Leitfaden zur Berechtigungsverwaltung 2022

In den letzten Jahren hat die Welt aufgehört, Software als Produkt zu betrachten, und ist zum Konzept von Software-as-a-Service (SaaS) übergegangen. Wir betrachten unsere digitalen Vermögenswerte nicht als etwas, das wir besitzen oder erwerben, sondern als etwas, auf das wir zugreifen.

Eines der Schlüsselelemente dieses Konzepts sind Berechtigungen – die Vereinbarungen, in denen die Beschränkungen und Rechte für den Zugriff auf die Software festgelegt sind.

Was ist eine Berechtigung?

Wenn Sie herausfinden möchten, wie Sie in dieser neuen Welt den Überblick über Ihre Vermögenswerte behalten können, stellt sich zunächst die Frage, was eine Berechtigung im Bereich des Software Asset Managements ist. In technologischen Bereichen, insbesondere in der Softwaretechnologie, umfasst eine Berechtigung die spezifischen Rechte und den Zugriff, den ein Benutzer auf Produkte, Software oder Anwendungen hat. Ein anderer, bekannterer Begriff dafür ist Softwarelizenzvereinbarung.

Was ist ein System zur Berechtigungsverwaltung?

Berechtigungen sind zwar ein einfaches Konzept, aber sie sind auch ein komplexer, wichtiger Teil eines Unternehmens im digitalen Zeitalter. Sie sind die Eigentumsrechte im virtuellen Universum. Als Unternehmen möchten Sie wissen, wer Zugriff auf Ihre Daten, Ihre Software und Ihre Anwendungen – also Ihr Eigentum – hat. Wenn Sie Eigentümer eines Gebäudes sind, benötigen Sie möglicherweise einen Hausverwalter, der organisiert, wer, wie und wann welche Berechtigungen und welchen Zugang hat. Für Software übernimmt ein System zur Verwaltung von Softwarelizenzen diese Rolle des Hausverwalters.

Was also ist ein System zur Berechtigungsverwaltung? Bei der Berechtigungsverwaltung von Softwarelizenzen handelt es sich um eine Technologie, mit der Zugriffsberechtigungen – auch bekannt als Lizenzvereinbarungen, Zugriffsrechte oder Privilegien – über eine zentrale Schnittstelle verfolgt, verwaltet und gewährt bzw. entzogen werden können. Sie rationalisiert IT-Richtlinien, die mit Berechtigungen, der Verwaltung von Lizenzverlängerungen, Workflows und dem Datenzugriff für verschiedene Plattformen, Anwendungen und Geräte zusammenhängen.

Was kann ein System zur Verwaltung von Softwarelizenzen für mich leisten?

In der heutigen Welt, in der COVID-19 viele Unternehmen und Organisationen dazu veranlasst hat, Telearbeit einzuführen, sind Cloud Computing und Software-as-a-Service (SaaS) wichtiger denn je. Das ist jedoch nicht immer eine gute Sache. Der Betrieb ist in der Folge nicht an einem physischen Standort zentralisiert und der Zugriff auf Software, Anwendungen und Daten kann über verschiedene Plattformen, Systeme, Geräte und Netzwerke erfolgen. Dies kann die Effizienz beeinträchtigen, zu Datensicherheitsproblemen führen und die Optimierung der Monetarisierung erschweren. Sie können diese Herausforderungen jedoch überwinden, indem Sie den Zugriff auf Berechtigungen zentralisieren und rationalisieren und herausfinden, welches Softwaresystem zur Verwaltung von Berechtigungen für Sie geeignet ist.

Bei der Frage „Was ist ein System zur Berechtigungsverwaltung?“ müssen Sie einige Grundsätze verstehen. Die Definition der Verwaltung von Berechtigungen beginnt mit dem sogenannten Least-Privilege-Prinzip. Das bedeutet, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf Software, Ressourcen, Daten oder Anwendungen haben.  Diese strengen Grenzen beeinträchtigen jedoch nicht die Effizienz. Stattdessen ermöglichen Ihnen Zugriffsberechtigungspakete eine Rationalisierung des Berechtigungsverfahrens. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, autorisierte Benutzer und den Umfang ihres Zugriffs festzulegen, indem Sie sie nach Identität, Rolle, Gruppe oder Projekt gruppieren. Durch die Automatisierung von Teilen der Softwarebetriebsprozesse, z. B. Identity Lifecycles, Upgrades und Benachrichtigungen, können Sie IT-Richtlinien mit minimalem Aufwand rationalisieren.

Ihr System zur Verwaltung von Softwarelizenzen unterstützt auch Ihren Monetarisierungsprozess, denn auf diese Weise können Sie verfolgen, welche Software die Nutzer auf welchen Geräten verwenden. Mit diesen Informationen können Sie das Compliance-Management zentralisieren und vereinfachen, bessere Strategien zur Gewinnung von Kunden einführen und eine größere Vielfalt an Monetarisierungsmodellen bereitstellen.

Wie funktioniert es? Beispiele für die Berechtigungsverwaltung

Nehmen wir an, Sie müssen ein System zur Berechtigungsverwaltung für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern entwickeln, die alle per Fernzugriff auf einem Software-as-a-Service-System arbeiten. Über eine zentrale Schnittstelle können Sie verschiedene Lizenz- und Zugriffspakete für Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anforderungen erstellen, je nach ihrer Position oder Rolle im Unternehmen. Innerhalb dieses Systems ist es einfach, Lebenszyklen zu verwalten, Änderungen an der Software vorzunehmen, wenn sich der Markt ändert, und automatische Nutzungsanalysen einzurichten. Sie können diese Daten nutzen, um die Einhaltung von Vorschriften zu verfolgen, das Wachstum zu beschleunigen und Abonnementverlängerungen zu verwalten.

So können nun sowohl Administratoren als auch Nicht-Administratoren in diesem Unternehmen den Zugriff auf der Grundlage von Rollen, Identitäten oder Projekten gewähren und entziehen, ohne dass die Datensicherheit beeinträchtigt wird. Darüber hinaus kann das Unternehmen problemlos mit Benutzern außerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten, da die Verwaltung von Softwarelizenzen es externen Benutzern ermöglicht, den Zugriff auf lizenzierte Ressourcen für einen bestimmten Zeitraum zu beantragen. Sobald der Zugriffslebenszyklus beendet ist, werden diese Benutzer wieder zu externen Benutzern. Ebenso können die Mitarbeiter bei Bedarf einfach und effizient innerhalb des Unternehmens wechseln. Sie können zu Gruppen oder Rollen für einen bestimmten Lebenszyklus hinzugefügt werden und erhalten Zugriff auf lizenzierte Software oder Anwendungen, ohne dass die IT-Abteilung involviert werden muss. Dies alles kann über eine zentrale Schnittstelle erfolgen, unabhängig vom Standort und über mehrere Benutzergeräte hinweg.

Für Mitarbeiter ebnet ein System zur Berechtigungsverwaltung den Weg für den Eintritt in ein Unternehmen oder eine bestimmte Rolle innerhalb dieses Unternehmens. Mitarbeitern kann ohne großen Aufwand eine Identität zugewiesen werden, mit der sie wiederum Zugriff auf die lizenzierte Software, Anwendungen und Daten erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Entwickler im Unternehmen arbeitet gemeinsam mit der F&E-Abteilung an einem Projekt. Der Entwickler kann der F&E-Gruppe beitreten und zusätzliche Softwarerechte erhalten, indem er den Zugriff einfach bei seinem Administrator beantragt. Er kann nun alle Tools und Anwendungen nutzen, die er für die Arbeit an dem Projekt benötigt, auch wenn er kein festes Mitglied der F&E-Abteilung ist. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, muss sich die IT-Abteilung nicht darum kümmern, diese Rechte zu widerrufen. Die Lebenszyklen sind bereits integriert und der Zugriff auf die Lizenzrechte wird am Ende des Lebenszyklus automatisch widerrufen.

Die Verwaltung von Softwareberechtigungen ermöglicht es diesem Unternehmen also, den Benutzerzugriff in dieser neuen, dezentralen Welt effizienter zu steuern. Über eine zentrale Schnittstelle können IT-Richtlinien umgesetzt und Workflows rationalisiert werden, während gleichzeitig sensible Daten und Lizenzrechte geschützt bleiben.

Dies gilt umso mehr für Unternehmen mit Tausenden Benutzern, die sich aus Angestellten und externen Mitarbeiter zusammensetzen.

Best Practices für die Berechtigungsverwaltung

Nachdem Sie nun die Bedeutung eines Systems zur Berechtigungsverwaltung verstehen, können Sie sich Gedanken über dessen Einführung machen.
Bestimmen Sie den Umfang

Wenn Sie ein System zur Berechtigungsverwaltung einführen, müssen Sie zunächst den Umfang des Projekts bestimmen. Welche Bedürfnisse hat das Unternehmen? Wie viele Mitarbeiter sind in dem Unternehmen tätig und wie ist es strukturiert? Welche Art von Zugriffspaketen und Softwarelizenzvereinbarungen eignen sich am besten? Können die Mitarbeiter auf der Grundlage von Rollen, Identitäten oder Zugriffsrechten in kleinere Gruppen unterteilt werden? Welche Dienstleistungen bietet das Unternehmen an und wie können Sie ihm die Bereitstellung dieser Dienstleistungen erleichtern?

Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch
Um das System einzurichten, erstellen Sie eine Liste der Mitarbeiter des Unternehmens, ihrer Aufgaben und ihres Lizenzbedarfs. Achten Sie auf die Art der Daten und die verschiedenen Berechtigungen, die bereits durch das System zur Berechtigungsverwaltung geschützt sind. Mit welcher Art von Daten arbeitet das Unternehmen? Was muss mithilfe von Berechtigungen geschützt werden: die Rechte an Software? Verzeichnisse? Die Rechnungsstellung? Wie kann Lizenzverwaltungssoftware zur Sicherung dieser Daten beitragen?

Führen Sie eine Befragung zu aktuellen Zugriffsrechten durch
Prüfen Sie den Ressourcenzugriff: Befragen Sie verschiedene Gruppen und Benutzer, um festzustellen, wie das Unternehmen derzeit den Zugriff und die Berechtigungen verwaltet. Wer hat worauf und in welcher Konfiguration Zugriff? Was muss sich ändern, damit das System zur Berechtigungsverwaltung so effizient und sicher wie möglich funktioniert?

Legen Sie Workflows und Lizenzierungsparameter fest
Die Anzahl der Zugriffskonfigurationen innerhalb eines bestimmten Berechtigungsverwaltungssystems ist potenziell unbegrenzt. Um die richtige Konfiguration zu finden, muss man die Bedürfnisse des Unternehmens verstehen. Einer der Vorteile eines Softwareverwaltungssystems besteht darin, dass Sie Ihren eigenen Workflow und darauf basierend verschiedene Workflow-Pakete festlegen können. Wie ist das Unternehmen strukturiert und wie wirkt sich das auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter aus? Bleiben die Mitarbeiter eher in ihren Abteilungen oder ist das Unternehmen dynamischer organisiert? Welche Art von Führungskultur wird im Unternehmen gepflegt?

Sie können beispielsweise ein Anforderungs- und Genehmigungssystem erstellen, das für die Berechtigungen der Benutzer ausgelegt ist und somit die Effizienz innerhalb eines Unternehmens optimiert, oder Sie können innerhalb verschiedener Lizenzvereinbarungen spezifische Lebenszyklen auf der Grundlage von Rollen oder Identitäten einführen. All dies hängt sowohl von den internen IT-Richtlinien als auch von den verfügbaren Lizenzierungsrechten ab.

Implementieren Sie Ihr System
Nachdem Sie die oben genannten Schritte durchgeführt haben, sind Sie bereit, ein System zur Berechtigungsverwaltung zu implementieren. Sie verfügen über die Tools, um erfolgreich ein besseres, effizienteres und lukrativeres Unternehmen zu schaffen.

Eine solide Berechtigungsverwaltung ist der Schlüssel für einen reibungslosen IT-Betrieb

Ein effizientes System zur Verwaltung von Softwarelizenzen ist für alle Unternehmen, ob groß oder klein, unerlässlich. Es erleichtert die Navigation in der Welt von Software-as-a-Service sowohl aus der Perspektive der Datensicherheit als auch des Unternehmens und rationalisiert die IT-Richtlinien für ein stärkeres, gesünderes und finanziell robusteres Unternehmen.

Weitere Informationen über die Verwaltung von Softwareberechtigungen und darüber, wie wir Sie bei der Verwaltung Ihrer Softwarenutzung unterstützen können, finden Sie im Sentinel Entitlement Management System von Thales.