Alles Wichtige zur Softwarelizenzverwaltung

Was ist Softwarelizenzverwaltung?

Softwarelizenzverwaltung ist der Prozess der Überwachung und Dokumentierung der Software, die ein Unternehmen nutzt. Anhand dieses Lizenzverfahrens können Softwareanbieter nachverfolgen, beurteilen und sicherstellen, wie Software genutzt wird. Darüber hinaus unterstützt es sie dabei, ihre Umsätze steigern, indem es gewährleistet, dass die entsprechenden Lizenzen richtig und gemäß den Lizenzvereinbarungen verwendet werden. Softwarelizenzverwaltung ist häufig Teil einer übergeordneten Software-Asset-Management-Strategie (SAM).

Heute gibt es auf dem Markt zahlreiche Lizenzoptionen. Ihre Strategie für die Softwarelizenzverwaltung hängt stark von der Art der verwendeten Lizenz ab. Unabhängig davon, ob es sich um Hardware-Schlüssel, Softwarelizenzen, Cloud-Lizenzierung oder hybride Lösungen handelt, es ist jeweils eine eigene Analyse und Bereitstellung erforderlich.

Egal um war für eine Art von Software es sich handelt, eine Lizenz gehört immer dazu. Die Lizenz legt unter anderem fest, wozu, unter welchen Bedingungen, von wem und wie lange die entsprechende Software verwendet bzw. wozu sie nicht verwendet werden darf. Es ist unerlässlich, dass jede einzelne Lizenz eingehalten wird. Die Überwachung der Lizenznutzung je nach Benutzer oder Dienst, die Beibehaltung der Registrierungsgebühren, die Einhaltung der Lizenzbedingungen und noch wichtiger die Festlegung der Bedeutung der einzelnen Lizenzen ist für Unternehmen von großer Bedeutung, damit sie ihre Effizienz aufrechterhalten können und keine Geldmittel verschwenden.

Um die Nutzung von Softwarelizenzen richtig zu messen und zu verstehen, setzen Unternehmen vermehrt auf Softwarelizenzverwaltung (Software Licence Management, SLM). Der Lizenzierungsprozess ist für Softwareentwickler und -anbieter ebenso wichtig wie für die Unternehmen, die die Lizenzen nutzen.

Die Geschichte der Softwarelizenzverwaltung

Lizenzverwaltung wurde erstmals in den 1980er Jahren im Zuge der zunehmenden Beliebtheit von Floating-Lizenzen ein Thema. Ursprünglich kauften Unternehmen Lizenzen, die nur auf einem einzigen Computer genutzt werden konnten. Das war eine frustrierende und häufig wenig praktische Erfahrung. Unternehmen hatten kein Interesse daran, mehrere (sehr teure) Lizenzen erwerben zu müssen. Dank kommerzieller Verwaltungssystem konnten Kunden Lizenzen auf mehreren Rechnern verwenden (und die Anbieter waren in der Lage, nachzuverfolgen, wie die Lizenzen verwendet wurden, wenn auch nicht so einfach wie heute).

In den 1990er Jahren stiegen mehrere Unternehmen in das Geschäft mit der Softwarelizenzverwaltung ein und boten damals zum Großteil Hardware-Dongles an. Zu dieser Zeit begannen ISV (Independent Software Vendors, unabhängige Softwareanbieter) die Bedeutung von Softwarelizenzverwaltung zu verstehen und setzten vermehrt darauf. Während des gesamten Jahrzehnts wurde Lizenzverwaltung immer komplexer und ausgereifter. Unternehmen waren so in der Lage, diese je nach Bedarf und Produkttyp anzupassen und weiterzuentwickeln.

Heute wird eine große Auswahl an Lizenzen angeboten. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihren Umsatz und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Außerdem sind sie dadurch in der Lage, effizienter zu arbeiten und Geschäftseinblicke zu gewinnen. Hardware-Dongles verlieren mehr und mehr an Bedeutung, während die Cloud in der Technologie- und Softwareindustrie enormen Zulauf verzeichnet. Dies ist einer der Gründe, warum der Prozess der Softwarelizenzverwaltung für Unternehmen so wichtig ist.

Heute verstehen Softwareanbieter und -nutzer, dass Lösungen für die Softwarelizenzverwaltung die Geschäfte ankurbeln und ein wichtiger Erfolgsfaktor sind.

Vorteile der Softwarelizenzverwaltung

Alle Softwareentwickler, vom Startup bis hin zu großen Unternehmen, benötigen ein System für die Verwaltung von Softwarelizenzen, damit sichergestellt ist, dass ihre Software auf beabsichtigte Weise und an dem vorgesehenen Ort verwendet wird. Softwarenutzer müssen Lizenzverwaltungsverfahren einführen, um die Softwareverwendung zu maximieren und sicherzustellen, dass sie die jeweiligen Lizenzbedingungen einhalten.

Die Vorteile sind enorm und es kann verheerende Konsequenzen haben, wenn das richtige Verwaltungssystem für Softwarelizenzen fehlt.

Kosten reduzieren, Gewinne steigern

Die meisten Unternehmen nutzen tagtäglich eine große Zahl unterschiedlicher Software und Lizenzen. Aber wissen Sie tatsächlich, was wann aus welchem Grund von wem verwendet wird? Ein Lizenzverwaltungssystem sorgt dafür, dass Unternehmen wissen, welche Lizenzen und Berechtigungen sie besitzen und wie diese im Unternehmen genutzt werden.

Indem Sie eine Software zur Lizenzverwaltung einsetzen, erhalten Unternehmen einen Einblick, wo Ressourcen und damit Geldmittel des Unternehmens verschwendet werden. Sie können erkennen, welche Lizenzen gar nicht, nicht ordnungsgemäß, von den falschen Mitarbeitern oder nur teilweise verwendet werden! Tools für die Verwaltung von Softwarelizenzen ermöglichen es gegebenenfalls, die Lizenzen anderen Teammitgliedern zuzuweisen bzw. bestimmte Teile einer Lizenzvereinbarung neu zu bewerten. Dadurch können Kosten gesenkt und letztendlich Gewinne erhöht werden.

Softwarekonformität

Softwarelizenzverwaltung unterstützt Unternehmen dabei, die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen sicherzustellen. In großen Unternehmen wird so viel Software verwendet, dass es wichtig ist, dafür zu sorgen, dass alle Benutzer die Software wie beabsichtigt und wie durch den Softwareanbieter erlaubt einsetzen. Diese Informationen können Unternehmen im Falle einer Softwareüberprüfung vor Problemen schützen, die mit der Nichteinhaltung von Lizenzbedingungen einhergehen können, wie z. B. Bußgelder oder Bedrohungen.

Konsequenzen einer nicht ausreichenden Lizenzverwaltung

Eine nicht ausreichende Lizenzverwaltung kann sich nachteilig auf ein Unternehmen auswirken. Außer der Gefahr, dass Sie Geld und Ressourcen verlieren, birgt die unsachgemäße Verwaltung von Softwarelizenzen vor allem das Risiko, dass Sie gegen Lizenzverträge verstoßen.

Jede Softwarelizenz umfasst auch eine Endbenutzer-Lizenzvereinbarung. Wenn das Unternehmen einer Softwareüberprüfung unterzogen wird, kann ein möglicherweise entdeckter Missbrauch zu Bußgeldern in Höhe von Tausenden oder Millionen Dollar führen.

Das ist der Hauptgrund, warum Tools zur Verwaltung von Softwarelizenzen für Unternehmen jeder Größe unabdingbar sind. Wenn regelmäßig interne Überprüfungen durchgeführt werden, kann der Missbrauch von Software rechtzeitig entdeckt und ordnungsgemäß behoben werden.

Bewährte Verfahren für die Verwaltung von Softwarelizenzen

Im Folgenden haben wir einige bewährte Verfahren der Lizenzverwaltung zusammengefasst, damit Sie das Beste aus Ihrer Lizenzsoftware herausholen können.

• Bringen Sie Ihre Lizenzen in Ordnung. Am besten organisieren Sie gleich zu Beginn, wenn Sie Ihr Verwaltungssystem für Softwarelizenzen bereitstellen, welche Softwareprogramme sie verwenden und wie die entsprechenden Lizenzinformationen lauten. Speichern Sie diese Informationen möglichst an einem zentralen und zugänglichen Ort, damit sie immer genau wissen, was sie bereits besitzen und was sie ihren Mitarbeitern zuweisen können. Ergänzen Sie hier so viele Informationen wie möglich, z. B. Preise, Ablaufdaten, Verträge usw. Denken Sie auch daran, Ihre Cloud-Software miteinzubeziehen. So haben Sie bereits bei der Einführung Ihrer Software alles organisiert.
• Überprüfung der Konformität. Sobald Sie zu wissen glauben, welche Programme und Lizenzen Sie besitzen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die entsprechenden Lizenzbedingungen einhalten. Wie zuvor besprochen, ist das wichtig, um Bußgelder zu vermeiden und ihren Ruf zu schützen. Verträge, Lizenzvereinbarungen, Kaufbelege usw. sollten in einem zentralen Tool für die Softwarelizenzverwaltung gespeichert werden, damit sie einfach eingesehen werden können.
• Überprüfen Sie Ihren Software- und Lizenzbestand kontinuierlich. Es ist unerlässlich, dass Sie Ihre Softwarelizenzen kontinuierlich überprüfen, da sich Gegebenheiten mit der Zeit ändern und Systeme immer optimiert werden können. Indem Sie unter anderem Ihre Ausgaben und Lizenznutzung sowie Ihren zukünftigen Bedarf mithilfe Ihres Tools für die Lizenzverwaltung überwachen, können Sie unnötige Ausgaben vermeiden.
• Richten Sie ein System für Lizenzverlängerungen ein. Sie möchten nicht in die Situation kommen, zu vergessen, dass eine Lizenz ausläuft, und sie deshalb nicht zu verlängern. Ein bewährtes Verfahren zur Verwaltung der Softwarelizenzen in Unternehmen ist es, einen Zeitplan für Verlängerungen, Wartungstermine, Freigaben und sonstige Aktivitäten in Zusammenhang mit Ihren Lizenzen aufzustellen. Sie haben sicherlich nicht alle dieser wichtigen Daten im Kopf.

Lösungen für die Softwarelizenzverwaltung

Lösungen für die Softwarelizenzverwaltung sind das ultimative Mittel zur Überwachung und Optimierung der Softwarenutzung für alle Unternehmen, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Start-up oder ein internationales Unternehmen handelt. Zur effizienten und korrekten Umsetzung dieses Prozesses ist es von enormer Bedeutung, die richtige Software zu haben.

Sentinel RMS ermöglicht Software- und Technologieanbietern die Kontrolle über und Einblicke in die Art und Weise, in der ihre Anwendungen genutzt werden. RMS bietet Unternehmen Vorteile bei der ordnungsgemäßen Anwendung von Softwarelizenzenn sowohl On-Premises als auch in der Cloud.

Mit dem richtigen Tool kann jeder einzelne Schritt des Software-Lizenzierungsprozesses ganz einfach transparent und benutzerfreundlich automatisiert werden. Durch die Einführung eines Systems zur Verwaltung von Softwarelizenzen können Unternehmen zeitaufwändige manuelle Aufgaben vermeiden, menschliche Fehler ausschließen und die vollständige Einhaltung ihrer Endanwender-Lizenzvereinbarungen garantieren.