. Sonst werden sie beide zur Kasse gebeten. Glücklicherweise können vorausschauende Planung und einige wenige leistungsstarke Tools Softwareunternehmen und ihre Kunden davor bewahren, viel Geld bezahlen zu müssen. 

Was bedeutet Softwarelizenzkonformität?

Softwarelizenzkonformität ist ein Prozess, der sicherstellt, dass Ihr Unternehmen nur die Software verwendet, zu deren Nutzung es berechtigt ist. Der wichtigste Teil dieses Prozesses ist der Vergleich der Art und Weise, in der ein Unternehmen Software nutzt, mit den Softwarelizenzen, die es gekauft hat. Zu diesem Zweck müssen Installationen und Nutzung überwacht, sorgfältige Aufzeichnungen geführt und die Bedingungen der Softwarelizenzen bekannt sein.

Für Softwareunternehmen bedeutet maximale Softwarekonformität, dass sie ihre Kunden im Auge behalten müssen. Das kann durch Überprüfungen beim Kunden oder die Durchsicht Ihrer eigenen Daten geschehen. Aber die gesamte Arbeit sollte nicht beim Anbieter hängenbleiben. Mit wohldurchdachten Lizenzstrukturen und offener Kommunikation können Sie Ihre Kunden ohne Drohungen oder Überprüfungen bei der Lizenzkonformität unterstützen.

Warum Softwarelizenzierung und Bestandsverwaltung für Ihr Unternehmen unerlässlich sind

Wenn Softwarelizenzkonformität das Ziel ist, ist eine kontinuierliche Bestandsverwaltung der Weg, dies zu erreichen. Unternehmen, die die Konformitätsverwaltung von Softwarelizenzen vernachlässigen, müssen am Ende möglicherweise einen hohen Preis bezahlen – sowohl finanzieller Art als auch was verpasste Gelegenheiten betrifft.

Die Kosten für Softwareunternehmen

In erster Linie schützen Softwarelizenzen das Unternehmen, das Softwarelösungen entwickelt. Insbesondere bei Unternehmenssoftware muss Piraterie nicht immer böswilliger Diebstahl sein. In vielen Fällen sind fehlende Übersicht oder Bequemlichkeit der Grund. Unbefugte Softwarebenutzer sind einfach potenzielle Kunden, die durch das Netz gefallen sind.

Dieses nicht ausgeschöpte Kundenpotenzial kann Sie teurer zu stehen kommen als verpasste Gelegenheiten zur Softwaremonetarisierung. Eventuell stellen Sie Benutzern Dienstleistungen zur Verfügung, für die sie nicht zahlen, oder Ihr Markenimage wird aufgrund von Problemen beschädigt, für die Sie gar nichts können. Die Durchsetzung von Softwarelizenzkonformität schützt nicht nur Ihre Einnahmequellen, sondern auch Ihren Ruf und die Integrität Ihres geistigen Eigentums.

Die Kosten für Benutzer

Die Verwaltung des Softwarebestands und Softwarekonformität sind für Benutzer genauso wichtig wie für die entsprechenden Anbieter. Ohne eine leistungsstarke Strategie für die Softwarekonfomität wissen IT-Abteilungen und CIO häufig nicht einmal, welche Software in ihren Unternehmen verwendet wird. Wenn Softwareanbieter beginnen, stärker auf Konformität zu achten, müssen Unternehmen, die nicht darauf vorbereitet sind, möglicherweise Bußgelder für unlizenzierte Software zahlen.

Softwarelizenzkonformität hat aber auch einige Vorteile. Indem Sie vergleichen, welche Software Sie nutzen und für welche Sie bezahlen, sind Sie möglicherweise in der Lage, Ineffizienzen aller Art aufzudecken. Unter Umständen finden Sie heraus, dass Sie für mehr Lizenzen zahlen als Sie tatsächlich brauchen oder das ein anderer Tarif günstiger ist. Gute Buchführung und interne Überprüfungen sind der beste Weg zur Maximierung Ihres Softwarebudgets und dienen gleichzeitig der Vermeidung von Bußgeldern aufgrund fehlender Softwarekonformität.

Softwarekonformität gewährleisten: Lizenztypen

Bevor Sie überhaupt dazu kommen, sich über Preismodelle Gedanken zu machen, müssen Sie sich mit vier Arten von Softwarelizenzen auseinandersetzen, die kostenlos oder als Open-Source verfügbar sind. Sie alle gewähren freien Zugriff auf die Software und in unterschiedlichem Ausmaß die Möglichkeit, den Softwarecode zu verwenden. 
1.    Public Domain: Hierbei handelt es sich um Software, die kostenlos für beliebige Zwecke zur Verfügung gestellt wird. Der Code kann geprüft, verändert und umfunktioniert werden, ohne dass hierfür Kosten entstehen.
2.    Freizügige Lizenzen: Diese Software steht der Öffentlichkeit zur freien Verfügung. Es gibt nur sehr wenige Einschränkungen hinsichtlich ihrer Verwendung bzw. einige Vorschriften in Bezug auf Urheberrechte und Markenzeichen. 
3.    Copyleft: Diese Art von Lizenz ist auch als eingeschränkte Lizenz bekannt und definiert, wie die Software in neuen Anwendungen verwendet werden darf. Insbesondere müssen jeder Software, die Code der Copyleft-Software enthält, die gleichen Lizenzeinschränkungen beigefügt sein. Wenn die ursprüngliche Lizenz beispielsweise nicht kommerziell genutzt werden darf, gilt das auch für die Software, die diese verwendet. 
4.    LGPL (GNU Lesser General Public License): Mit dieser Lizenz können Sie Quellcode kostenfrei verwenden. Die Software muss jedoch die Angabe enthalten, dass der Quellcode verändert wurde, dass die Software diesem Lizenztyp unterliegt und dass jede Software, die den neuen Code verwendet, ebenfalls LGPL nutzen muss. 

Alle kostenpflichtigen Lizenzen fallen in eine fünfte Kategorie: proprietäre Software. Bei proprietärer Software handelt es sich um geschütztes geistige Eigentum, das ohne Erlaubnis nicht weiter verteilt, verändert oder wiederverwendet werden darf.

Bei proprietärer Software ist die Anzahl der Lizenztypen endlos. Jeder Softwareentwickler kann sein Preismodell anpassen und exakt definieren, in welcher Form sein Produkt von Mitarbeitern und Kunden genutzt werden darf. Proprietäre Lizenzen lassen sich dennoch auf einige übliche Preismodelle herunterbrechen. Im Folgenden finden Sie einige Begriffe, die bei der Definition von Softwarelizenzen hilfreich sind:

• Lizenzen für Softwareabonnements: temporäre Lizenzen, die zu vorab festgelegten Zeiten erneuert werden müssen, im Gegensatz zu unbefristeten Lizenzen, für die nur einmalig Kosten anfallen.
• Floating-/Netzwerklizenzen: stellen einer großen Gruppe von Benutzern eine begrenzte Anzahl Lizenzen zur Verfügung, die diese miteinander teilen.
• Geräte-/Arbeitsplatzlizenzen: begrenzen die Lizenz auf einen bestimmten Computer, egal von wem sie genutzt wird.
• Named- bzw. Concurrent-Lizenzen: Named-Lizenzen erlauben nur bestimmten Benutzern, eine Software zu verwenden, unabhängig davon, wer diese noch benötigt, während Concurrent-Lizenzen eine begrenzte Anzahl simultaner Nutzer innerhalb eines Unternehmens zulassen, unabhängig davon, um wen es sich dabei handelt.
• Pay-per-use-Lizenzen: Lizenzgebühren werden auf Grundlage des tatsächlichen Gebrauchs berechnet. Dabei zeichnet die Software automatisch auf, wie oft oder über welchen Zeitraum sie verwendet wird.
• Feature-Lizenzen: eine Softwarelizenz, die die Anzahl der verwendeten Funktionen oder die Häufigkeit, in der bestimmte Funktionen verwendet werden können, beschränkt.

Wie Unternehmen für mehr Lizenzkonformität sorgen können

Die unbefugte Nutzung Ihrer Software einzuschränken bedeutet mehr als nur Überprüfungen und die Durchsetzung der Lizenz. Indem Sie richtige Infrastruktur bereitstellen, können Sie dafür sorgen, dass Kunden ihre Lizenzen ganz einfach einhalten, und sich damit eine Menge Arbeit ersparen. 

Das richtige Softwarepaket zum richtigen Preis anbieten

Bieten Sie eine Vielzahl an Preis- und Lizenzmodellen an, um den unterschiedlichsten Kundenbedürfnissen gerecht zu werden. Indem Sie Pakete auf Unternehmen unterschiedlicher Größe aus verschiedenen Branchen zuschneiden, können Sie verhindern, dass Unternehmen für eine große Zahl an Lizenzen oder Funktionen Geld ausgeben, die sie überhaupt nicht nutzen. Stattdessen bestärken Sie sie darin, für die Lizenzen zu bezahlen, die sie tatsächlich verwenden möchten. 

Kommunikation

Stellen Sie sicher, dass Kunden wissen, wann ihre Abonnements verlängert werden müssen, und informieren Sie sie regelmäßig über neue Funktionen oder Änderungen an den Lizenzbestimmungen. Ihre Kunden sollten Sie zudem auf einfachem Wege erreichen können. Bitten Sie Ihre Kunden, Ihnen mitzuteilen, was sie benötigen. Dadurch sind Sie in der Lage, das Lizenzmodell zu finden, das für den jeweiligen Kunden den meisten Sinn ergibt. 

Kundendaten

Auch ohne persönlich mit ihnen zu sprechen, haben Sie unter Umständen eine Menge Informationen darüber, wie Ihre Kunden Ihre Software nutzen. Behalten Sie das Wachstum des Unternehmens, Veränderungen der Abläufe und Verlängerungsfristen von Abonnements im Auge. All dies sind Gelegenheiten, zu denen Sie neue Paketpreise anbieten, die Lizenzkonformität fördern und eventuell sogar Up- und Cross-Selling betreiben können. 

Software zur Einhaltung der Lizenzkonformität

Die richtige Lizenzverwaltungssoftware ist der Schlüssel zu all den vorstehend besprochenen Schritten. Konformitätsverwaltungssoftware soll sicherstellen, dass nur lizenzierte Anwender die Software nutzen können. Tools wie die Lizenzverwaltungslösungen von Sentinel ermöglichen viele verschiedene Geschäftsmodelle. Sie sorgen dafür, dass ein Wechsel zwischen diesen Modellen sowie eine Skalierung bei Bedarf ganz einfach vonstatten gehen. 

Überprüfungen der Lizenzkonformität

Die meisten großen Software-Publisher überprüfen ihre Kunden regelmäßig, entweder als Teil regelmäßiger Überprüfungen oder als Antwort auf Warnhinweise. Beim Großteil dieser Unternehmen werden diese Überprüfungen von externen Beratern durchgeführt, obwohl einige wenige Anbieter ihre eigenen internen Prüfabteilungen betreiben. Unabhängig davon, wie Sie dies handhaben, ist eine Softwareüberprüfung weiterhin eine der wirksamsten Waffen, um für Lizenzkonformität zu sorgen.  

Wie Softwarebenutzer ganz einfach für Lizenzkonformität sorgen können

Für eine langfristige Softwarekonformität ist es wichtig, dass sie von Beginn an auf einem soliden Fundament aufbaut.

Lizenzbedingungen richtig verstehen

Überprüfen Sie alle Softwarelizenzvereinbarungen im Detail und bei jeder Verlängerung. In den meisten Fällen müssen nur die IT-Abteilung oder der CIO die einzelnen Bedingungen kennen. Dennoch kann ein Anwalt dafür sorgen, dass die Vereinbarung verständlich ist, Zuweilen kann es außerdem hilfreich sein, das auch die Benutzer Bescheid wissen. 

Richtlinien definieren und umsetzen

Sie sollten sich mit der Lizenzkonformität nicht nur nebenbei beschäftigen. Erstellen Sie klare Protokolle für die Auswahl, den Kauf, die Installation und die Nachverfolgung von Software und sorgen Sie dafür, dass alle entsprechenden Mitarbeiter damit vertraut sind. Sehr kleinen Unternehmen reichen eventuell eine Tabelle und manuelle Aufzeichnungen, aber in den meisten Fällen ist es besser, auf speziell entwickelte Software zu setzen. 

Konformitätsverwaltungssoftware

Es gibt Anwälte, die sich auf das Aushandeln von Softwarelizenzvereinbarungen spezialisiert haben. Wenn Sie Software in großem Umfang nutzen, können diese Anwälte Sie dabei unterstützen, einen Vertrag zu schließen, der sowohl kostengünstig als auf einfach einzuhalten ist. In den meisten Fällen werden Sie sich aber stattdessen für Konformitätsverwaltungssoftware entscheiden. 

Konformitätsverwaltungssoftware erfasst alle Informationen, die Ihre Lizenzkonformität beeinflussen könnten. Die Preise für Konformitätssoftware unterscheiden sich je nach Qualität und Funktionen. Die Software optimiert nicht nur Ihre Aufzeichnungen, sondern benachrichtigt Sie auch über die Fristen von Lizenzvereinbarungen, überwacht die Nutzung von Pay-per-Use-Software und erfasst unterschiedliche Versionen derselben Software. Und besonders wichtig: Sie hilft Ihnen dabei, interne Prüfungen durchzuführen. Mithilfe von Konformitätsverwaltungssoftware können Sie so viele Konformitätsprozesse wie möglich automatisieren. Das spart Ihnen zukünftig Zeit und Geld. 

Interne Prüfungen der Softwarelizenzkompatibilität

Der beste Weg, um eine Überprüfung durch einen Softwareanbieter zu vermeiden oder zumindest unbeschadet zu überstehen, besteht darin, regelmäßig selbst Prüfungen durchzuführen. Die meisten der größeren Softwares für Bestandsverwaltung und Lizenzkonformität können das für Sie übernehmen, genauso wie externe Dienstleister. In einigen Fällen ist es ausreichend, ihren Softwareanbietern den Bericht ihrer Selbstüberprüfung zur Verfügung zu stellen, damit dieser Sie nicht kontrolliert. Auch wenn zunächst keine solche Prüfung stattfindet, sind Sie vorbereitet und bei der externen Überprüfung treten keine Probleme zutage. 

Egal ob Sie Software-Publisher oder Anwender sind, es ist grundlegender und wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung, dass Sie Lizenzkonformität gewährleisten. Die Bereitstellung der richtigen Infrastruktur und die Nutzung aller verfügbaren Tools sorgen dafür, dass Sie dazu problemlos und mit minimalem Aufwand in der Lage sind. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit Sentinel Ihre Softwarelizenzkonformität noch heute optimieren.